书城励志如何掌控你的生活
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第25章 做个高效工作的执行者(1)

在行动前设定目标

效率的提升,往往源于目标的驱动,因为有了目标才能摆脱盲目,才有进取的动力。因此,要想成为一名高效的工作者,就必须在行动之前设定你的工作目标。

IBM公司的创始人托马斯·约翰·沃森说过:“有两种人永远无法超越别人,一种人是只做

别人交代的工作,另一种人是做不好别人交代的工作。”哪一种情况更令人丧气,实在很难说。总之,他们会成为第一个被裁员的人,或是在同一个单调而卑微的工作岗位上耗费终生的精力。

沃森先生所指的两种人心中都没有十分明确的目标。等待他们的将是卑微的职位和庸碌的人

生。阿尔伯特·哈伯德先生说过:“如果你并不想从工作中获得什么,那么你只能在漫长的职业生涯的道路上无目的地漂流。只有目标在前方召唤,你才会有进取的动力,才能成为一个高效的工作者。”在《爱丽斯漫游奇境》中,小爱丽斯问小猫咪:“请你告诉我,我应该走哪条路呢?”

猫咪说:“这在很大程度上看你要去什么地方。”

“去哪我都无所谓。”爱丽斯说。

“那么你走哪条路都可以。”猫咪回答道。

“这……那么,只要能到达某个地方就可以了。”爱丽斯补充道。

“亲爱的爱丽斯,只要你一直走下去,肯定会到达那里的。”

现实中,像爱丽斯那样去哪里都无所谓的人大有人在。他们在工作中标榜努力工作,勤奋

学习,但却从来没有一个工作目标,更谈不上职业规划,他们机械地工作,这种工作状态,

是永远无法达到最高效率的。可以毫不过分地说,他们个人的发展会因此走更多的弯路,因

为一个人从平凡到卓越的前提是确定工作的目标。

世界一流效率提升大师博恩·崔西说:“成功最重要的是知道自己究竟想要什么。成功的首

要因素是制定一套明确、具体而且可以衡量的目标和计划。”

我们每个人都渴望成功,都渴望实现财务自由,都渴望干自己想干的事,去自己想去的地方

。但是要成功就要达到自己设定的目标或是完成自己的愿望。否则,成功是不现实的。成功

就是实现自己有意义的既定目标。

在这个世界上有这样一个现象,那就是“没有目标的人在为有目标的人达到目标”。因为没

有目标的人就好像没有罗盘的船只,不知道前进的方向,有明确、具体的目标的人就好像有

罗盘的船只一样,有明确的方向。在茫茫大海上,没有方向的船只只有跟随着有方向的船只

走。

有目标未必能够成功,但没有目标的人一定不能成功。博恩·崔西说:“成功就是目标的达到,其他都是这句话的注解。”现实中那些顶尖的成功人士不是成功了才设定目标,而是设

定了目标才成功。

1.制定中程目标

明确可行的目标可以引发一个人的活动,提高他的执行效能。订立中程目标往往是最能克服

挑战的方法,因为中程目标是一种更能鼓舞人,也更激励人的过程,这也是一个人能否成功

的一个关键。

目标必须实在,而且不要太遥不可及,应该是在能达到的范围内。千万不要错认自己应该,

或是可以在一天内完成所有的事。因此,如果你想成为一个高效能的职场人士,无论做什么

事,首先要立足现实,为自己制定一个可行的中程目标。

美国通用公司的董事长罗杰·史密斯在进入通用之初,只是一个名不见经传的财务人员。

罗杰初次去通用公司应聘时,只有一个职位空缺,而招聘人员告诉他,工作很艰苦,对一个

新人会相当困难。他信心十足地对接见他的人说:“工作再棘手我也能胜任,不信我干给你

们看……”

在进入通用工作的第一个月后,罗杰就告诉他的同事:“我想我将成为通用公司的董事长。

”当时他的上司对这句话不以为然,甚至嘲笑他自不量力,逢人便说:“我的一个下属对我说他将成为通用公司的董事长。”罗杰将自己的目标逐步分解为一个个可以实现的中程目标,然后努力地逐一实现它。令他的上司没想到的是,若干年后,罗杰·史密斯真的成了世界上最大的“商业帝国”通用公司的董事长。

在我们为工作目标奋斗的过程中,不断地用中程目标激励自己是必不可少的一项内容。这时

的激励,更多的是一种主观的行为,是一种内心的自我暗示。

不断地告诉自己,我的下一个目标是什么,不断为自己制定中程目标,可以让我们离自己心

中的最高目标越来越近。

2.发现你内心真正的需要

你在生活中真正想要的是什么?这个问题看起来很简单,但是意义深刻,它对成功目标的制

定至关重要。

要得到生活中想要的一切,当然要靠努力和行动。但是,在开始行动之前,一定要搞清楚,

什么才是自己真正想要的。要打发时间并不难,随便找点什么活动就可以应付,但是,如果

这些活动的意义不是你设计的本意,那你的生活就失去了真正的意义。你能否提高自己的生

活品质,并且使自己满足、有所成就,完全看你能否决定自己真正需要什么,然后能不能尽

量满足这些需要。

生活中最困难的一个过程就是要搞清楚我们自己究竟想要什么。大多数人都不知道自己真正

想要什么,因为我们不曾花时间来思考这个问题。面对五光十色的世界和各种各样的选择我

们更不知所措,所以我们会不假思索地接受别人的期望来定义个人的需要和成功,社会标准

变得比我们自己特有的需求还要重要。

我们总是太在意别人要我们这样或那样,以致我们下意识地接受了别人强加于我们的种种动

机,结果,努力过后才发现自己的需求一样都没能满足。

更复杂的是,不仅别人的意见影响着我们的欲望,我们自己的欲望本身也是变化莫测的。它

们因为潜在的需要而形成,又因为不可知的力量日新月异。我们经常得到过去十分想要的,

而现在却不再需要的东西。

如果有什么原因使我们总是得不到自己想要得到的东西的话,这个原因就是你并不清楚自己

到底想要什么。就像在大海中航行,如果你不知道目的地是哪里,就只好遭受漂泊迷失之苦了。所以,在你决定自己想要什么、需要什么之前,不要轻易下结论,一定要先做一番心灵探索,真正地了解自己,把握自己的目标。只有这样,你才能在生活中满意地前进。

3.制定目标要尽可能地伸展自己

定位决定人生。从某种意义上来说,一个人对自己将来有什么样的预期,他就会有什么样的

人生。

提到2001年的亚洲首富孙正义,我们大家可能都不陌生。23岁那一年,他得了肝病,在医院住院期间,他读了4000本书,每年读了2000本书。他大量地阅读,大量地学习。在出院之后,他写了40种行业规划,但最后选择了软件业。事实上,他的选择是对的,软件行业使他成为亚洲首富。

选好行业之后,他开始创业。创业初期,条件艰苦,他的办公桌是用苹果箱拼凑而成的。他

招聘了两名员工。有一次,他和两名员工一起分享他的梦想,他说:“我25年后要赚100兆日币,成为亚洲首富。”这是孙正义的梦想,但在两名员工看来却是件不可思议的事情。他们对孙正义说:“老板,请允许我们辞职,因为我们不想和一位疯子一起工作。”事实上,孙正义的梦想实现了,他成为亚洲首富。

有限的目标造成有限的人生,每个人对自己的未来都有一个定位,这个定位的高度直接决定

着我们人生的高度。因此,当我们在为自己设定目标的时候,要尽量地伸展自己。那么,我

们要如何勾勒自己未来的蓝图呢?

首先,你可以像上文中的孙正义那样,先为自己设立一个美好的远大的梦想,然后全心全意

去做。当然,如果你只是随手翻翻,不会对你有什么帮助。因此,你应当坐下来,用笔写下

自己的梦想以及对未来的规划,然后制定切实可行的目标。

例如,你可以找一个让你觉得最舒服的地方,不管是你喜爱的书桌,或是角落里照得到阳光

的桌子,只要能让你心静的地方,花一个多钟头好好计划一下你未来的希望。做些什么?看

些什么?说些什么?成为什么?相信这会是你一生中最宝贵的时间。你要去学习如何设定目标

和预测结果,你要画出一张人生旅程的地图,你要勾勒出自己的去向和行动的路径。

在这里,我们要注意一点就是不要为自己的梦想设限,但这并不意味着你可以脱离现实。孙

正义在规划自己梦想的时候也是建立在大量地阅读、不断地思考和学习的基础上的。

查斯特·菲尔德爵士指出:有限的目标会造成有限的人生,所以在设定目标时,要尽量伸展

自己。只有在精彩目标的指引下,我们才能够充分激发出自身的潜能,拥有高效能的工作和

生活。

合理安排出效率

高效地工作,从一定意义上来说,也就是要合理安排好自己的工作秩序。这样,它将大大节省你的时间和精力,并有利于你工作的开展。

有本管理学著作《有效的经理》一书中有这么一句话:“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血,就可以减少重复,开启了更大和更佳工作任务之门。”

培根也说过:“选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”没有一个合理有序的工作秩序,必然浪费时间,要高效地工作就更不可能了。试想一个搞文字工作的人资料乱放,就是找个材料都会花半天,哪有效率可言?

为了使工作条理化,就要明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作进程,并通过有条理的连续工作,来保证正常速度执行任务。在这里,为日常工作和下一步进行的项目编出目录,不但是一种不可估量的时间节约措施,也是提醒人们记住某些事情的手段,可见,制定一个合理的工作日程是多么重要。

工作日程与计划不同,计划在于对工作的长期计算,而工作日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天还有明天的工作,就是逐日推进的计划。有许多人抱怨工作太多又杂乱,实际是由于他们不善于制订日程表,无法安排好日常工作,有时候反而抓住没有意义的事情不放,不得不被工作压得喘不过气来。

法国作家雨果说过:“有些人每天早上预定好一天的工作,然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划,靠遇事现打主意过日子的人,只有‘混乱’二字。”

在明确工作目的和任务后,能不能实现就在于能否合理而有秩序地组织工作。

组织工作要做好选择的工作,剔除那些完全没有什么价值或者只是意义很小的工作,接着再排除那些虽有价值但别人干更适合的工作,最后再剔除那些以后再做也不迟的工作。对付这些区分出来的工作,你可以采取化繁为简的工作方法加以处理。

美国威斯门豪斯电器公司前董事长唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中提出提高效率的三个原则:在每做一件事情时,应该问三个“能不能”:“能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?”

在这三个原则的指导下,善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化,办事效率有很大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。无论在工作中,还是在生活中,为了提高效率,就必须决心放弃不必要或者不太重要的部分,并且把重要的事情也进行有序化。

实际上,有序原则是时间管理的重要原则,正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间,虽然客观条件使得你一时难以做到,但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间,并就此进行分析总结并采取相应的改进措施,你就一定能赢得效率。

总之,要明确自己的工作是什么,并使工作组织化、条理化、简明化。这样,就能最有效地利用时间,让你的合理安排生出效率来。

处理工作分清轻重缓急

我们在工作中常常会遇到千头万绪、十分繁杂的情况,往往会被这些情况弄得晕头转向、不辨东西。这时分清工作中的轻重缓急,找到其中最迫切需要解决的问题,并且集中力量解决它,是最该做的事。

帕莱托定律告诉我们:应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。我们要牢牢记住这个定律,并把它融入工作当中,对最具价值的工作投入充分的时间,否则你永远都不会感到心安,你会一直觉得陷入一场无止境的赛跑里头,而且永远也赢不了。

我们在工作中常常会遇到千头万绪、十分繁杂的情况,往往会被这些情况弄得晕头转向、不辨东西。这时分清工作中的轻重缓急,找到其中最迫切需要解决的问题,并且集中力量解决它,是最该做的事。

一位著名的时间管理专家曾做过这样一个实验:

在一次讲关于时间管理的课上,这位专家在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面

拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当他把石块放完后问他的学生道:“你们说

这罐子是不是满的?”

“是!”所有的学生异口同声地回答说。“真的吗?”专家笑着问。然后又从桌底下拿出一袋

碎石子,把碎石子从罐口倒下去,摇一摇,再加一些,又问学生:“你们说,这罐子现在是

不是满的?”这回他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地回答道:“也许没

满。”

“很好!”专家说完后,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢地倒进罐子里。倒完后,再问学生:

“现在你们再告诉我,这个罐子是满的呢?还是没满?”

“没有满!”学生们这下学乖了,大家很有信心地回答说。“好极了!”专家再一次称赞他