书城励志如何掌控你的生活
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第14章 不要轻视每一分钟的价值(2)

高效的玛尔扎特通常在他的电话机旁边放一叠阅读资料,这样每次在等对方接电话时他就可以随便翻阅。一位必须在机场花很多时间的业务员说:“每次在下飞机去领行李的路上,我就停下来给我的客户打电话,等我结束通话时,行李也已经出来了。只要你用心,任何时间都不会被浪费掉的。”

琳达·迈尔斯自己开了一家顾问公司,一年接下约130个案子,她每年到各地旅行,有很多时间是在飞机上度过的。迈尔斯相信和客户维持良好关系是很重要的,所以她常利用飞机上的时间写短签给他们。她说:“我已经无法自拔了,这样做有何不可呢?”最近,一位同机的旅客在等候提领行李时和她攀谈,他说:“我在飞机上注意到你,在两小时四十八分钟里,你一直在写短签,我敢说你的老板一定以你为荣。”迈尔斯回答:“我就是老板。”

不管你多么有效率,总是有人会让你等待:你可能错过公车、地铁、飞机,碰上出其不意的中途休息;你也许已经尽可能地小心计划每一件事,但是你可能意外地被困在机场,平白多了三个小时可利用。而所有成功人士在这种情况下所做的事是:“我带本书;我写东西;我修改报告;我检查我的语音邮件,打电话;我用录音机口述信件。”

许多的管理者在日常的工作和生活中,经常会与别人约会,或参与集会,或出席会议,或观看戏剧、运动竞赛等,最好的做法是在约定时间前半小时或一小时之内到达目的地,用这段时间去耐心地等待。由于是提前到达,你可以到一家咖啡厅或其他安静的休闲场所,做一些工作上的准备、处理杂务、看看书、思考新构想,等等。等待别人有很多好处:比如,在约定时间前到达目的地,不会产生让对方空等的尴尬;提早到达目的地,心情将变得较为悠闲轻松;提早到达目的地,可以自由自在地利用前段空当时间,为接下来的谈话做好充分的准备。

充分利用午休时间

午休时刻是你自由支配的轻松时刻,也是你工作承前启后的关键时刻,因此,你应尽可能充分利用它,让它变得更加有价值、更有意义起来。

午间休息,是一个自由放松的时刻,因各个单位长短不一,有许多人在午间休息打扑克,下象棋、围棋。这对下午的工作十分不利。因为中午打牌、下棋,大脑得不到积极的休息,当下午开始工作时,精力不易集中,且容易疲乏。

那么午间休息应该怎样度过呢?

“午间休息”就应该好好休息。如果有午睡条件,或能回家睡眠半个多小时最好。不能回家,或没有午睡条件的,可以找一张长沙发躺躺打个盹,或者伏在桌子上睡十几分钟,也能消除疲劳。

午间休息的最好方式就是睡觉。因为短暂的睡眠,可以使我们迅速恢复大脑疲劳,为下午和晚上的工作积蓄精力。卓有成就者,多数都是睡眠充足的人。他们不只晚上睡得好,午休时间,在条件十分差的情况下,也能睡得很好。所以他们的精力比一般人充沛。我们要想在事业上有所成就,就必须训练自己在飞机上能睡觉,在火车、汽车上也能睡好觉;在席梦思床上可以睡,在硬地板上也能酣睡。总之,在任何情况下,不管条件好坏、时间长短,都能倒头便睡,这是一种本事。

当然,除睡眠之外,我们还可以采取其他一些积极的健身方法。

(1)做简便的“手指保健操”。或坐或站,攥紧拳头、再松开,反复10~15次;模仿弹钢琴的动作,约1分钟;双手抬至胸前,轻轻甩动10次左右,而后将手握紧,再伸展开,重复3~5次;手臂自然下垂伸直,手指慢慢弯曲,然后手指再伸直,重复3~5次;用力将手臂向前伸直,掌心向前,用力使手掌向前,做推墙状,待无力时将手臂放下,重复3次后,休息片刻,再做3次;双手手指交叉相握,手腕用力向下拉。

(2)做“超觉静思”。盘腿坐在椅子上,双臂自然下垂,双手叠放在两大腿间,闭目养神,大脑不思考任何问题。这样静坐10来分钟,其效果等同于睡眠半个多小时。睁开眼以后,头脑将感到非常清醒。

(3)“自我放松”。有多种方法可以使我们紧张的大脑松弛下来。一是“意念扫描”。或坐或站,闭上双眼,做深呼吸,吸气时有意紧张全身肌肉,呼气时有意全身放松。在肌肉一张一弛的过程中,将意念想象成一盏明灯,从前额扫描直到足跟。每次坚持做10分钟。二是“想象美好情景”。闭上双眼,全身放松。把自己一生经历过的最美好的时光或见到的最美的景色,像放电影一样在脑海中放映一遍。三是“音响幻想”。闭目静坐,冥想各种美妙动人的声音。如鸟鸣、虫叫、风声、雨声、歌声、乐曲声。这几种放松法可以只做一种,也可都做。

如果精力充沛,而且没有午睡习惯,应该采取更积极的办法充分利用午休时间。最好一个人单独行动,如果都是一个办公室的,三五个人在一起说说笑笑最容易浪费时间。一个人到单位食堂或快餐店吃饭,用不了多长时间就吃完午餐,可以很快回到办公室。

有人为了午间和下午有充足的精力工作,午餐不吃饱,也不喝酒。午餐后,稍事休息就开始工作了,为下午的工作准备材料,查阅资料,与同事谈话、沟通意见,或埋头撰写文稿。因为午休时间虽短,但没有电话打搅,没有客人来访,是集中精力办事的大好时间。

有人利用午休时间到本单位阅览室去读报,因为在这里除了看到首都的几张大报外,还可以看到各种专业和地方报纸。中午读过报纸后,晚上在家就可以集中精力和时间干别的。

还有一些人,利用每天的午休时间到附近书店去浏览新出版的各种图书。现在许多大书店都是开架售书,在这里翻阅新书比在图书馆还方便。

有的人在午间做完“超觉静思”或“自我放松”之后,利用1小时的午休时间发奋工作。每周5个工作日,每天1小时,1年就有250多个小时,大约折合30多个工作日。这样,无形中就比其他人多出了1月的工作时间。一年可以多干不少的事。

日本有一个研究所,有一位研究人员,每天午休时间,约上几位其他单位志趣相投的朋友,聚在一起琢磨问题,一年下来出了不少成果。

可见,以上这些休息方式,都比逛商场或在办公室打扑克、下棋要有价值和有意义得多。

充分利用上下班时间

上下班所要耗费的时间并非就是一种浪费,如果你能巧加利用,那么你就会得到巨大的收获。

上班族往往能够体会到每天上下班的辛苦——焦急地等待公交车的到来,苦恼于上下班交通高峰期的塞车,站在车厢内苦苦熬过十几分钟甚至几十分钟……但是,又有多少人会想到利用这些零碎时间来做一些事情呢?日本著名学者黑川康正,在其《24小时最高效率活用法》中,有一段通勤的时间运用,很仔细地描述了他通勤的心得:“一般上班族一早出门,常因塞车气急败坏,既费时,又影响工作情绪。因此,倘若上班地点不远,不妨安步当车;否则,就该为自己拟定一个方案,充分利用这段通勤时间。”

黑川康正经营“黑川国际法律会计事务所”,他的家离最近的车站不到十分钟,所以步行是每天的习惯。但是上车之后,需两个小时才会抵达办公室,所以他倡导“时差交通法”,也就是避开高峰塞车时间,比平常早一个小时出门。

出门之后,一般人都会选择时间最短的路线。然而,黑川康正却认为,在车上的时间如果可以充分的利用,其正面的效果更好。例如,最近一站的前一站是起站的话应走到起站去,这样可有位子坐。还有,要避开换车乘客多的车站,改在先前一站或小站换车。

至于选择座位,黑川康正通常选择人们移动较少的角落,以便集中注意力,冷静地看报纸或读书,实在不行背靠着门站着也能看看报纸。

由于在车上有时要写点东西,他还经常用笔记本当作垫板来使用,并且建议用免削铅笔、圆珠笔及色笔,放在胸前的口袋里随时取用。事实上,黑川康正的许多著作都是在途中完成的,他叙述三步骤如下:

(1)乘车时遇有座位,坐下并立即取出笔和笔记本,开始写稿。

(2)将所有想到的事情一字不漏地写下来,下车后再整理。

(3)一边走、一边用脑子思考着要起草的文章。抵达单位后可交给秘书打字,在下班通勤时润饰、修改。

此外,确认当日工作流程,思考对下属的指示,也都可在途中完成。下班的途中还可检查一天的工作,也可以为明天的工作做准备。为了避免过于专心而误了下车,黑川康正一定会事先将手表的闹铃设置在该下车时刻的前几分钟,如此一来,即使打个瞌睡,也可以安心。如果看书,书本先予以解体,也就是拆成许多小册,使用起来更加便利,尤其是体积庞大的书籍。他甚至还建议,需要迅速而详读的书,一口气买三本,家里、办公室以及公文包里各放一本,只要一有时间便可阅读,其使用频率必然很高。

对于黑川康正的做法,深信有一天,忙碌的上班族也会不知不觉效法。

上面讲的主要是针对赶公交车的上班族,而对于有车一族,又该如何做到合理的时间管理呢?

(1)利用一点点较早的时间,如周三及周四清晨一般不塞车,来找找看是否有较好较快的替代道路。想想“出租车法则”,他们比较知道哪里走最快。因为他们路熟,知道哪条路最挤、红绿灯最多、红灯最长、哪个巷子绕过去最简单,如果我们也能照样去寻找,当然也就最有效率。

(2)一上车,就得打开收音机收听路况。这是绝对必须的,为此避免塞车的路段。当然,如果将来有卫星定位系统,就不必这么麻烦了,计算机会指示前面的路段是否可行。

(3)不明了的路线,应先有地图和联络电话可以参考。地图必须标示交通街道名称,以及单行道等,愈详细愈好。地图中要指出何者为理想的停车地点,否则即使到了目的地也要为了停车而大伤脑筋。

(4)车上可以做的事很多。有很多人是在车上吃早餐、化妆的,看报纸、打电话的,也有人刮胡子、梳头,甚至吹头的都有。写作纲要、思考流程、拟订计划、反省检讨、批公文、阅读网络邮件,这些都是现代主管在车上常做的事。也许,还可以在车上学新歌,听英语、日语,还有的人装了电视。

(5)开车的速度在50公里左右是最适合的。市区的行车系统都是计算机设计,开得再快也得等红绿灯,超车更是毫无意义,只是早等晚等而已,倒不如在红绿灯前等车,还可以多利用时间做一点事。在办公室可以做的事情,百分之八十都可以在车里办,所以通勤也并不一定是浪费时间。

随着公共交通系统的畅行无阻,上班族应可考虑利用公共系统往返。来往车站最好有10~15分钟的步行时间,以便增加自己一天的运动量。