其次，传达上级文件是件非常严肃的工作，领导者的态度必须端正，这样才能使下属认真对待。传达人必须在传达前认真地阅读文件，不仅要准确地理解文件精神，还应找出文件中的重点内容。传达者还要熟悉文件的结构及风格，这样才不会在朗读时显得生硬拗口。决不要在自己对文件精神还似懂非懂的情况下，就对下属传达，否则很可能会歪曲文件精神，使听众理解错误。
第三，传达文件的过程中要求领导迅速抓住下属的注意力。这不仅要靠领导的威信和上级文件本身的重要性，还需要领导者掌握传达文件语言所需的表达技巧，以高超的领导语言让下属牢记文件精神。
传达文件的语言要求比较简单，但还是需要引起注意：
（1）辨明语义
文件的传达者一定要认真负责，仔细阅读文件，弄懂文件的意思。由于文件是书面语言，但传达时却是口语。文件中也许会有同音不同义的情况，变成口语读给下属听时也许会产生歧义。这就要求传达人要在明白意思的基础上适当加以解释，以便于听众理解。事先不正确理解文件语义，很容易造成读文件时语气停顿不当，影响传达效果。比如文件中一句表达了一个完整意思的话，但传达人因不理解语义把一句话拆成两半去读，结果既可能歪曲文件原意，又容易破坏传达文件内容时的严肃气氛。
（2）准确翔实
要做到这一点，最简单可靠的办法就是把文件一字一句地传达给听众。而不应该把个人对文件精神的理解掺进传达过程，使下属误以为都是文件上面的精神。如果确实有必要向听众表达个人对文件精神的理解和体会，最好是在传达完文件后讲出。如果非要边传达边评论，一定要有声明。在摘要性或解释性的文件传达过程中，一定要保证语言的准确性。准确地传达文件精神，要求传达人必须全面透彻地理解文件，熟悉掌握文件的精神和内容，在传达文件时，不能随意修改和删减文件内容，不能篡改和臆造文件的精神，不要曲解文件的词句。传达时，报告人可以适当地解释文件内容中涉及的概念、层次、要点，但不要作进一步评价，不要进行牵强附会的解释，不要不懂装懂。这样才能使文件传达不失真、不走样。另外，还要注意对文件的解释不能太多。解释过多，容易妨碍听众对文件本身的理解。在尽可能把握原文件内容的情况下，将文件清楚明白地传达给下属，这是对于传达文件最基本的语言要求。