一、名片的概念及作用
（一）名片的概念
名片，就是一张印有一个人名字的卡片，它是进行交际的一种自我介绍的文书。
初次见面，或在私人交往场合，或在宴会等社会交际场合，先呈上自己的名片，作为一种简明的礼节性的沟通媒介，这种风气古已有之。古人要会见生人、求见名人或者权贵者，往往要投以名片的。明代散文大师宗臣在他的名著《报刘一丈书》中这样写道：“前所谓权门者，自岁时伏腊一刺之外，即经年不往也。”“刺”就是名片，“一刺”就是投送一张名片，表示一种礼节性的拜访。历史上的名片，除印上自己的姓名外，也印上职务和头衔，甚至印上籍贯，等等。时至今日，由于交际的需要，许多人都印刷了名片，名片的使用日趋频繁、普及。这对社交和公关创造了有利的条件。
（二）名片的作用
相见留下各种信息，便于进一步联系。偶然遇到一位刚结识的朋友，递上一张名片，进行心灵交流，肯定会使你的新朋友为之一喜。在祝贺、感谢、辞行、吊唁等场合，递上一张名片，可以进一步加强联系。因故不能前往可以托人带去或寄去一张名片（有时还附有其他礼品），并在名片的适当地方写上表示一定含义的字句。例如，遇到亲友新婚、得子、寿辰等喜庆之事，可写上“新婚快乐”、“健康长寿”或“喜得贵子”等字样，表示祝贺之意；当亲友生病或遇到不幸时，可以写上“祝早日康复”或“谨致哀悼”等字样，表示关怀或致哀之情。
二、名片使用应注意的礼仪
在使用名片的时候，首先，要弄清名片应送给哪些人。一般来说，名片要送给那些工作上有业务联系的人；相处得比较亲密的朋友；见面后觉得有必要继续联络的人。
初次见面，在介绍人介绍或自我介绍后，如需让对方记住自己的姓名，可取出名片交给对方。名片就是自我介绍，所以送名片也要像说话一样彬彬有礼。收取的一方应双手接收，看过以后收好。最好放入名片盒或上衣口袋，以示慎重，切不可当着客人的面，随手乱丢。然后把自己的名片送给对方，若没有，可道歉说明，并将自己的姓名、地址留给对方。为了更好地发挥名片的作用，事后可在名片上记上接收的时间、地点和内容，以及对方感兴趣的话题，以便下次谈话有的放矢。
有下列情况，可以酌情使用名片：
事先约好的会见或访问，因已知对方是谁，所以见面直接握手，表示友好与礼貌。若想加深印象，可在告别时互赠名片。
另一种情况是，几个朋友同行，遇见熟人，你的朋友只为你做礼貌上的匆匆介绍时，不必递送名片。
送名片的时间要适合。陌生人见面，应在寒暄之后主动送上；如果是面对有业务联系的人，以主动送上为好；如果与面对的人没有工作业务往来，最好是在对方需要时再送。
三、名片的写作技巧及注意事项
（一）名片的规格
我国习惯，职务用小号字体印在名片左上角，姓名用大号字体印在中间。外国习惯，姓名印在中间，职务印在姓名下面。
（二）名片的款式及装帧
漂亮精致的小名片，既可以作为“通信录”，又可以作为艺术品和纪念品来收藏。因此在设计和印制名片时，一定要力求大方、新颖，给人留下过目难忘的印象。
名片的文头可以印上本单位名称的大写字母（英文或汉语拼音均可），比如西安邮电学院某人的名片，就可印上XIY—OU的字样，并在左上方印上本人的彩色照片，这种套色印刷、风格鲜明的名片，会给人留下美好的回忆。还可以在名片上印上本单位的徽章标记，使别人一见名片就马上记起这个有特点的单位和有特色的人，加深与其的交往。
（三）名片的内容及格式
名片属于卡片式的应用文，写作时具有固定的格式，分“头”、“腹”、“尾”三个部分。形式有横文、竖文两种。一般在涉外工作中使用的名片以竖写为好，具有民族风格。
具体写法分正面和背面两种。
◆正面
“头”写个人任职单位、部门及所参加的学术组织、社会团体的名称、现在的职务职称等。内容要求并列，从上至下，或从左至右排写。
“腹”是正文，写个人的名字。印刷名片时名字的字号要比“头”、“尾”大两倍以上，目的是醒目。
“尾”写本人工作单位的全称、地址、电报挂号、电话号码、邮政编码，便于工作联系。
◆背面
一般名片的背面，只将正面的文字，按其大小翻译成英文或其他文字即可。译文一定要准确、规范，符合外文书写格式。生产部门所用的名片，可在背面写上本公司、企业生产的产品或技术转让的项目等，使小小的名片起到广告的作用。
（四）名片写作的注意事项
因为名片篇幅较小，首先名片的内容，一定要简练，主次要分明。不要在名片上印上一大串头衔，甚至连参加过什么学会、协会，是什么会的会员、理事等，一无遗漏地全印上去。这样，一来显得文面拥挤，烦琐；二来会给人留下炫耀和不谦虚之感。
其次，名片一定要准确，尤其是职务、职称，未批或待批的一律不能写，职务的正副也要写清楚。
最后，不要滥印名片。否则，会使其失去真正的作用。