书城励志领导口才全书
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第311章 做一个成功的会议主持者(4)

(1)准时开始

这是主持会议人最容易贯彻的一条原则,而由于种种原因,又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识,有的是觉得会议不重要,9点通知10点到;有的是为了显示身份,如张天翼创造的著名典型:华威先生为了与众不同,故意姗姗来迟。在这种情况下,领导应以身作则,这样才能使会议有个良好的开端,也是提高会议效率的第一步。

(2)开宗明义

通常在开会前分发给与会者的议程表中,你已经制定了会议的内容和目的。但在会议开始时,仍有必要重申一下会议的内容和目的。这将帮助与会者清楚了解要讨论的问题,容易澄清任何可能出现的最后一刻的混乱。

(3)节约时间

开场白最多不超过一分半钟。主持人的任务是把问题清楚全面地向大家摊开。他还须讲清解决问题的迫切性,以促使大家立即行动。拖泥带水的开场白会削弱解决问题的紧迫感,使会议刚开始就面临失败。用丰富多彩的语言来表达自己的想法,使听者感兴趣。明快生动的开场白能提高整个会议的调子和节拍。正如俗话所说,良好的开端是成功的一半。

(4)提供材料

在开场白中,要明确告诉大家先讨论一下所有的背景材料,再寻找解决问题的办法。应指出如果不这样做,个人就会取代会议变成决策工具。如果某个与会者想仓促行事,要阻止他。动员所有与会者出谋献策,几乎每次会议总有些默不作声的人。会议要开得使每个与会者都能谈看法、出主意,最后归纳,作出决定。

(5)集思广益

务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论,设法让他在会上发言,明确表态。这样,会后他再也不能说不同意了。这点要取得其他与会者的配合。这是一种领导艺术,这种领导艺术能节省许多开会时间。

开会时私下交谈只会引到冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在,可以把大家的注意力引起他身上,和蔼地请他把所讲的告诉大家。