（1）使用书面语言
少用或不用口语、俗语。书面语言是指书面交际使用的语言，它区别于口语。文字记录语，逐渐形成比口语精确、严密的书面语，又称“笔语”“文字语”。口语是人们口头交际使用的语言，与书面语相对称。书面语本身即具有庄重的风格，口语恰恰不具备这一点。比如，“母亲”一词有很多称谓，包括“母”“母亲”“妈妈”“娘”“娘娘”等；“妻子”一词包括“妻”“妻子”“媳妇”“娘们儿”“婆姨”“夫人”“太太”“屋里”“内人”等；“死亡”一词包括“死”“死亡”“牺牲”“逝世”“断气”“见阎王”“上西天”“上路”“一命归西”“呜呼哀哉”“命归黄泉”“咽了气”等。像上面这些词语，公文中可选用的是非常狭窄的，只能是“母”“母亲”“妻”“妻子”“夫人”“死亡”等，假若选用其他那些语词，由于它们是口语、俗语，就违背了公文用语的基本风格，有失庄重，甚至显得有些俗气。
（2）使用标准语言
要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。如北方方言的“脑壳”（头）、粤地方言的“马蹄”（荸荠）、“番枧”（肥皂）、湘地方言的“里手”（内行）；还有通行于某一个地区的土语，如东北的“老屯”“忽悠”“头晌”“一摸黑”；天津的“小玩闹”“爷们”“大铜壶”“二百五”“混混”“楞子”“吃二磨”；山东的“小力把”“丫”；河北的“伙计”；广东的“打的”；近些年流行的一些若明若暗、半文半白、含义模糊的“大腕”、“大蔓”、“酷”（她好酷啊）、“族”（工薪族、大款族、玩犬族、银发族、目光族、校漂族、玩股族）、“炒”（炒鱿鱼、炒房产、炒股票）、“打”（打工仔、打工妹）等，都不应引入公文。因为它们妨碍公文信息的准确交流，容易引起误解错用，同时也有损于公文的庄重性。
（3）避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言
如写某石油公司的一位领导同志坚持深人群众、深入实际时，这样写道：“渤海湾的每座钻井台上都留记着他的脚印，他的胸中装着整个波涛奔腾的渤海湾。”又如写某一位人物的高尚品格时说：“他的风格之高，高过喜马拉雅山；他的精神之美，美过富春江。”还有一篇反映公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生当时的情形时写道：“……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内乘客鬼哭狼嚎滚作一团。”这些都是由于把文学用语引进公文中来，故使所表达的内容显得有些虚华欠实，读后不免给人一种虚夸的感觉。
（4）语言实在，言之有物
介绍事物提出要求，凡可以用具体标准表达的尽量不使用“猴皮筋”式的语言，以使用语实实在在，具有可接受性。比如，前几年，我们常听到因工作需要公费用餐要坚持“四个菜、一个汤”的标准。这个提法实际上很缺乏可操作性。“四个菜”是什么菜？是“四素”、“四荤”还是“四鲜”？“一个汤”是什么汤？是“清汤”、“番茄汤”还是“燕窝汤”？由于提法缺乏严格的科学性，可大可小、可长可短、可高可低，所以到后来被少数“嘴馋”的同志“创造性地发展”为“四个盆、一个缸”。事实证明，公文在表述事物，特别是提出一个政策主张时，一定要言之有理、言之有物、语言朴素、实实在在、避“虚”就“实”，让人看得见、摸得着。
（5）少用“特大调”
什么是“特大调”？即公文中一些过分修饰的词语，它有损于公文的庄重与平实的风格。具体地说有这样几种情形：一是由“特”字而引起的“特大调”，如公文中常见的“特大盗窃案”“特大贪污案”“特大受贿案”“特大杀人案”“特大文艺晚会”“特大交通肇事”等。什么是“特大”？至少在《辞海》中查不到。由于它缺乏明确的界限，内容往往相差很大，像个“猴皮筋”，在哪都能套得上，所以用在公文中，显得不够实际。二是由“最”字引起的“特大调”，如“最著名的……”“这本书在全国最有影响”“这是一种最有特效的解决办法”等。“最”字表示某种属性超过同类的人或事物，把这样的一个字用在一个人或一个事物、一种办法、一项措施上显然有些过分。正确的做法应当是实事求是，不采用高耸人云、耸人听闻的手法，该是什么情况就是什么情况，不是非用不可的修饰词尽量不用。
（6）不要“学生腔”
由于过多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了朴实、庄重。一般称这样的病态为“学生腔”。如某工厂全年总结的开头时，这样写道：“‘嘀嗒’‘嘀嗒’！时间如白驹过隙，一年的时间在转瞬间消失了。这一年中，在党的‘改革开放’方针的指引下……我厂面向辽阔奔腾的大渤海，背靠日夜火车如梭的京山铁路大动脉，紧把着首都、天津的大门口……”这是典型的“学生腔”，充满文学味道，用语又欠朴实。按拟稿者的本意，也许是想使公文语言华丽多姿、词汇丰富一些，或者偏爱“文学韵味”，而这恰恰违背了公文写作注重实用的原则。语要实实在在，任何一点浮华之词都是应当力求避免的。
208.公文写作如何做到“语言美”？
【解答】公文用语在确切、庄重、平实、简明的前提下，也必须做到生动活泼，力求语言美。语言美，不是文学作品的专利。但在有些人看来，好像只有文学写作所使用的语言才有美可谈；而公文则是“板起面孔讲官话”，单调、枯燥、干巴、平淡，跟美沾不上边。这种看法是不符合实际的。公文的用语固然不像文学语言那样千姿百态，百花争艳，但也能算得上五彩缤纷，颇具精彩。
（1）气势雄伟之美
动员令、宣言、声明、告人民书以及涉及重大政治问题的决定、决议等公文是很有气势的，其气虹贯长空，其势排山倒海，如万马奔腾，江河涌流。出自于毛泽东笔下的《向全国进军的命令》《中国人民解放军宣言》《中国人民解放军布告》《中国共产党中央军事委员会命令》（以上四篇均编入《毛泽东选集》），由于作者运用了排比、综说、层递等修辞手法，加之语气坚定，逻辑严密，从而构成排山倒海的气势。例如，“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派，解放全国人民，保卫中国领土主权的独立和完整。”（《向全国进军的命令》第一条）。作者以“奋勇前进”这个使令动词作句首，接着是一个祈使语气的排比词组——‘坚决、彻底、干净、全部地”，并用这个排比词组对后面的“歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派，解放全国人民，保卫中国领土主权的独立和完整”一语进行“综说”修辞，故这段话读起来，使人民欢欣鼓舞，令敌人闻风丧胆，气势雄伟无比。
（2）浓缩精粹之美
通过省略、浓缩等办法，把公文用语写得十分精粹，做到言简意赅，文约事丰，简明扼要，这又是公文用语的美好之处。使公文用语做到精粹之美的途径主要有以下几方面。
①以数量词为首进行“浓缩”修辞，即把名称中几个成分归纳在一起，前面冠以数词或数量词。例如，把党在社会主义初级阶段基本路线的内容——“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，通过冠以数量词浓缩为“一个中心，两个基本点”。把党在领导新民主主义革命中总结出来的三大基本经验——“统一战线、武装斗争和党的建设”，冠以数词后浓缩为“三大法宝”。把“一个国家，两种制度”，冠以数词后浓缩为“一国两制”。这种被高度浓缩概括起来的句子，不论是读起来，还是写起来都会使人享受到用语上的一种精美之感。
②从原句中摘取一些成分，省略一些成分，把用语缩写到不可再精炼的地步，这显然是公文用语的又一种美。例如，把“人民解放军‘拥护政府，拥护人民’的口号”浓缩为“拥政爱民”，把“党政机关、群众团体的工作人员和人民群众‘拥护军队，优待军人家属’的口号”精简为“拥军优属”，最后再把上述两个压缩句的八个字高度浓缩为“双拥”二字。
③穿插使用一些语简、言奇、精切、意深的成语、警句等，使语言达到言简意赅，精粹有力。例如，《中国共产党中央军事委员会命令》（一九四一年一月二十日）一文，由于作者巧妙地穿插使用了一些文言词语、成语和四字格的词组，使全文显得相当精粹：
“国民革命军新编第四军抗战有功，驰名中外。军长叶挺，领导抗敌，卓著勋劳；此次奉令北移，突被亲日派阴谋袭击，力竭负伤，陷身囹圄。迭据该军第一支队长陈毅，参谋长张云逸等电陈‘皖南事变’经过，愤慨之余，殊深轸念……”（《毛泽东选集》第二卷，人民出版社，1991年6月第2版，第771页）。
这份命令全文不超过300字，在惜字如金，言简意赅方面堪称典范。读这样的公文，不亚于读一篇艺术高超的声讨诗词。
（3）委婉幽默之美
公文用语也是很讲究委婉的，即用语婉转、含蓄，外柔内刚，发人深思，回味无穷。幽默对公文来说也是不可缺少的重要手段，它有利于公文的生动性，做到引人入胜，耐人寻味，加深对事物的理解和把握。委婉幽默都是讲究语言艺术的表现，显然也是一种美。例如，毛泽东1948年12月17日，以中原、华东两人民解放军司令部名义，写给国民党徐州“剿共”副总司令杜聿明等人的《敦促杜聿明等投降书》，从谴词到用句都采用了外柔内刚的“委婉”技巧。
（4）抑扬结合之美
公文中在表扬或批评某一事物的时候，为了体现对事物评价的全面性，增强说服力，使人信服无疑，往往采用要批评而先表扬或要表扬而先批评的做法，一般称这种做法为“抑扬”。例如：
“党的十一届三中全会以来，党中央和国务院的领导是正确的。我们已经胜利地实现了工作着重点的转移，经济建设执行调整、改革、整顿、提高的方针已经获得显著成就，实行对外开放和对内搞活经济政策的工作正在有效地取得进展，城乡人民的生活也已经得到明显的改善。党的纪律有所加强，党的作风有所好转。但是我们在充分肯定这些成绩的同时，必须清醒地看到，我们的经济政治生活中还存在着一些阴暗方面。特别令人触目惊心的是，近两三年来，走私贩私、贪污受贿、投机诈骗，盗窃国家和集体财产等严重犯罪活动有了明显的增加，在少数地区、少数人员中还相当猖獗。”（《中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》）
这段话就是欲抑先扬。“但是”之前是“扬”，其后是“抑”。
“近几年，要求出国出境的知识分子日益增多，不少人去而不归，这种情况必须引起全党高度重视。中央历来强调，没有知识分子，我们的事情就不能做好，我们需要建立一支坚持社会主义道路的，具有专业知识和能力的宏大的干部队伍。”（《中共中央关于检查一次知识分子工作的通知》）
这是“欲扬先抑”，“中央历来强调”之前是“抑”，即前者提出问题所在，后者是正确的主张应积极提倡。公文用语的“抑扬结合”，不仅使用语逻辑严密，顺理成章，起到易被接受的效果，而且充分体现了辩证的、全面的观点，有利于正确认识事物。
（5）形象生动之美
形象具体，寓于生动，也是公文用语竭力追求的一种美。公文写作中讲的形象，固然不能与文学写作中的形象化相提并论，但在不失庄重的条件下，也很注重形象具体，给人一种生动的感觉。如在公文用语中，从外界（医学、科技及日常生活用语等）引进不少术语，通过借代、比喻等修辞手法，使所要表达的事物具体化、形象化，同时，还要注意使用一些成语、歇后语、典故及一些富于哲理的趣味性语言，以增强公文用语的生动性。例如，用“红眼病”比喻“追逐金钱，嫉妒别人致富”的人；用“输血”比喻“源源不断的救济”；用“首脑”比喻“政府的领导人”；用“伯乐”泛称尊重知识、尊重人才的领导干部。改革开放以来，一些文件中出现的“摸着石头过河”“上山摘桃子”“米袋子”“菜篮子工程”“借船出海”“借鸡下蛋”“放水养鱼”“筑巢引凤”等用语都是非常形象生动的。
在毛泽东起草的大量公文中，作者是非常注意有关成语、典故、谚语及群众口头语引用的，以把深奥的革命道理浅显地告诉给干部、群众。以《湖南农民运动考察报告》为例，引用的古语、成语、典故等就有20多处。歇后语也是增进公文用语形象生动美感的一个方面。如“泥菩萨过河——自身难保”“和尚打伞——无法无天”等。不过对歇后语的使用要慎重，以防用语有失郑重。
（6）节奏鲜明之美
公文不是诗歌，当然不讲究和辙押韵。但是，为了表达的需要，必要时也可运用对偶、排比等句式，把语言写得明快和谐而带有节奏，读着上口，听起悦耳，给人一种美的享受。像“立党为公，执政为民”“当官不为民做主，不如回家卖红薯”“聚精会神搞建设，一心一意谋发展”“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”以及“八荣八耻”等语句，都能够体现出节奏鲜明之美。