下面几点可以帮助你组织好介绍词。
（1）精心准备
介绍词尽管很短，常常是不超过一分钟，但仍然需要作细致的准备。你要把你所了解的情况集中起来。一般来讲，介绍者的职责是正确的给主讲者提供报告的题目并且指出它同听众的兴趣之间有何关联。假如可能，应争取直接从主讲人那里获得这方面的信息。如果中间还要通过第三者，那就应该把这一信息写下来，在讲话前交主讲人亲自核对。
不过，你准备的重点恐怕还是在有关主讲者所具有的主讲资格问题上，这往往需要查找有关资料，询问有关单位，甚至向他的亲友进行了解。这样做的意义就是使你能够对主讲人的介绍正确而且具有权威性。值得注意的是，介绍的情况太多了也会让人厌烦，特别是琐碎重复的介绍。如主讲人是位博士，你却介绍起他的学士、硕士头衔来。一般情况下，最好是只点明他最近担任的最高职务，而不必罗列他大学毕业后担任的所有官职。最重要的是不要本末倒置，忽略了他事业上最杰出的成就而只谈他的次要成就。
准备工作中最重要的是搞清楚演讲人的姓名。史蒂芬·利科克这位著名的加拿大幽默大师在他有趣的文章《我们今天晚上有……》中为我们描述了他有一次被会议主持人介绍的情形："我们当中很多人都一直高兴地盼望着列罗伊德先生的到来。我们从他的书中似乎看到，他已是我们多年的老朋友了。我告诉列罗伊德先生说他的名字在我们全城已经家喻户晓，我认为这一点也没有夸张。我非常高兴对你们介绍--列罗伊德先生。"
你的准备工作必须具体，因为具体才能达到介绍的目的--提高听众的兴趣和注意力，使之乐意听取主讲人要讲的内容。会议主讲人假如未做好准备便匆匆而来，那就只能作些含糊其辞、不得要领的介绍。
花上点时间，稍做些准备，就可以避免类似的只能给主讲人和听众带来遗憾的介绍词。
（2）即性自然
介绍词应当发自自然，让人听来好像是主持人的即景之作，不必过于严肃。有的主持人介绍词讲得太多以致使听众不胜其烦；有的则玩弄辞藻，对主讲人和听众滥加捧场；有的企图活跃一下气氛但开的玩笑格调不高。主持人如果希望自己的介绍词产生动人的效果，就应当避免类似的不当。