书城管理高效能企业的7个习惯
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第8章 习惯二:精简办公——细节让你的企业效率倍增(2)

(10)增加自己的耐性,并以开阔的心胸包容所有事物。你应与不同性格的人多接触,学习接受他人的本性,不要一味地要求他人照着自己的意思行事。

(11)你应当承认,“爱”是治疗生理和心理疾病的最佳药物,它会改变并且调适你体内的化学元素,促使你表现出成功的心态,扩展你的包容力。接受爱的最好方法就是付出自己的爱。

(12)参考别人的例子提醒自己:任何不利情况都是可以克服的。虽然爱迪生只接受过3个月的正规教育,但他还是成为了最伟大的发明家。虽然海伦·凯勒失去了视觉、听觉和说话能力,但她鼓舞了数万人。明确目标的力量胜过任何限制。

(13)对于善意的批评我们应采取接受的态度,而不应采取消极的反应。你要接受他人看待你的观点,利用适当机会做一番反省,并找出应该改善的地方。

(14)避免任何具有负面意义的说话状态,尤其应根除吹毛求疵、闲言碎语或中伤他人名誉的行为,因为这些行为会使你的思想向消极面发展。

(15)请随时随地地表现出真实的自己,因为没有人会相信骗子。

(16)相信无穷智慧的存在,它会使你产生为成功而奋斗所需要的所有力量。

(17)信任和你共事的人,并承认如果和你共事的人不值得你信任时,就说明你选错人了。

(18)以相同或更多的价值回报给你帮助的人。“报酬增加律”会给你带来成倍的好处,会为你带来所有你应得到的东西和能力。

(19)把你的全部思想用来做你想做的事,不要留半点思维空间给那些胡思乱想的念头。

(20)彻底“盘点”一次你的财产,你会发现自己所拥有的最有价值的财产是健全的思想。有了它,你就可以决定自己的命运。

【办公室时间保卫战】

每个办公室都存在效率低下的现象,并不奇怪。而令人惊讶的是,许多公司只是被动地适应这些情况而不对它们加以改进。

1.会议的真谛——提升团队执行力

开会一事,是办公室主要职能中最绕不不过去又最浪费时间的一道程序。

办公室里的职员喜欢召开会议吗?

身为一名办公室管理者,你是否热衷于开会?

你会把开会当作日常工作的一项内容,即便没有什么需要,也习惯性地召开会议吗?

在会议开始之前,你是否会对大家说“我们随便聊聊”?

绝大多数管理者都患有会议依赖症,虽然他们不愿意承认这一点。在职场上,管理者们很享受在台上夸夸其谈、发号施令的感觉。他们甚至认为开会可以增进自己对员工的了解,拉近彼此间的感情。

扪心自问,你患有会议依赖症吗?

为什么大多数管理者都不愿意问一问员工“你喜欢开会吗”?很多时候,人们都太自我,不会设身处地地考虑问题。当巴菲特勇敢地向员工们问出这个问题时,得到的回应却是长久的沉默。巴菲特明白了,员工们已经在心底大声回答了——“不喜欢!”因为如果他们喜欢,便会毫不犹豫地告诉管理者。

于是,巴菲特给自己制定了一项原则:不到万不得已,绝不召开会议。

热衷会议的人常召开会议,尤其是拥有着支配他人时间权力的办公室管理者。

厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与精力的一种活动。

会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由,我们有必要恢复会议的真面目。

身为办公室管理者,你会因为各种需要召集下属开会,也许是为了宣布一项重要决定,也许是为了共同商量某一问题的解决方法,也许是为了激励团队成员的士气,也许是为了明确分工情况,也许是为了解决两个对立部门的矛盾……

召开会议的真正目的

每一次会议的召开都有具体的目的,但归根结底,召开会议的目的是提升团队执行力,进而提升团队绩效。

有效的会议能促成组织的意见沟通,集思广益做出正确的决议,使执行者认同并行动,最终达成组织目标。具体而言,会议具有以下作用。

①开展有效的团队沟通。

会议是最有效的集体沟通方式。虽然现在可供人们选择的沟通方式越来越多,如电话、电子邮件、多媒体、即时聊天工具等,但当需要群体沟通时,人们还是会选择开会。因为这种方式最直接、最直观,也最符合人们的沟通习惯。通过开会,组织成员之间可以相互交换意见,增进彼此的了解和感情,形成团队默契。

某管理咨询公司发展迅速,在短短3个月时间内人员和规模扩大了一倍。公司新成立了两个部门,但由于缺乏沟通交流,新员工和老员工之间非常陌生,难以形成有效的协同。针对这种情况,公司安排了两天的封闭式会议,就如何有效协同进行交流、探讨。在会议期间,领导有意安排了互动和游戏环节。会议结束后,员工们不仅就如何协同形成了许多可行的方法,而且增进了彼此的了解,使交流一下子多了起来。

②采集众人的智慧。

通过开会集思广益,形成对某一问题的多方面、多角度的看法,可以让组织决策更科学。如果仅仅依靠一个人的智慧,考虑的问题难免有所疏漏。因此,通过开会采集众人的建议非常重要。

召集能够提供信息的人开会,是收集信息的一种有效方法。你可以请求信息提供者,将书面信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这些信息,你可先将它复印然后分发出去。另外,你可通过约见个别有关人士,来当面收集信息。

所谓“术业有专攻”,每个人都有自己擅长的领域,而开会正是发挥个人专长的有效方式。某公司召开产品研发会时,市场部人员由于对客户的需求了解得非常透彻,所以能从客户需求的角度对新产品提出设想和要求;采购部人员对原材料情况了解得非常清楚,所以能从原材料和成本控制的角度提出自己的看法;设计部门人员非常了解产品功能,所以能从技术的角度对新产品做补充……综合各方面的意见,产品研发人员对新产品有了更深刻的认知,受益匪浅。

③分享成果,共享资源。

某电话销售公司每月都会召开成功经验分享会,邀请当月销售业绩最好的员工向大家分享自己的成功经验。通过分享者讲述自己的亲身案例,大家可以得到非常多的启示。

通过会议通报组织的新决策,管理者能使组织成员了解来自上级或其他部门的相关信息,同时让他们相互帮助,相互促进,共同进步。虽然我们可以凭便条、备忘录、书面报告……从事信息交流,但书面的东西人们不一定会看,看了也不一定能够完全理解。开会不失为一种提供信息的明智举措。在会议中,发言者不但能当面澄清与会者的疑问,还可以借助视听设备增进与会者对信息的了解与兴趣。

④激发组织成员的士气。

沃尔玛公司创始人山姆·沃尔顿总是尽可能地出席员工大会。他在大会上常通过幽默、生动的演讲,激励员工的工作热情,情绪高昂的时候,他甚至会带领员工们振臂高呼:“沃尔玛万岁!沃尔玛全体同仁万岁!”每次会议结束,员工们的士气都得到了极大地激发。

会议还是管理者对优秀员工进行表扬的最佳场所。对于被奖励者而言,当众表扬会为自己带来极大的荣誉感和成就感,对于其他人而言则会起到激励和督促作用。

⑤实现对组织成员的有效管控。

公司和部门召开例行会议的目的是了解组织成员的工作进展,实现对工作过程的有效监督和管控。在会议上,管理者可以通过询问、责任人汇报的形式,及时地了解员工的工作状况,以及时、合理地调整策略、方法和任务。

⑥协调矛盾,达成共识。

清代著名的红顶商人胡雪岩说:“有问题就摆到桌面上大家谈。”部门和部门之间、员工和领导之间,如果出现矛盾,没必要藏在心里,遮遮掩掩,否则问题将永远得不到很好的解决。召开会议是调节矛盾、达成共识、统一思想的有效方式。

⑦解决问题。

当管理者面临问题时,可当机立断地亲自加以解决,也可授权给别人代为解决。但若问题紧迫度不高,管理者希望获得集思广益的效果时,最好能邀请下属开会。邀请下属共商问题、解决方案,不但可让下属感受到尊重,而且能表现出自己对协商解决的热情。

⑧宣传政策。

当你准备将既定的政策传达给下属的时候,可以采取三种途径:第一、书面宣传;第二、面对面个别宣传;第三、开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则,但不如面对面个别宣传那样有说服力,因为面对面宣传时你可可根据每位员工的特点调整宣传方式,但这种方式的沟通成本太高。开会的方式则介于两者之间,既具有良好的互动性,成本也相对较低。如果交流有利于提高说服效果,就应当果断地采用开会宣传的方式;但如果开会可能会导致与会者产生矛盾,就应当采用面对面个别宣传或书面宣传的方式。

⑨培育训练。

由于人力开发重要性已被企业界所确认,所以员工的培育训练越来越普遍。

高效开会有诀窍

以一周为期,算算以下这几个问题:

①总共开了几次会?

②每次会议持续多长时间?

③因为与会者迟到、会上跑题、开玩笑而在会议室里浪费的时间有多长?

④因为开会达成了几个共识、提出了几项建议、解决了几个问题?

⑤因为开会而错过了多少时机、耽误了多少工作、多加了多久的班?

⑥因为开会而花多长时间去准备一个PPT,会后又花多长时间去整理会议记录、撰写报告?

通过以上问题可得出数据,能让管理者们会对会议在工作中起到的作用有一个直观的认识。

或许你召开的会议频率不低,效率却不高,甚至开几个会也得不出一个结果。

实际上,一些程序性的例会,通常会有相对规范的流程,按照流程一步步走下来,能让会议有不错的效率。因为一切都形成了习惯,所以进行起来就相对简单些,这和通常所说的用制度来保障效率是一个道理。因此程序是会议能否开得高效的核心因素。

要想做让开会变得更加高效,你可以在会前、会上及会后三个阶段规范流程。这看似麻烦,却是磨刀不误砍柴工的好方法。

会议前

①会议目的具体化。

很多人会觉得这是一句废话,开会前当然要知道会议想达成什么目的,比如,这次会议是为了下半年要推出的新产品而制定广告策略。

但,这个目的看似清楚,实际上太过笼统宽泛,因此在执行中很难做到有明确的针对性。

你不妨把这个目的具体化,细分为讨论预算、投放渠道、针对人群等等。更进一步的做法是给每一项具体的讨论分配15~20分钟的具体执行时间。这在无形之中做到了规范会议流程,能让每个参与者做到心中有数,发言有的放矢,避免了同一时间讨论多个问题,交叉讨论以及在一个问题上纠缠过多久的情况。

②邀请最合适的与会人员。

开会这件事并不是人多力量大,而是人多浪费的时间也多。7到8个人的会议是最有效率的,它能让彼此畅所欲言,充分沟通,同时保证所有人都集中注意力。人再多的话,要么会浪费人员的时间,要么会让意见没有足够的时间表达。

③严格遵守会议规则。

守时、不打电话、不在会上私下开小会……这些都是常识性的规定,虽然没必要每次都拿出来读一遍,但必须与会者非常严格地去执行。比如,迟到一次罚50块钱这样的规则执行与否,对开会效果会产生很大的影响。

会议中

①设立会议主持者(流程控制者),其对调动会议气氛、节奏有着相当重要的作用。

会议中经常出现的情况是:与会者讨论到兴致很高的时候会扯开话题,这时就需要有人设法将话题拉回来。另外,对于一些虽然与会议相关,但并不是与会者都关心的事情,或者利用会议这点时间根本讨论不清楚的事情,在不影响会议正常进行的情况下,都要及时打断。比如,主持人可以就其中几个人的问题在会后另开一个小型会议来探讨,而不要让其阻碍会议的进行。

②减少PPT。

很多外企都很喜欢在会议上使用精美漂亮的PPT,从而在制作上耗费大量人力。但其实,会议中有不少PPT都是形式大于内容的。不仅如此,PPT还会拉长发言时间,模糊焦点内容。凡事最重要的是适度,因此可以不用PPT的时候,就尽量放弃使用吧。

③相互尊重的发言规则。

最有效的交流须基于谈话者的互相信任和互相尊重,但这依赖于一些具体措施的保障。例如,不要在别人发言的时候打断他;认真听对方在讲什么并思考其所讲的内容,不要只是想自己下面要说什么;如果别人已经说了你想说的,不要再重复;给每一个人以同等的发言机会,观点没有绝对的对错,只要发言者能说出理由;就事论事,不要把同事之间的私人感情带到会议中,因为观点不同而借机在团队里攻击或伤害对方。

④及时做阶段性总结。

在一个小时以上的会议中,与会者出现注意力不集中、疲倦或厌倦的情况是很正常的,会议的主持者可以阶段性地做一些简要的总结,既拉回大家的注意力,又让会议的节奏感更加明确,同时强调会议的阶段性成效,以激励大家。

最后的总结也很有必要。如果得出了结论,结论是什么;如果没有得出结论,那么今天的讨论取得了哪些共识,还有哪些争议,接下来要做什么,将在多长的时间段内完成下一阶段的任务都需要去总结说明。

⑤议而不决的时候就不议。

既然制定了程序,就一定要保证其能够执行下去。企业给每一个议题规定的时间都是有限的,如果遇上很难达成共识的内容,不妨暂且搁置争议,按照流程先讨论其它的,以免耽误大家的时间。至于争议的内容,你可以请大家先各自做一些深入的思考,再另行开会。