书城管理老板经典:中小企业做大做强的八项修炼(超值金版)
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第29章 流程效能:巧妙拒绝让你的生活步入正轨(1)

没有你的允许,没人能让你觉得很糟。

——史蒂芬·柯维

内心引导生活的4个步骤

我们越是注意到内心的指南针的引导,我们的目标就会越坚定、越清晰。

多数人管理不好时间并不是方法和技巧不好,而是他们不知道自己生活中最重要的事情是什么,也不知道自己的生活准则是什么。因此,有效的时间管理实际上就是引导生活。它包括4个步骤:

(1)列一份个人任务表。

一份个人任务表的具体表述就是你的生活准则和认识。花点时间考虑一下你最重视的问题和关系——这样你才能感觉到生活的意义和目的,感受到平和、喜悦和成就。想想那些能够提高你的生活质量的原则。没有这样的定位,我们只会每天都“举轻若重”地生活,要不就是被“紧迫的鞭子”赶得手忙脚乱。

(2)确定自己的主要生活角色。

你的角色也许是妈妈、爸爸、妻子、丈夫、产品经理、委员会主席、朋友、邻居等等。想到这些角色的时候,你也许会想要把自己的任务表再扩充一下。

(3)设定每个角色的目标。

一定要设定自己的长期年度目标。在每个星期开始的时候,你都应该浏览一下你的任务和目标,并给每周定下你所要实现的目标和完成时限。

(4)把自己的认识、角色和目标综合起来。

综合能力就是作出并实现计划的能力。强化个人的综合能力和修养的关键就是从小事着眼。对大家来说,最根本的小事就是我们自己的身体。如果你很难在早晨闹钟响的时候起床的话,可以制订一个这样的计划:在接下来的一周里早睡早起,然后再坚持一周、一个月。如果每次你都能订一个小小的计划并努力实现它的话,你就能提高自己实现更大目标的能力。然后,你可以把个人目标扩展到每周坚持多少次运动,下一周继续。再然后,你还可以计划控制饮食,改变饮食习惯,或者制订一个读书计划。

随着你不断给自己和他人确立目标、不断实现这些目标,你就会发现:完成既定目标和设想的综合能力已经和你的情绪毫无关系了。反之,如果你长期无视或拖延那些对你来说最重要的事情,那就无异于把钻石当成尘土对待了。

一旦我们学会每周检视生活中最重要的事情,以及我们所扮演的各种角色的目标时,我们的内心就逐渐拥有了一个“指南针”。它会给我们以智慧和引导,告诉我们如何满足我们所爱的人(我们的配偶、孩子、朋友、邻居、同事)的需要。这个内心的指南针指导我们,让我们有能力实现目标,成功地确定优先次序,告诫我们不要自私、小气、懒惰和冷漠,让我们得以向无限潜力挑战。内心的指南针告诉我们,对好的和不好的一切说不,而去努力寻求最好。内心的指南针告诉我们,可以在什么时间把计划内的事情推一推,腾出精力去干更重要的事情。

我们越是注意到内心的指南针的引导,我们的目标就会越坚定、越清晰。认识到内心的指南针所带来的力量并记住它的作用。忙碌的时候,不妨花点时间停下来,静静体会它的奥妙。

空间条理化的SPACE妙招

一间屋子不管多么乱,都应该只需不到5分钟的时间就能收拾整齐。

想好好整理一番,又不知道从什么地方开始吗?按SPACE妙招去做,那么不论你是整理壁橱、衣柜还是办公桌,都能让它们变得既井井有条又整洁干净。成功使用SPACE妙招的关键是做好每一步,更为重要的是,要循序渐进。你不妨先整理一个房间,让自己体验一下成就感。

(1)归类(Sort)。

无论你要整理的是什么——纸张、衣服还是运动器材,你都应该先把类似的物品归到一块儿,看看都有什么。从地板的一个角落开始,绕整个房间一圈,把每种物品都归类堆放。不要急着立即扔掉什么东西。当你知道每种东西的数量之后,才更容易判断哪些该留、哪些该扔。

(2)清理(Purge)。

检查一下你所拥有的各种东西,对每种物品,你都可以问问自己:“这东西有用吗?我喜欢吗?”如果你对其中一个问题的回答是肯定的,那就留下这样东西,否则就扔掉它。我们大多数人只会用到自己物品的大约20%,也就是说,如果我们有十件衣服,那我们通常穿的只是其中的两三件;如果我们有十张CD,那常给我们带来精神愉悦的也只是其中的两三张。即便如此,要进行清理还是很艰巨的。为了便于清理,你要记住以下几点:

扔掉那些该扔的东西。这些东西破破烂烂的,和你现在的生活毫不相干,你再也用不上了。比如,墨水用完了的笔;破了的衣服;生锈的曲别针。

有些东西可以捐出去或送朋友。把你很早之前买的却从来没用过的东西送走——不管当初它们的价钱多贵!如果把这些东西送给你关心的人或者机构,可能你会更加心安一点。

想想卸掉这些包袱后你的收获。空间——可以让出来给你真正喜欢和使用的物品;时间——不用再到处找东西浪费时间了;钱财——以后你也不会再买那些用不着的东西了;满足感——把那些不用的东西送给别人后的良好感觉。

(3)归位(Assign a Home)。

确定每种东西的储藏位置。一定要仔细记好它们被放在了哪里——哪个架子?哪个抽屉?床的哪边?同时要考虑每样物品的使用频率、取用方便和符合逻辑的排序。比如说,运动服可以和游泳衣放一起,衬衣可以和夹克放一起。

(4)装箱(Containerize)。

箱子能让你的整理成果美观、个性化。等你把各种东西都收拾好了,就能确切知道你到底需要什么样的箱子了。列一个表,量一量箱子放在什么地方合适,然后带着尺子去商店。在每个箱子上写明它所储藏的物品,这样,你就很容易知道什么东西放在什么地方了。

(5)保持 (Equalize)。

东西都各就各位后,再来计划一个简单的保持原则。一间屋子不管多么乱,都应该只需不到5分钟的时间就能收拾整齐。每年要进行一次调整,以确保你的“物品秩序”能跟上你的需求、财产和生活重心的不断变化。

报告坏消息的骨架(SPINES)策略

报告坏消息的秘诀不在于你说什么,而在于你怎样听别人说话,以及如何回答别人问题。

报告坏消息总是令人感觉难以启齿、别别扭扭、特别痛苦,报告消息的人和听到消息的人感觉是一样的。一名专业肿瘤医生,创立了一种简单有效的骨架(SPINES)策略。报告坏消息的秘诀不在于你说什么,而在于你怎样听别人说话,以及如何回答别人的问题。“骨架”(SPINES)策略分为六个步骤:姿势(Setting)、心情(Perception)、开场(Initiating)、内容(Narrative)、情绪(Emotions)、方法和摘要(Strategy & Summary)。

身体姿势尽可能放舒服些。坐下来,创造一个私密空间(关上门,关上电视等等)。然后,尽最大努力判断对方的感觉或猜测——也就是判断他们对事态的心情。是担心呢,还是已经知道发生了不幸?你还能继续说下去吗?

知道了对方的感觉,就能顺利进行下一步——开场了。使用什么样的语言取决于你的个人风格,以及你与对方的关系。如果你带来的消息出乎意料,你或许可以这样说:“我必须告诉你……”或者“医院刚打来电话说,发生了一起事故……”又或者“我刚才问了医生……”

下面两步必须同时进行:一边向对方叙述事件的内容,一边注意对方的反应和情绪。内容就是事件发生的情况。你在解释整个情况的时候,需要同时关注对方各方面的情绪,这是整个过程中最重要的步骤。如果能完美地化解对方的情绪问题,那你的交流就算成功了,即便其他步骤完成得不妥当也没关系。

要化解对方的情绪问题,最有效的方法就是移情——主要包括三个步骤:

(1)确定对方情绪的出现——不论是震惊、不相信、生气、害怕、悲痛,还是这些情绪混合在一起或者其他的表现。

(2)确定情绪产生的原因——在这种情况下,原因肯定是听到了坏消息。

(3)你明确知道以上两个步骤的必然联系,然后作出你的反应。