本节要点
1.编制岗位说明书时常见的误区
2.编制岗位说明书的要求
5.3.1 编制岗位说明书时常见的误区
虽然岗位说明书在企业的人力资源管理当中起着重要的作用，但是很多企业并不能有效地利用岗位说明书。根本原因就在于岗位说明书的编制不力。
一般来说，在编制岗位说明书时，常存在以下误区。
5.3.2 编制岗位说明书的要求
1.编制岗位说明书要逐步分层实施
岗位说明书编制小组成员在编制岗位说明书之前，要认真地进行岗位分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作环境、工作关系、对内对外的联系、任职资格等因素。在岗位说明书的编制过程中，可灵活选用问卷调查法、访谈法、工作日志法等取得具体的资料。
2.使用规范用语
岗位说明书的编制是人力资源管理工作的一项专门技术，而规范岗位说明书的描述方式和用语又关系到岗位说明书的质量。但是，不少企业由于缺乏岗位说明书编制的专业技能或培训，所以也存在描述不规范、用语不准确的现象。尤其是在岗位职责的描述上，岗位职责应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述。因此，应准确、清晰地界定岗位任职者应承担的责任、所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但不少企业的岗位说明书在描述用语的选择上，笼统地使“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述过小或者过大。标准的岗位职责描述格式：动词 宾语 结果。宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果表示通过此项工作完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。
3.编制工作宣传要到位
岗位说明书的编制应是一个系统的过程，要涉及企业所有人员。编制岗位说明书的目的就是要使员工明确自己的工作责任、作用及基本要求等，所以，在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。然而，目前有很多企业并不能做到与员工充分地交流，以至于员工不知道编制岗位说明书的目的是什么，由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。
4.建立动态管理机制
岗位说明书的管理工作对企业来说是相当重要的。因此企业编制出规范的岗位说明书后，人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。
除此之外，在编制岗位说明书时还要掌握以下技巧。
工具岗位说明书动词使用规范表
在编制岗位说明书时，都有标准的用语要求。
案例讨论 岗位工作职责明确吗
有两则招聘广告如下。
第1则是一家外资企业招聘采购经理的广告：招聘岗位：采购经理；大专以上学历，3年相关工作经验，较好英语和计算机能力，有高度工作责任感和沟通协调能力。主要工作职责是：联系供货公司，及时准确地在规定时间内将企业各部门所需货物发送至指定地点，并确保货物的质量和价格符合企业的要求。
第2则是国有企业招聘产品营销人员的广告：女，35岁以下，大专以上学历，2年相关工作经验，能熟练操作OFFICE者优先。
这2则招聘广告是有差别的。第1则中对应聘者工作职责作出了较详细的说明，在明确告诉应聘者今后的职责范围和应负责任的同时，对应聘人员的其他要求也作出了详细的说明；然而，第2则招聘广告当中则没有对应聘者的工作职责作出规定。
案例提示
企业在进行人才招聘之前最好是先了解一下所要招聘岗位的岗位说明书，弄清楚岗位的所有信息，并尽量在招聘广告中体现出来。这样才能保证挑选和录用的员工与工作要求相符合。
讨论题目
1.看了上面两则招聘广告，你如何理解岗位说明书和人才招聘的关系？
2.假如你在第2则招聘广告中的国有企业任人力资源部招聘专员，试重新拟写一份招聘产品营销人员的广告。
思考
1.在编制岗位说明书时，之所以出现如此多的问题，你认为最根本的原因是什么？试谈谈你的看法。
2.试编制一份产品营销人员的岗位说明书。