（1）负责收发各种文件、信件，每日上午、下午要到总经理室领取公文、请购单、采购单，及时交给经理审阅批示，做到不积压、不拖延各类文件。
（2）熟悉并了解本部门各个环节的工作情况。
（3）催办执行上级的指示，并将领导的政策和经营方针及时传达本部员工，做到上传下达，使本部门工作能顺利进行。
（4）协助经理搞好调查研究，及时向经理提供一些建设性的意见。
（5）做好各类文件的登记与存档工作，做好往来业务单据的登记，协助领导检查采购过程。
（6）接听电话并认真的做好记录，接待来访客人，文明待客，并做好会议记录及存档。
（7）协调内部员工之间的关系，做好部门考勤与工资发放等工作。
五、酒店采购员岗位职责（一）
（1）随时掌握酒店各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，随时掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制情况，熟悉各种物资的采购计划。
（2）严格审核合同的条款，订购业务必须上报经理或主管，研究后方可实施。
（3）随时到柜台和仓库了解商品销售情况，以销定购；积极组织适销对路的货源，防止盲目进货；尽量避免积压商品，提高资金周转率；随时与仓库保持联系，了解库存情况，全面掌握库存商品的情况，有计划、有步骤地安排好各项事务。
（4）严把质量关，对不符合质量标准的物品要坚决拒收；要根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，按“畅销多进、滞销不进”的原则，保证充足货源。
（5）采购物品应该做到择优选择、物美价廉；对时鲜、季节性物资，如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息，供经营部门参考。
（6）对于各部门急需的物品要优先采购，并做到按计划采购；认真核实各部门的申购计划，并根据酒店仓库的存货情况，制定采购计划；对常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作。
（7）严格遵守酒店的财务制度，遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利的前提下与合作伙伴开展业务活动；购进物资要尽量做到单据（发票）随货同行交仓管员验收，报账要及时，不得随意拖账挂账。
（8）努力学习业务知识，不断提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护酒店的礼仪、利益和声誉，不谋私利。
（9）严格遵守酒店的各项规章制度，服从上级领导的临时工作安排。
六、酒店采购员岗位职责（二）
（1）了解并掌握新采购的商品的名称、规格、型号、特点、产地、进价、售价、销售和行情等情况。
（2）了解并掌握商业行情、市场信息及营销情况，掌握本酒店的客情状况，按商品销售的特点和规律进行采购。
（3）对于那些需要采购的高档、名牌商品要按计划进货，做到既不积压，又不脱销，供销对路。
（4）根据酒店各个部门的需要情况有计划地进行采购和进货，保证供销。
（5）要与供货商保持良好的合作关系，在进行业务往来的过程中，要讲究职业道德，遵纪守法，不索贿受贿，不以次充好。
（6）采购的形式一般有两种：一是购销，二是代销，在采购业务活动中，能够代销的就尽量不要购销。
（7）采购的付款方式一般也有两种：一是人民币付款，二是外汇付款，在采购业务活动中能用人民币付款的最好不要用外汇付款。
（8）客户要求对畅销的商品以购销的形式，或要用外汇付款，要按照相关的购销协议办理有关手续。
（9）在进行大宗商品的订购时，必须要有经理和财会人员一起参加洽谈、签订协议，并严格按协议执行，讲究信誉。
七、酒店仓库收货员岗位职责
（1）根据酒店的规定和要求，认真有效地检验到货物品是否符合酒店要求的质量标准。
（2）办理验收手续时应按照采购单的内容和数量进行。
（3）验货时如发现质量不符合要求、数量差错，应拒绝收货并及时报告主管。
（4）在办理验收手续后应及时通知有关部门取货。
（5）填制每日收货汇总表。
（6）协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品。
（7）有条理地做好采购单的存档工作。
（8）积极提出改进工作的设想方案，协助领导做好本部门的工作。
（9）服从分配，按时完成领导交办的任务。
八、酒店仓库保管员岗位职责
（1）全面负责酒店的物资与商品的入库验收工作。入库时，要严格按照相关的单据与质量标准对进仓物品进行验收，并根据发票名称、型号、规格、单位、数量、价格等填写验收单或收据，要严格把好质量关，不符合标准的货物应退回，发现问题要及时进行上报处理。
（2）有效地管理库房，具体负责酒店各项物资的保管与供应工作。
（3）严格验收进仓物资，如发现不符合要求的，需填写验收报告呈物资主管审批，交采购部经理提出处理意见。
（4）验收后的物资，要按类别，并根据物品的数量、性质固定位置堆放，做到整齐美观，并注意留有通道，以便于收发、检验、盘点、清查。此外，还要填写货物卡，把货物卡挂放在明显之处。
（5）在物资和商品进出仓库时，要做到先进先出、后进后出，防止商品变质、霉坏，尽量减少损耗。
（6）要保持仓库的通风干燥，并根据仓库的环境、气温变化、通风条件，调节湿度和温度。要勤检查、勤晾晒，防止虫蛀鼠咬、霉烂变质。
（7）每日汇总各种票据，严格执行并检查出入库手续，按期登记明细账，定期盘点，按时填写报表，做到账物相符、账表清楚。
（8）熟悉各类物资的特点，明确负责保管货物的范围。
（9）严格执行仓库的安全规章制度。仓库内严禁吸烟，上下班前后，对仓库的门窗、电源、消防器材、货垛等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证物资和库房的安全。
（10）严格执行酒店的各项规章制度与工作纪律，按时上下班，工作时不得擅离职守，并做好仓库的清洁卫生工作。
（11）认真完成领导交办的其他工作。
九、酒店仓库提运员岗位职责
（1）不迟到，不早退，上班打卡后，到经理室签到。上岗后要认真清点提货单据，并接受当天的具体工作任务。根据任务性质，整理单据、货款，如属国际托运，出发时一定提醒、督促托运组备齐一切手续。
（2）提货时，提运员要根据提货单的品名、型号、规格、数量进行验收，如发现不符合要求的，可拒绝提货。
（3）在车站、码头提托运回来的物品时，如果出现破损、货差等问题，必须做好现场记录，提回来后再详细报告主管或经理，并及时做好货物差错、破损的索赔工作。提运员还要督促并要求搬运工人对物资要轻拿轻放，防止物品出现破损，保证物资堆放整齐，保证物资不在运输途中丢失。认真填写物资交接单，做好交接工作。
（4）及时领取提货通知单。在外工作时要严格遵守纪律，杜绝有损酒店声誉与形象的言行。
十、酒店仓库搬运工人岗位职责
（1）上下班准时，不迟到、不早退。服从提运员、保管员的安排与指挥。装卸货物要轻拿轻放，按指定位置把货物堆放整齐，要左右成行，一切物品禁止倒放。
（2）送货到现场，必须按出货要求办理好相关的手续，现场点清物资的品名、数量。搬运途中要小心，防止损坏物品，防止碰坏墙或玻璃。爱护提运工具及车辆，如不按操作要求而损坏酒店财产，要追究当事人的责任。
（3）提货时要配合提运员准确清点物资的数量、规格。如货品满载，搬运人员必须坐在车尾位置，保障货品不在运输途中丢失。
（4）工作时间，要严格遵守酒店的各项规章制度，在外单位提货时，要杜绝有损酒店声誉与形象的言行。
（5）搬运工人要吃苦耐劳，努力把本职工作做好。
（第六节）酒店采购部管理制度
一、酒店采购管理制度
1，采购计划的制定
（1）由酒店各部门根据各部门当年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；
（2）对于计划外采购或临时增加的项目，要制定计划或报告财务部审核；
（3）采购计划要准备四份，自存一份，其他三份交财务部。
2，采购计划的审批
（1）财务部将各部门上报的采购计划和报告汇总，并进行审核；
（2）财务部根据酒店本年度的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算；
（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；
（4）经总经理批准后的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3，采购过程
（1）采购员应该根据已批准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位及时进行采购，以保证物资的供应；
（2）对于大宗用品或长期需用的物资，根据核准计划可向有关的供货商、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求；
（3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应；
（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4，物资验收
（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经过仓管员的验收；
（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对采购的物资及发票进行验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
5，付款与报销
（1）付款
（1）采购员采购的大宗物资的付款要经过财务总监的审核，经确认批准后方可进行付款；
（2）支票结账一般由出纳员根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方进行结账，金额必须限制在一定的范围内；
（3）按酒店的财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行进行付款结算，30元以下者可以支付现金；
（4）超过30元以上而要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。
（2）报销
（1）采购员报销必须凭验收员签字后的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销；
（2）采购员若向个体商户购买商品，则可通过税务部门开票，对于急需而卖方又无发票的情况，应由卖方写出售货证明并签名盖章，并需要有两名以上采购员的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
二、酒店采购业务管理制度
（1）按使用部门的具体要求和采购申请表，进行多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。
（2）向主管呈报相关的调查表，并汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。
（3）在部门主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。
（4）按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货的采购与期货的采购。
（5）对于货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。
（6）货物验收后，要将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。
（7）将已经到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。
（8）将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部进行校对审核，并办理相应的报销或结算手续。
三、酒店原料、物资采购管理制度
（1）物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，一般应该以酒店一个季度的消耗量为基准作为库存的底线。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。