7.实用性
公文的制作和发布是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾，也是党和国家行政机关以及企业事业单位传达意图、颁布法规、进行政治活动、商务活动和经济活动的工具，这就要求公文要有实用性，能够解决实际问题，能够在党和国家行政机关进行公务处理、传递意志以及在各个企事业单位的活动中起到真正的作用，公文是针对现实问题而拟定的，是为我们的现实生活服务的。因此，公文是具有很强的实用性的一种文体。
8.规范性
公文是一种具有规范的体式，具有统一规定的文种，它的格式和行文等方面都有一定的规则，不是任何机关、单位或团体可以随意进行标新立异的。它的拟定必须要遵循统一的规范，而且每种公文只适用于特定的范围，用来表达特定的内容。为了更好的维护公文的权威性、准确性国家有关机构以法规、标准等形式对公文的文体、结构、格式等写作规范都做了统一的规定。公文的拟定者都必须遵循这些规范。随着社会和科技的发展，公文的标准化和公文处理的现代化已逐步提上日程，公文的体式也将会有更严格的要求。
9.特定的处理程序
公文的处理活动是党和国家行政管理工作的一部分，它的处理质量、过程和处理的结果直接关系到国家利益和广大人民群众的切身利益。因此，公文的处理程序也是具有高度的政治性、权威性、周密性和机密性的，它的处理过程是必须要履行法定的程序的，公文有执行效用。为了保证有效性，国家有关机构规定了各种公文的处理程序，公文的拟定者与处理者必须要遵循这种特定的程序。
第三节 公文意义及作用
一、公文的意义
公文的重要意义，至少可以从三个方面进行分析：
1.对于政治文明和社会进步的意义
现代公文的含义足以表明，公文就是政治。国家的法令、法规通过公文来公布，并通过公文而得以实施；国家的各种行政思想和措施，也是通过公文来公布，并通过公文而得以实施。然而，上述目标的实现首先都是通过对于现代公文的写作来完成的。所以我们可以说，写作现代公文，对于国家政治的文明与进步，乃至对于整个社会的文明与进步，都具有重要意义。现代公文的写作质量与水平，关系到一个国家行政的质量与水平。一个国家的公文写作是否科学、进步，是否高瞻远瞩，对其能否健康长久地发展起着至关重要的作用。从这个意义上说，对于现代公文写作的政治意义和社会意义的认识，怎样强调都不过分。
2.对于各级管理机构和各种社团组织的意义
如果说，学习现代公文写作对于国家政治乃至社会文明进步具有重要意义是从大的、宏观的角度来说的，那么，它对于各级管理机构和各种社团组织的意义便是从比较具体、比较微观的角度来说的。对一个单位、一个组织、一个机构或者一个社团的管理的实施与实现，最直接、最明了、最有力和最有效的方式就是公文。开会也好，领导讲话也好，最基础的依据是公文，无论采取什么方式，最后都要落实到公文上来。毋庸置疑，这是由公文在管理工作中的地位所决定的。因此，即便从一个单位、一个组织、一个机构或一个社团的管理的角度来说，对于现代公文写作的意义的认识，也必须达到相应的高度——现代公文的写作质量不但能够反映一个单位、一个组织、一个机构或一个社团的思想水平、管理水平，还直接关系到这个单位、组织、机构或社团的发展方向，影响着其前途与命运。
3.对于个人职业发展的意义
如果你是一个合格的乃至出色的现代公文写作者，应该说，这可能会为你将来的职业发展打下一个非常好的基础，将来职业发展的空间可能会很大。这是因为，高质量的公文写作能力能够为你的职业发展搭建起一个非常好的平台。这种高质量的公文写作能力实际上是你的高质量的现代化管理能力的一个展示。这种展示的结果，必将为你将来的发展创造条件和提供机会。相反，如果你的现代公文写作水平不高，拟制出的公文质量不高，不但可能会妨碍你的职业发展，甚至还可能成为你的职业发展的一个巨大障碍，特别是你选择在政府机关部门工作后，公文写作的水平和能力与你的职业生涯发展更是息息相关。所以，仅从个人职业发展的角度看，我们也非常有必要学习好现代公文的写作。
二、公文的作用
公文是党和国家行政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务的工具，是应用文中最重要、用途最广泛的一种文体，它具有以下几个方面的作用，并且这些作用不是孤立的，而是相互联系的，是一个不可分割的整体。
1.规范与约束作用
从公文的含义中我们就可以看出，党和国家各个行政机关所使用的公文中，大部分是用来颁布行政法规、发布各种命令、制定法律的。公文的这种特点决定了它具有了一定的规范与约束作用，它规范和约束着人民群众的行动，人们对它的决定是必须要坚决执行的。是具有强制性的。党和国家通过强制手段保证公文的执行，维护它的权威性，使之真正起到规范与约束的作用。
2.领导与指导作用
公文的主要职责是代表党和国家行政机关、企事业单位、社会团体在特定的范围内进行组织管理行政事务、交流合作、处理公务、进行商务活动等。在各种各样的公文中，它们的共同点都是体现着党和国家的意志，是党和国家进行管理的工具，因此，公文就具有了领导与指挥的职责与作用，是党和国家行政机关意志的代表，也是广大人民群众利益的代表。公文一经拟定与下发，其下级机关无论是各个行政机关还是企事业单位都必须严格执行公文规定。如果脱离了公文的这种作用，管理工作很可能就会无章可循，变得混乱不堪。
3.宣传与教育作用
要想使党和国家的路线、方针政策顺利及时地进行贯彻实施，除了党和国家制定的路线、方针正确，符合广大人民群众的利益外，还要以某种形式进行宣传，因此，党和国家的各级机关会制定一部分可以对广大干部群众进行思想教育的公文，用来提高人们的认识，启发人们的觉悟，增强人们建设中国特色社会主义的信心，以及调动建设中国特色社会主义的积极性。
4.协调作用
协调，顾名思义就是调节与调整之意，公文的协调作用是指调整与改善各个行政机关、各个部门以及各个社会团体之间的关系，使之协调、有序，使各项工作得以顺利开展，使各种管理工作有条不紊地进行。比如，我们可以制定某些决议、决定来规范协调人们的活动，可以颁布法令来纠正不良的行为，还可以制定某些条例、规定来约束调节人们的行为规范，等等。通过公文的这种协调作用，使党和国家、企事业单位以及某些社会团体的工作步调一致，顺利开展。
5.颁布法规作用
公文是各级行政部门及各个单位依法行政和进行公务处理活动的重要工具，而这种工具要以一定的形式表现出来，这就形成了各种法规，例如行政公文有国家的宪法、刑法、民法、诉讼法等各种法律法规，还有各种办理具体事务的规定、办法等，这些法规在拟定后，都要以行政公文的形式进行颁布与实施。用来发布党内行为规范和规章制度的条例、规定等也要以公文的形式发布实施。这些行政法规一旦发布，就具有了法律效力，是神圣不可侵犯的，任何机关单位、任何人都不能违反。
6.交流作用
公文还具有交流信息的作用，它在诸多不相隶属的机关或者平级机关单位之间起着桥梁与纽带的作用。公告、通告、通知、通报、报告、请示、公函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加强各个机关单位之间的联系，进行很好的沟通，既方便上情的下达，也方便了下情的上达。有了公文这种交流与沟通的桥梁，我们的党和国家的行政机关、企事业单位、社会团体都有可能做到互相沟通、互相了解，更好地进行配合协作，有利于各项工作的开展。
7.组织作用
公文是党和国家、各单位制定计划和决策进行实施的载体，这些计划和决策依附公文而化为具体的执行过程。由此可见，公文是党和国家、各单位进行各种组织活动的重要工具，是组织各种机关单位进行活动、实施计划与决策的工具。例如，可以通过命令、意见、决议等形式对下级的工作进行组织并提出具体实施要求，也可以通过请示、报告对下级的工作进程做深入了解与掌握，并对其活动进行组织与督促。
8.凭证与记载作用
公文是具有一定的时效性的，它的时效的开始与结束都是有时间限制的，公文是进行各种公务活动的依据，它负责公务活动的记录，是公务活动的凭证；公文在完成了它的使命之后，就要进行整理归档，以便对今后的各项工作起到记载、凭证与参考的作用。