第一节 规约文书的含义
规约文书不是一个严格规范的概念，只是作为教学需要而自行设定的临时概念。它包括国家和社会一切具有约束力的，由国家权力机构和国家行政机关、社会政党、企事业单位、群众团体，甚或由部分法人和公民个人等制定的一切法规性文种，包括法律、条例、规定、办法、规则、准则、细则、章程、公约等，及一部分常见的法人和公民的司法诉讼文书。这最后一部分因其司法程序认定后才具有不同程度的法律、法规方面的约束力，文体格式又基本一致，故放在此处一起叙述。
第二节 规约文书的分类
规约文书的文种不是很多，但它们所涵盖的领域和范围却相当广大。就它所涵盖的范围说，从国家权力机构到行政机关所制定的法律法规文书，到社会各个党派、企事业单位、群众团体所制定的法规文书，直到社会法人和公民个人撰呈的司法诉讼文书等等，都属于规约文书。规约文书涉及机构、组织、公民和群众各方面的权益，关系国家的前途，想象起来不由得对规约文书肃然起敬。
就规约文书所涵盖的领域看，从国家政治生活、经济生活、文化生活等各个领域中一切大政方针和各行各业的社会分工、具体业务和工作、职业操守和道德规范等，都在规约文书类的种种规定、规范和支持、关注、保护之下，国家、社会、公民、群众在法制社会之下办理任何事情都离不开规约文书。
本书规约文书包括以下三类：
一、法规文书
法规文书是指国家权力机构和国家行政机关所制定的宪法、法律、行政法规、地方性法规等。首先是由最高权力机构即全国人民代表大会及常务委员会制定的宪法。宪法是国家的根本大法，权阶最高，法定效力最大，统领整个国家的法律体系。其次是法律，包括基本法、普通法、特别法，它们也由全国人大及其常务委员会制定，是国家法律体系中的基本骨干。接下来是国务院及省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会制发和审定的行政法规、地方性法规；以及国务院各部、委、办等部门，和地方上较大的市以上人民政府制发的各种规章等。所有这些法律法规共同构成国家法律和行政法规（或称行政法律）体系。很显然，整个国家的法律、法规体系十分庞大，无所不包、无所不及，它们使我国逐步成为一个法制完善的国家。
二、规程文书
除了国家制定宪法、法律、法规、规章构成国家的法律法规体系之外，社会上各政治党派、各国有民营企事业单位、各社会群众团体等，由于各种管理工作和发展业务的需要，也依照和使用国家法规文书的原则而制定一些诸如章程、公约、规定、办法、规则、准则、细则等类的规程文件。它们的这些文种虽然和国家法律、法规、规章中的文种一样，但其性质是有不同的。这之中如果其制定主体属于国家机构所制定的章程、公约、规定、办法等，自然归于国家法规文书当中，具有一定的法的效力；如果不属于国家机构，也不属于国有、公营等企事业性质的组织，而是具有民办、私有性质的社会组织如私人企业事业等，那么它们所制定的章程、公约、规定、办法、规则、细则等文件，虽然不具有国家法律、法规的意义，但它们又都是在法律规定的权限范围内制定的，其种种规定不与宪法、法律、法规等相冲突，是在宪法、法律、法规允许的范围内实施用以规范各个单位系统内的成员以及相关群众的行为，借此保证其业务工作顺利进行的，因而，它们完全是合情、合理又合法的，也完全是必要的。事实上这类依照国家法规文书制定的规程文书，在政治、经济、文化等事业的建设中发挥着极为重要的作用。所以，本书把同样是以规定、办法、规则、准则、细则、章程、公约等具有一定范围内的约束力的文件，归之于规程文书，以此说明它们的约束力所具有的特点。
但是，由于规程文书的文种种类和国家法规文种种类完全一致，只是在其适用范围和法律效力方面有所区别，故二者仅是在理论上的区别，在写作上和使用上只要严加区分就行。
只是本书为了学习、研究的方便，而必须说明的。
三、诉讼文书
诉讼文书主要指一切有关民事案件、刑事案件、行政诉讼案件中发生的司法诉讼文书，如诉状、控告状、申诉状、答辩状、各类申请书、委托书等。它们是通过司法程序、对既成事实的追诉和追究，在经过司法程序的完成即通过法院的裁定或判决后，上述各种书证就具有法定的约束力。因此它们是依法判定是与非、罪与非罪、罚与免罚的具体文件，又是群众日常多见的司法文档；故而将它们列为规约文书之一类，对于学习应用文写作是有益的。至于一切公安、检察、法院等为行使职权而制定的其他司法文书，如立案书、起诉意见书、公诉词、判决书、裁定书、调解书、抗诉书、执行通知书等，都属于司法专业文书，本书从略。
以上三类文书，是按照规约文书的制定主体和它们各自的性质而进行分类的。但是，除国家对法律、法规文书的制定规范已有《中华人民共和国立法法》、《行政法规程序条例》、《规章制定程序条例》三个重要文件明确规定之外，社会各界制定和实施的规约文书大多缺少明确的规定，他们一般按国家的上述三个文件的规定并参照过去的惯例制定各种规程文书；但是，在制定和实施中有的显得不够规范。
第三节 规约文书的特点
本书所述的规约文书，无论是国家的法规文书，还是一般社会组织的规程文书，及至部分司法类为个人写作的诉讼文书，它们最大和共同的特点就是都具有一定的法定效力即法的约束力。只是这种约束力的性质、范围、强度、条件等不尽相同；这些不尽相同的约束力，是由规约文书其他一些特点决定的。它们是：
一、规约文书的法定效力
所有的规约文书都具有一定的法定约束力或法定效力。概括这种法定效力的来源，最主要的是文件的约束权不同，制定主体不同，因之文件的法定效力也不同；并且效力的高低大小也随着主体的地位不同而自然形成效阶的层次，最主要的是下位法不得违反上位法，这对于一切规约文书都是一个硬性的规定（除执政党及其领导下的国家体制外）。
一方面主要由社会各政治党派、群众团体、民营企事业单位等制定的章程、公约、规定、办法、规则、准则、细则等等，在本书内也统称之为规程文书，以区别于国家的法律法规文书，另一方面，它们又都是在其合法权限内制定的，又在各自系统范围内实施的；所以，它们也都具有合法的约束力；也是一切有关的人都必须遵守和执行的，概莫能外。
至于社会法人、公民为了自己的合法权益而写的诉状、上诉状、答辩书、申请书等各类诉状在其司法程序内完成，即经司法机关裁定或判决后也具有法的约束力，对有关单位或法人、公民也是具有强制性效力的。
总之，规约文书的约束力高低、大小、强弱，幅度极大，一切要视每一规约文本的具体情况而定。
二、规约文书的层次性
上述的法定约束力，也是出自规约文书的制定主体职权上的层次性，即他们都在一个金字塔式的结构中发挥作用，必然产生不同层次的规约文书。如一切法规文书必须服从于宪法；全国总公司的章程可以约束整个公司；而任何下级单位都不可违反上级的规定等等。
具体说来如下：
1.法规文书 规约文书是现代国家依法治国的整个法制体系。在这个法制体系中，宪法、法律、行政法规、地方性法规、规章等共同构成我国的广义法律法规体系的第一个层次。
这个层次是较为规范的层次，它确定了国家的国体和政体，健全了国家的政治、经济、文化等制度，确立了中国特色的社会主义前进方向。
2.规程文书 社会各党派、企事业单位、群众团体等在各自的职权范围内，按照国家法规文书的模式，除不得制定法律、条例以外，可以独立制定章程、公约、规定、办法、规则、准则、细则等等。这类规程文书虽然不具国家法规地位，在理论上只在自己系统范围内有一定的法规的效力；但它们却是整个国家的第二支重要的规约文书，承担了社会经济、文化、教育等方面的实际规范事务。