内审：当拟稿工作完成后，文件由拟稿部门（人）以电子文件的形式通过网络送抵有核稿权的部门负责人。在阅览过文件后，部门负责人应对此文件添加核稿意见，并做出相应的处理。部门负责人收到拟稿部门（人）的初拟文件并阅览后，要对此文件所述内容添加审核意见，同时，也可对文件进行修改。与拟稿人一样，部门负责人在进行审核的期间，根据需要，可以对文件进行附件管理。在完成审核工作后，负责人员需对文件进行处理（退回文件或会签或送总文书）。
为了文件的安全、公文处理的更加形象、逼真，公文管理系统支持手写痕迹批注功能，用户可以通过手写板、手写屏直接对发文原文进行批注处理。
会签：当拟稿部门（人）在拟稿完成后不需要审核，或部门负责人对某文件审核过时，根据公文流转流程定义将该文件送有关部门文秘处。各有关部门文秘处收到会签文件后，填写会签意见，必要时，送部门领导批示，然后返回主办部门。主办部门收到所有会签文件后，核查数量及会签意见无误时，即根据流程定义送总文书。
总文书：内审公文结束后将公文送总文书处理。总文书可以作以下操作：修改文稿，退回文稿，核定文稿，稿件签发，稿件成文以及稿件归档。
成文处理：添加文号、份数、发文单位、抄送单位等；
发文/打印：网上发文，或网传送文印部门。根据领导签发的发文，将根据不同的单位：主送单位，抄送单位，报送单位，自动传送到相关文秘部门的发文登记中进行记载；并可送文印部门进行印刷，免除了文秘部门的重复登记和文印部门再次输入，不仅快速方便，减轻工作量，同时，也杜绝了可能出现的错误。
（2）请示报告管理
针对单位内部各种下级向上级的日常事务在线请示、领导在线批示的网上管理。
在日常工作中，领导一般会针对某件待办事项进行派发操作，系统中可以指定某办理单位或办理人进行协作办理。领受工作的部门和人员在通过系统收到领导的批示办理件后可自定义办理流程，交由相关部门或者具体业务人员进行具体操作，而领导在整个流程当中可以随时通过系统查看并督办事件办理情况，以便能随时掌握办理进度等信息。
·针对领导专门设计，流程简单操作界面友好，能够轻松上手；
·增加督办功能，领导可以随时监督事件办理进度并下发督办通知。
系统基于工作流平台设计，可以灵活定义请示报告流程、模板、支持多级审批处理。
（3）会议管理
会议管理可记录在会议开始前进行的会议准备工作，包括：合理地安排会议的参加人员、时间、场地、议题，并可将转发为会议通知。会议结束后可对出席情况、议题讨论结果、会议决议内容作记录并整理会议纪要。
·提供对会议室资源的全面管理；
·不同的会议，其纪要处理、发布和查阅的方式和权限不同。
（4）督查督办管理
该模块是实现对会议、文件、领导批示、建议提案等事务的督促办理管理。该功能可结合在具体的事务处理过程中，如收文过程中主动向某个流程步骤的处理人发出督查督办信息，也可单独通过督查督办管理模块进行针对某个事务处理的督查督办管理。
·根据单位决定和领导指示确定督办事项，形成督办表；
·可向相关部门发送督办通知；
·具有查询、统计、发布和归档功能。
使整个系统的消息流转不间断。
6.公共信息服务
公共信息栏目，包括：
·万年历
·软件下载
·天气预报
·邮政编码
·通讯录
·公共通讯录
·常见问题解答
·系统帮助等功能
7.个人应用系统
（1）个人通讯录
个人通讯录是应用于用户个人，用于记录和管理个人同学、同事、朋友、亲属等通讯联系方式的功能模块。
（2）全站信息搜索
方便用户可以搜索本用户自己的在系统中所有的信息、资源。搜索中心可以灵活定制，具有强大的全库检索功能。
全站信息搜索，指用户通过输入关键字，可以快速搜索到系统各个模块的信息内容，并且只限定搜索到属于自己权限能够查看的信息内容。
（3）日程安排
用于个人日程事务进行计划、安排、查询、维护；活动计划届时会自动提醒用户；使个人的工作、生活更加有序、协调。
（4）工作日志管理
为个人提供一个实用的记事工具，帮助员工条理化自己的工作。
系统功能：日志登记、日志维护、EXCEL输出、查询、日志收阅、简要统计。
（5）待办事宜
将整个协同OA系统中的有关个人所有待办的事务信息进行有效提示。
用户点击“标题”，则直接进入相应的处理模块。该模块极大地方便了用户对系统的使用。
（6）桌面自定义
登录系统后，用户可以设置自己的个化性的显示桌面。系统除包含：简洁清爽型、跑车质感型、韩国风格、传统默认风格、蓝色魅力、春色童趣等六种风格外，还可以外引各种网络资源作为个人桌面风格。
（7）任务委托
任务委托可以解决用户外出时，不使网上办公中断，委托他人代理处理。系统支持：不同的功能模块分配给不同的人员；可以设置代理时间。
（8）个人信息管理
用户可以用来维护自己的登录密码、数字签名密码、手机号码、邮件地址等信息，并且可以定义系统的个人使用方式。
8.手写批注
即用户可以通过手写板、手写屏等写入设备，保留本人笔迹进行工作流、公文的在线审批，使得网上审批更加方便、真实、可靠。同时实现文件资料在线编辑、以及附件在线修改等特殊需要。
9.电子签章系统
它可在WORD、EXCEL、HTML（WEB页面）、PDF、CAD图纸签章、TIF传真签章、XML数据签章、FORM表单、WPS文字、FILE文件签名、永中OFFICE以及自主知识产权的GDFTM版式文件上实现手写电子签名和加盖电子印章功能。
签章系统按照支持文档格式的不同，也可单独使用某一种文档格式的签章套件。比如Office签章套件（OA中最常用）、HtmL网页签章套件、PDF签章套件等。
【7】硬件网络环境要求
服务器环境要求如下：
1）服务器端环境要求
A.最低环境要求
·PC服务器/一台
PIII1.8GHZ/256MB 60GB配置以上
支持：MS SQL SERVER数据库服务
WEB网站系统
协同办公平台系统
·数据库服务器：MS SQL Server 2000简体中文标准版
·操作系统：Windows 2000 server简体中文
B.建议环境要求
·PC服务器/两台
PIV2.6GHZ/1024MB 160GB配置以上
一台用于应用服务器，支撑平台系统
另一台用于数据库服务器
·数据库服务器：MS SQL Server 2000简体中文标准版
·操作系统：Windows 2000 Advance Server简体中文
2）客户端环境要求如下：
A.最低要求：
·各客户端机器最低要求：
PII450GHZ/64MB/4GB配置以上
操作系统支持：Windows98/Me/2000（建议）/XP
·IE浏览器：IE4.1以上
客户机显示器设置：800*600以上
B.建议配置：
·各客户端机器最低要求：
PIV2.0GHZ/256MB/40GB配置以上
操作系统支持：Windows 2000 Prefessional（建议）
·IE浏览器：IE6.0+SP1
客户机显示器设置：1024*768
【8】系统安全方案
由于整个系统布置于Internet上，系统可能随时受到各方面的安全隐患的威胁，所以系统的安全性应提到一个非常的高度来重视。
系统安全绝不是一个简单的技术问题，而是一个整体的、多方面的策略问题。主要包括：
·服务器等硬件环境稳定可靠
·网络接入稳定、安全，免受非法入侵
·各类数据不受非法访问、篡改
·操作系统、应用软件避免安全漏洞
·整个系统不受病毒侵害
·数据、系统不受破坏、泄露
系统安全应重点放在以下六个环节：
·网络安全防护
·（服务器）操作系统安全
·数据库系统安全
·病毒防护安全策略
·安全规范管理
·应用系统安全方案
【9】系统数据备份方案
系统的数据是整个系统的生命，为了确保数据安全，我们提供了数据备份方案。
1.数据库数据备份方案
主要技术：利用MS SQL Server数据库管理系统的Agent服务和任务维护计划，实现系统数据自动备份。
备份策略：
·数据库完全备份。一般系统备份分为增量备份和安全备份。增量备份只备份上次备份已变化过的内容，是一种妥协方案，如果其中任何一个中间备份介质坏了，那么整个数据便不能恢复，所以不值得推荐。而完全备份方案虽然每次占用时间较长、空间较大，但对于数据安全保障是非常有效的。
·每天两次备份，一次选在凌晨1点左右，一次选在中午13点左右。因为这两个时点系统使用概率非常小，最大地避免系统访问冲突。
·系统保留最近两个月的备份数据，对于两个月前的数据系统将自动清除，以免占据大量磁盘空间。
·建议系统管理员定期对备份数据进行异地备份或光盘备份。
有了数据备份，即使系统、机器发生崩溃，也可以实现快速恢复。为了提高系统运行效率和安全性可以考虑如下措施：
·定期（每月）对数据库进行压缩处理，避免冗余数据过多，占据大量磁盘空间，影响系统执行效率。
·采用双机热备方案，当主数据库服务器发生宕机，备份服务器及时启用。
2.文件数据备份方案
文件数据备份也是备份方案中应考虑的一个问题。文件指系统的各种程序文件、文档资料等，其中重点为系统在运行过程中不断升级、中间产生的文件。
虽然在系统移交时，一般的软件服务厂商都会给客户将最新的、所有的文件、数据、资料进行光盘拷贝。但是在系统运行过程中，系统必然要进行更新、升级，这样在运行的系统将与备份光盘中系统存在不一致；另外系统在运行过程中，有些文件（如图片、DOC文件等等）是以文件系统存储的，也需要进行备份。
由于文件数据的备份在操作系统、数据库系统等都没有成熟的方案和解决方式，为此，最好要求系统供应商提供专门的文件系统备份工具。在备份时，系统将对文件进行压缩再备份，备份介质可以进行自定义，确保系统的适应性和稳定性。
【10】系统实施及应用推广
1.项目组织管理
（1）项目管理
对于整个项目，将严格采用项目管理方法对项目的进程、质量进行有效管理。项目管理是指在有限资源和预定时间限定下，拿出满足要求并能令客户满意的产品的过程；其职责就是确保项目目标的实现和确保工作范围在预算内高质量地按时完成，并得到客户的认可。
根据项目管理的特点以及主要阶段，我们对项目的管理将着重抓好如下两个方面的工作：
A.确定科学、可靠的项目执行计划
这是项目管理的首要目标。它确定了为实现某一个目标而对任务进行系统的安排，以确定项目的范围、进度和费用。一个完善的计划可以使失败的概率降至最低，以最大限度地保证在预期的期限内取得效果。
制定项目基准计划，按如下步骤进行：
·清晰项目目标
·将项目按项目范围详细分解为工作包，形成WBS
·界定对应每个工作包必须执行的各项活动
·以甘特图或者网络图的形式图示出活动
·估算项目的进度计划和成本预算
B.建立有效的项目跟踪，质量及进度控制体系
（2）项目文档管理
在软件工程中，文档常常用来表示对活动、需求、过程或结果进行描述、定义、规定、报告或认证。它们描述和规定了软件设计和实现的细节，说明使用软件的操作命令。文档也是软件产品的一部分，没有文档的软件就不成其为软件。软件文档的编制（Documentation）在软件发工作中占有突出的地位和相当大的工作量。高质量、高效率地开发、分发、管理和维护文档，对于转让、变更、修正、扩充和使用文档，对于充分发挥软件产品的效益有着重要的意义。
对于项目中的所有文档，由专人专门管理，并实行归档签字、借阅审批制度，严格控制文档的管理。
系统所涉及的文档将有：
·系统需求分析书
·系统概要设计书
·系统详细设计书
·调试记录及测试报告
·用户使用及维护手册
·系统说明书
·其它技术资料
（3）人员组织
应用开发是一项复杂的软件工程项目，如何组织参加该项目的人员，如何有效组织，使他们发挥最大的工作效率，对成功地完成软件项目至关重要。
系统实施以项目制进行组建。项目组由项目经理全权负责。
下面为人员组织结构图：
·项目组：
a）对项目资源配置和总协调
b）协调和组织实施小组按计划实施
c）对实施过程中双方所发生的事务审批处理
·项目经理：
a）对项目资源配置和总协调
b）协调和组织实施小组按计划实施
c）对实施过程中双方所发生的事务审批处理
d）对项目从设计、签定合同、采购、安装及调试、验收等过程全面负责管理。