按“随货同行证书的管理程序”操作，向供应商索取有关质量证明，如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等，并与采购订单的内容进行对照，检查是否一一对应，准确无误。索取证书应及时传指定质检员存档，按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。
5.标志、包装检查
对所抽样品进行标志检查时，严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
6.对有使用期限的商品进行检查
应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。
7.感官检查
对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
四、购进货品的处理规范
1.商品通常从供应商处运送至仓库，供储存和分配，或者直接运送到店铺的仓库中。
2.将价格和存货信息标记在商品上。价格和存货标记可通过多种方式完成，店铺可能以手工方式标价和记录存货。大型连锁店使用自己的计算机生成价格标签，同时依靠包装上印刷的条形码数据保持存货记录。
3.商品陈列及现场存货数量和品种的多少取决于店铺的规模大小。连锁型店铺一般利用货箱和货架陈列商品，大多数存货都放置在销售现场。传统百货商店采用各种各样的场内陈列，大多数存货都放置在仓库，而不是销售现场。
4.处理退货和损坏商品的程序也是必不可少的。特别是店铺必须确定由哪方负责顾客的退货，并制定有关回收损坏商品并负责退款或换货的条款。对于这部分内容，在前面与供应商谈判时提到，要特别写进合同条款中，虽然涉及的这部分商品款和商品数量都不大，但极易产生纠纷，影响店铺与供应商的合作关系。
5.由于偷窃行为的存在，监视和减少货物失窃成了商品处置过程的一个重要方面，而且其重要性正在急速上升。在目前的中国，由于法律的原因，以及人们的素质普遍不是很高，加上商店的商品大部分实行开架销售，如果增加检验装置和加派防损人员就要增加店铺的营运支出，而在处置偷窃商品行为时，由于受现场管理和防损人员的水平和素质所限，又极易造成对店铺的负面影响甚至导致诉讼。因此，越来越多的店铺已采取积极的防窃行动来解决这个问题。
6.商品控制包括估计收入、利润、周转率、存货短缺、季节性及店铺经营的每一种或每一件产品/服务的成本。为了达到控制商品的目的，店铺需建立和保持书面的存货数据、定期清点实物存货、核对书面商品存货数字的准确性。
五、再次购买与货品评估操作规范
1.再次购买
对那些不止一次要采购的商品，再次购买的计划是必需的。制定这种计划时，有四个因素是关键的：订货和送货时间、存货周转率、财务支出、存货/订货成本。
（1）订货和送货时间
对于店铺而言，从发出一份订单到供应商响应再到商品出现在货架和柜台上，整个过程需要多少时间是应明确规定的。提前送到，增加仓库的压力和管理费用；延迟送到，则出现断档缺货，进而会影响店铺的信誉。
（2）存货周转率
存货周转率是每种商品从订单开始到销售出去所需的时间，它是制定再订货商品的基础。采用计算机管理系统的大型连锁店可以自动生成。
（3）财务支出
一般而言，一次大量的采购可获得较大的折扣，但它同时带来仓库费用支出的上升，因而单纯为获得高折扣而大量采购是不明智的做法，关于这部分内容，在后面的仓库管理中会有更加详细的分析。
（4）存货/订货成本从存货成本看，它属于仓库管理部分，在后面的仓库管理部分有详细介绍；而订货成本，则在采购环节出现。大型连锁店采用POS系统加EDI的订货方式，与小型店铺的派采购员前往供应商处采购相比，具有高效、快捷、费用低廉的特点。
2.商品评估
（1）建立评估机制
店铺采用切实可行的方式，对经营商品进行分类、排名。最有效和简便的方法，是将POS系统设置商品销售的排名功能，每日的销售报表、月终的销售报表都可生成各类商品的销售排名，提供给市场部和采购部，供决策时使用。
（2）排名分析
POS系统从销售数字中生成的销售商品排名，供市场部和采购部再订购和对目前经营政策分析。如设定对最后5位的商品进行分析，是产品线太长、定价太高、市场不接受、功能不清楚、质量问题、太超前、已是产品生命末期，进行各项定量分析，找出真实的原因，并在找出原因的基础上，进行决策。
（3）做出对策
对于排名末位商品，一般情况下应淘汰；产品线过长的，增加消费者的选择难度，使之难以作出购买决定；价格、质量、功能方面的问题，连锁企业一般无能为力；对超前的商品和处于商品生命末期的商品，无法改变商品的命运，也可以选择淘汰。
◇自然淘汰：减少进货量，直到市场无消费意愿时再停止进货。
◇即刻淘汰：将所售商品从卖场撤下，退还给供应商，并不再进货。
◇捐赠：对采用经销方式进货的末位商品，在商品还有使用价值时，捐赠给社会慈善机构、社会贫困人士，让商品的使用价值得以发挥，避免给零售商造成降价的负面影响。
(第五节采购管理制度与表单
一、店铺采购管理制度
（一）采购管理制度
1.制定采购计划
（1）由店长根据本店每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。
（2）计划外采购或临时增加的项目，应制订计划或报告财务部门审核。
（3）采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部门。
2.审批采购计划
（1）财务部门将店铺各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。
（2）财务部门根据店铺本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测作采购物资的预算。
（3）将汇总的采购计划和预算报店长审批。
（4）经批准的采购计划交财务主管监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部门有权拒绝付款。
3.物品采购
（1）采购人员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量和单位适时进行采购，以保证及时供应。
（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可与有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种等供货要求。
（3）采购人员对餐料、油味料、酒及饮品等，要按计划或下单进行采购，以保证供应。
（4）计划外和临时少量急需品，经店长批准后可进行采购，以保证需用。
4.物资验收入库
（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。
（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量核对发票验收的。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
5.报销及付款
（1）付款
◇采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款。
◇支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内。
◇按店铺财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结算，30元以下者可支付现款。
◇超过30元要求付现金者，必须经财务主管审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。
（2）报销
◇采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。
◇采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经店长批准后方可给予报销。
（二）物品采购制度
1.物品库存量应根据店铺货源渠道的特点，以控制在一个季度销售量的一倍为宜。材料存量应以两月使用量为限，物资及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2.坚持“凡国内能解决的不从国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3.各项物品、商品及原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4.计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部门并报店长审批同意后，方可采购。
5.凡购进物资，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。
6.高额进货和长期订货，均应通过签订合同的办法进行。
7.从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方可采购，否则财务部应拒绝付款。
8.凡不按上述规定采购者，财务部门以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给店长处理。
（三）订购进货管理制度
1.订购制度
（1）采购组每日检查库存，若至请购点时，需填写请购单，经店长核章后办理采购事宜。
（2）采购组查询货品供应商的其他货品库存状况，以简化作业并符合规模经济。
（3）采购组依据厂商资料表制作订货单一式二联，以传真或电话通知厂商，并将订购单第二联交储运组备查，第一联自存。
（4）采购组于每次确认订购单后，当日发出通知，依照与各家厂商协议的时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日上午10：00～11：30，下午3：00～4：30。
（5）紧急采购经店长核准后进行，事后需补填请购单。
（6）储运组也须与采购组共同依照储位大小、经济订购量及安全库存等设立采购量，采购量的最小数量须事先与厂商协议。
（7）采购组应在进货验收单上每日核查应送的物品，如发现过期而未到的订购单，应立即查询货品延误的原因，并催促尽快发货。
2.进货制度
（1）厂商送交货物时必须填写进货验收单一式三联，详细写明送货内容及订购单号码，连同所送的货品送到指定的收货处，并由储运组收货人员进行验收。
（2）储运组核对进货验收单与订购单无误后，在进货验收单上签章，将第一联退还厂商作为送货的凭证。
（3）储运组将进货验收单的号码抄录在货品上，同时在订购单上填写进货验收单号码与收货日期。
（4）储运组根据进货验收单检查及证明下列各项。
◇货品编号。
◇品名规格。
◇交货者名称。
◇交货数量。
◇实际接收数量。
◇收货日期。
（5）储运组若发现送来的货品混有其他货品或其他特殊状况时，必须在进货验收单接收状况栏内写明，作为品质检验的参考。
（6）储运组在进货验收单上填入必要内容并核章后进行货品质量检验工作。
（7）验收注意事项。
◇货号。
◇品名。
◇规格。
◇数量、重量。
◇包装。
◇品质。
◇有效日期。
◇进价。
（8）验收无误的商品，再由储运组以彩色笔将该货品的储位，于验收时书写在货品包装上，以便于存放定位。
（9）储运组于验货时如有溢收数量，应通知采购部门视实际情况决定是否补开进货验收单，否则拒收。
（10）储运组应依据进货验收单，每日提出应交未交的物品，供采购组跟催，次月5日前应提出超支、欠货资料，供采购、会计、管理部门参考。
（11）储运组将交货实况填入厂商资料卡交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发现不符所需，则通知厂商进行退货处理。
（12）储运组核对货品数量与良品总数是否相符，安排货品进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章，再送至储运组主管处核章。
（13）储运组主管核章后的进货验收单第三联白存，根据良品总数转存至电脑。
（14）进货验收单第二联送会计作为付款的凭证。
3.报废作业制度
（1）报废管理的目的为有效地控制和计算原材料的成本。
（2）报废品的定义。
◇原材料无法继续使用或转做他用而必须丢弃。
◇凡正常加工过程中所丢弃的残物不应报废而属损耗。
（3）报废品的区分。
◇材料的品质验收未能落实或规格与实际需求不符，致使无法使用且不能退货者。
◇仓储人员保存不当，致使材料损坏无法使用者。
◇因运送或搬运不当，造成材料破损污染而无法使用者。
◇原材料、成品过期而无法使用者。
（4）报废品的处理。
◇报废品应存放于暂存区，以便随时资料查询及更正。
◇所需报废的货品应由权责单位于月底填写报废单一式二联。经由品质管理人员确认，并经经理核准后，会同会计部门进行清点，清点完毕，报废单第一联自存，第二联交会计。
◇经核准报废的货品由储运组统一销毁。
◇报废品若是原料，以采购时买进的价格计算；若是商品，则以出货价计算。
（四）收货文件管理制度
1.收货办公室是存放所有收货文件的规定地方。
2.收货文件的原件必须提供给财务部门，收货办公室保存文件的副本。
3.收货文件必须按时间、按部门、按收货号的顺序进行排列，分柜进行存放；查询时必须经过收货部人员的同意。
4.所有收货资料保存至少一年。
5.所有的文件必须在当日工作结束后进行整理、归档；凡有问题的文件，必须做记号说明原因，并交接到明日进行处理。
（五）商品验收管理制度
1.仓管人员和采购人员应严格按商品质量验收标准对所有货物进行检查。
2.清点检查。重点检查数量、包装质量及其完好性。
3.抽样检查。应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样商品进行检查。
4.合格证检查。检查产品是否有合格证及其是否有检验机构和检验员签章。
5.索证。
（1）按随货通行证书的管理程序操作，向供应商索取有关质量证明，并与采购订单的内容进行对照检查是否一一对应，准确无误。
（2）质量证书应及时转指定质检员存档，按随货同行证书的存档操作进行管理。
6.标志、包装检查。
（1）对所抽样品进行标志检查时，严格按照商品质量验收标准进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
（2）对有使用期限的商品应重点检查其生产日期、进货日期是否符合商品质量验收标准的规定。
7.感官检查。对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。