第一节 准备
写作的准备有平时的准备和临时的准备。平时的准备范围不限于学习一般的写作知识和积累写作经验，还包括各类知识的积累和社会生活的体验观察。临时的准备指的是确定了某项具体写作任务之后、开始动笔之前的准备，包括明理、储材、辨体三个方面，三个方面对于应用写作尤为特别重要。
一、明理
应用文要有实际应用价值，政策性、思想性、真实性、业务性和时间性要求都很高。因此，我们必须以马克思主义基本原理为指导，正确理解党的方针、政策和国家的法律、法规，对于写作材料所涉及的专业中的实际问题，要能够正确地分析问题，实事求是地找出解决问题的办法，并要努力使文章言之有据、言之有序、言之有理，真正具有实际的功用。
要使文章言之有理，具有实际的功用，还要熟悉本行，精通业务。各行各业都有具体的法规条例、方针政策、规章制度、业务知识等等，都应备在身边，必要时拿出来看看。应用文写作的目的是为工作服务的，作者如不熟悉本行业务工作和实际情况，文章就免不了说外行话，讲外行理，写过时的事，贻笑大方是小事，贻误工作则是大事。所以，不懂政策、不熟悉业务、不了解情况，要做到明理还是一句空话。
应用文写作在明理环节的基本方面，不仅要学习马克思主义和党的方针政策，国家的法律法规，以及熟悉本行业务的情况等等，对于命题行文的文稿写作还应当认真听取本单位有关领导的指示。他们更了解方针、政策和上级意图，也更熟悉本单位本系统的实际情况，胸中有全局，心中有意图，手中有材料，文章为什么要写，写时要明什么理，甚至大致怎么写，都能够提出确切的意见来。作者应参考和依照领导的意见来写，这一点对于公务文书、法规文书、事务文书，以及其他各类文体中一些以机关、单位、部门等名义发布和传播的文章来说，尤为重要。
二、储材
储材也就是占有、积聚写作材料。我国古人就十分重视写作过程中的储材工作。曹植说过：“街谈巷说，必有可采；击辕之歌，有应风雅。”（《与杨德祖书》）韩愈强调：“贪多务得，细大不捐”，“俱收并蓄，待用无遗。”（《进学解》）写文章而无材料，只能写出空话连篇的八股。
所以动笔之前要在储材上下工夫，又要多多向社会作调查，向社会要材料。
储材的主要方法是：研究社会，积累素材；观察生活，收集事例；熟悉业务，储备信息。其主要途径是：
1.观察和体验 社会生活是取之不尽、用之不竭的信息源。从认识论角度看，观察是认识的基础。一个人只有对周围事物不断地进行系统周密的观察，才能获得大量的感性认识，进而上升为理性认识。从写作学上看，观察是写作的入门，无论写哪种体裁的文章，第一须仔细观察。叶圣陶指出：“在实际生活里养成精密观察和仔细认识的习惯，是一种准备功夫。”（《拿起笔来之前》）观察不细，体验不深，要想叙述、描写，则无从下笔；要想说理、议论，则找不到由头。茅盾在《大题小解》一文中说过：“为初学者设想，凡技巧上诸问题（包括所谓‘炼字’在内），固然不可不下一番功夫，但尤其不能不下工夫的，是观察力的养成。”
观察、体验，既要全面细致，又要捕捉特点，还要加强情感体味。如“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”、“天街小雨润如酥，草色遥看近却无”，说的就是观察不可片面，需要作“面面观”。这包括多角度观察、分割观察、跟踪观察、比较观察等等。总之，要培养观察的兴趣，养成观察的习惯，讲究观察的方法。
2.采访和调查 这是应用文写作中获取外界信息的最重要方式。采访调查随工作性质不同而不同：作家往往采取体验生活的方式；各类业务人员往往采用听取汇报、专题普查、重点调查、抽样调查等方式；公安、检察、法院工作常常应用侦察、鉴别、审讯等方式；而新闻记者则通过几乎一切方法进行采访调查。
采访调查要事先作好准备。一方面对采访对象要先有所了解，包括他的经历、事迹、言行、脾气、喜好、忌讳、处事，以及有关上下、左右、内外、周围对他的评价等等；另一方面要拟好采访调查提纲，对准备提出的问题要理清头绪，一一写下来；或牢记心上，有的放矢，有条不紊。采访调查中要讲清意图，注意谈话的态度，做到“心相近，语相通，善应变，不离宗”。
要讲究艺术，从对方熟悉而又感兴趣的话题入手，迅速开启调查对象的心扉。要入乡随俗，因人制宜；要设身处地，或正问、或侧问、或设问、或反问、或追问，都要适时、得体、得当。一方面要注意随机应变，又要注意不离正题。要边听边想，随时注意分析思考。采访调查后，要及时对所得材料进行核对整理。
3.阅读书刊，收听广播，观看影视，查询电脑 今天的信息传播媒介主要形式是书籍、报刊、广播、影视和互联网。阅读书刊、听广播、看影视、查询电脑是接收外界信息的一种重要方式。图书馆是信息的海洋，在那里可以采集到自己需要的各种信息。要熟悉图书分类法，善于利用书目、索引、工具书。方法上既要注意锐意穷搜，勤于笔录，又要学会使用照相、复印、联机检索等现代化手段来采集和储备信息。还要讲究阅读艺术，精于感受，采用快读浏览、选读研读等方法。广播和影视是现代传播信息的重要工具，一般具有新鲜活泼、形象生动等特点。经常收听广播看电视，接触影像信息，对于开阔视野，增长知识，储备写作信息等是很有好处的。互联网是最新的信息储存和传递工具，它具有无远不达、海量储运、文图并茂、操作简单等特点，是十分重要的当代信息工具，应高度重视并运用。
4.社会交往 这是人们获得最新信息的简捷手段之一，又是可以当即核对探讨的方法之一。现在有足够的资料表明，人们的意识和信息多半来自社会交往活动中人与人之间思想火花的自由碰撞。但长期以来社交被认为是浪费时间和精力的事情，反而倡导“面壁苦读”，提倡“板凳甘坐十年冷”；或只重视纵向上下之间的信息传递。目前这些观念得有所修正。在社会交往中人们交流信息的内容极其广泛，这些内容多属亲身感知的社会现象，或是从耳闻目睹的社会现象中概括升华出来的观念信息。在社会交往中人们交往越频繁，层次、结构越合理，信息交流就越具有深度和广度，有效信息量就越高，开拓、创造能力就越强。另外，社会交往还可以推动再学习，对人的行为进行不断调节和控制，有利于改善自己的知识结构，更好地认识客观世界。
三、辨体
“文章先于辨体”（徐师曾《文体明辨序》）。体，就是文章的体裁，又称“体式”，它是文章的文字定型的样式，是文章的外部表现形态。每类文章都有自己特殊的文体，都有自己特殊的写作要求，这些要求是从同类文章中概括出来的一般法则，每个作者在写作时都必须遵循这些法则，否则写出来的东西就会不伦不类。
文体既是表情达意的具体体式，辨体就必须力求适应内容的要求与写作的目的，尊重社会习惯，便于读者阅读。辨体应当做到以下几点：
1.分清记叙文、议论文、说明文、抒情文的不同特点 这四大类文章分类是根据文章的主要表达方式划分的。在实际生活中，这一分类却不免失之粗略，因为每一大类都包含着许多特征不同的文种，文种又各有各的写法，因而是不宜笼统看待的。但是在学习写作的起步阶段，这一分类法有助于写作者的入门。
（1）记叙文是以叙述和描写为主要表达方式的常用文体。记叙文的写作要求：一是纪实；二是清楚；三是有情趣。
（2）议论文主要是以议论方式议事说理的常用文体。议论文的写作要求：一是观点正确；二是说理清楚；三是逻辑严密。
（3）说明文是以说明方式说明事物或事理的常用文体。说明文的写作要求：一是客观性；二是准确性；三是言简意明。
（4）抒情文是以抒情方式抒发感情的常用文体。抒情文的写作要求：一是要有真情实感；二是要有情趣健康；三是要形象生动。
2.分清文艺文与应用文的不同特点 文艺文与应用文这两大类文章，都是客观事物的反映，其目的都在于认识世界和掌握世界。但是它们有五大不同：
（1）文艺文所反映的客观事物和生活都是经过艺术加工的，讲究的是艺术真实；应用文所反映的事理应是真实、准确、科学的事理，遵守的是事实真实的原则。
（2）文艺文主要运用形象思维，以生动鲜明乃至栩栩如生的典型形象来说话；应用文主要运用逻辑思维，用真实的事实和道理，包括统计数字、图表等来说话讲理。
（3）文艺文诉诸读者的是情感和想象；应用文诉诸读者的则是无可辩驳的客观事实和不可辩驳的客观真理。
（4）文艺文的表现形式尤重创新，最忌讳的是雷同；应用文却往往采取稳定的、常见的甚至是通用的结构和固定的体例格式。
（5）文艺文语言讲究文采和含蓄；应用文语言要求朴实和明白。
值得注意的是，近年来随着认识的深化，文艺文和应用文之间也有了互相渗透、交叉和融汇的现象，并且出现了交叉和边缘的文体，如科技小品等。但是，文艺文和应用文之间在真实性上的区别则断不可泯灭。
第二节 构思
构思是写作过程中大脑对信息和材料进行整理、加工、剔留、组合，从而开拓创造和构架谋篇的一个阶段，也是从进一步明确主题和筛选材料到文字表达之间的一个运思构想的中介阶段。构思是一种创造性的、复杂的思维活动，是文章写作的一个关键环节。
一、构思的任务
1.明确主题 构思阶段首要问题是解决选题立意。俗话说：“题好功半”，选题往往比研究和写作本身更重要。
选题有两个意思，一是选择研究和写作的课题；二是选择、确定文章的主题（同一课题可能包含不同的主题）。选题立意的思维运动常常是“问题→课题→主题（雏形）”的形式，是一个对客观事物进行辨析、认识、提炼的过程。一方面作者借助活跃的想象，把各种各类符合选题方向的感受、意象、经验等串连起来，丰富构思的格局；另一方面则积极地对它们进行再认识，努力透过事物的表象和现象，抽象、概括出它的本质，挖掘出尽可能新鲜深刻的主题。
文贵创新。写作“必言前人所未言，发前人所未发”。文贵自得。写文章一定要有自己的见解，有自己的创造。一篇文章的水平高低、价值大小，主要标准之一是看它是否有创新和突破。具体地说，研究性文章看其有否新知灼见，应用性文章看其能否解决实际问题。
2.理清思路 文章并不是客观事物、事理的机械反映，所以文章的主题虽已明晰，但还必须经过头脑的继续思索加工，解决一个怎样认识和怎样反映的问题。作者要根据文章的主题，精心寻求文章的最佳思路，不但要使文章做到“言之有理”，而且要做到“言之有序”。
而文章对事物发展过程如何叙述，或对问题如何分析论证，都是作者思路的一种反映。言之有序全赖思之有路，“作者思有路，遵路识斯真”（叶圣陶《语文教学二十韵》）。朱自清把文章构思中的思路称为“文脉”或“语脉”；并说：“多年批改学生作文，觉得他们最大的毛病是思路不清。”（《写作杂谈》）思路清晰了，即是有顺序，要连贯，善区分，也就有了逻辑性，起草行文就能精当得法，读者读得明白清楚，就是一篇好文章。