本章内容
一、会计电算化法规制度
二、会计核算软件的要求
三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
四、计算机替代手工记账的基本要求
五、会计电算化档案管理的基本要求
本章重点：
1.国家制定的相关会计电算化法规制度；
2.会计核算软件的要求；
3.会计电算化岗位及权限设置；
4.计算机替代手工记账的条件。
本章难点：
1.从宏观上掌握会计电算化法规制度内容；
2.从微观上制定会计电算化内控制度的具体内容。
考点提要
第一节会计电算化法规制度
作为一场改变会计核算和管理方式的技术革命，会计电算化工作必须有领导、有目标、有计划、有组织地向前推进。如前所述，对会计电算化的管理既有宏观的管理方向，又有微观的管理条例。宏观管理指国家或地区为保证会计电算化工作的顺利展开所制订的法律、法规和条例等；微观管理则是指单位自身针对会计电算化工作而制订的管理办法、措施和制度。事实上，世界各国特别是工业发达国家对会计电算化的管理工作都非常重视。l976年，美国注册会计师协会AICPA）即已发布了管理咨询服务公告第4号《计算机应用系统开发和实施指南》，国际会计师联合会（IFAC）则分别于1984年2月和10月，以及1985年6月颁布了三个防止黑客人侵的措施，一是要制定法律，以法制黑；二是在网络中采取行之有效的防黑产品，如防火墙、防黑软件等；三是建立防黑扫描和检测系统，一旦检测到被黑客攻击，迅速作出反应，并立即恢复系统。
为了配合我国会计电算化工作的顺利开展，财政部从1989年起便先后为会计电算化制定了一系列的具体的管理规章。仅在1989～1991年三年，财政部先后制定了三个有关会计电算化的管理文件，虽然这三个文件当时处于试行阶段，但它们却开启了会计电算化制度建设的良好开端。1994年6月，财政部为进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件：评审规则》。1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会计法》再次以法律的形式规定“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。
上述各种法律、法规、制度和办法等有关规定，涉及会计核算软件的开发、评审、使用、以计算机替代手工记账的审批、会计电算化后的会计档案生成与管理等诸多方面，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等与会计电算化工作相关的内容作出了具体的规范，为提高会计软件的质量，确保会计电算化事业的健康发展具有重要意义。本章仅选择其中的核心内容加以诠释和解读。
第二节会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求
根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：
（一）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定。
（二）会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间。
（三）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
（四）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
（五）会计核算软件应当符合GB/T19581-2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
（六）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
（七）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
（八）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。
（九）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
二、会计数据输入功能的基本要求
会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、网络传输等几种形式。此外会计软件一个功能模块所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据另一功能模块中的数据生成。
（一）对初始数据输入的基本要求
1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料
包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；
2.输入需要在本期进行对账的未达账项
3.选择会计核算方法
包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录；
4.定义自动转账凭证
包括会计制度允许的自动冲回凭证等；
5.用户设置
输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；
（二）对记账凭证输入的基本要求
会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能，输入项目包括；填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
（三）对记账凭证的控制功能
1.正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。
2.以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。
3.借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。
4.有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。
5.正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝保存。
6.会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。
7.对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。
（四）对原始凭证输入的基本要求
会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有；填制凭证日期，填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位明称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理：
1.在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证，：输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，对应输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。
2.在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证，会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。
三、会计数据输出功能的基本要求
（一）屏幕查询的基本要求
由于在会计电算化会计电算条件下不可能每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求只能通过屏幕查询解决。因此会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能。
对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总的要求是必须满足用户对会计数据的日常需求。通过，会计软件必须提供以下查询功能：
1.各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。
2.本期输入的记账凭证、原始凭证。
3.本期和以前各期的总账和明细账。
4.往来项目的结算情况。
5.本期和以前各期的会计报表。
（二）打印输出的基本要求
应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账会计报表。其中明细账应当提供三栏账、多栏账数量金额账等各种账薄形式的打印输出功能。具体内容包括：
1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能。
2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。
3.在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。
此外，打印输出的会计账薄，会计报表，如果是根据已结账数据生成的，应当在打印输出的会计帐薄、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别；根据机内会计凭证和据以登记的相应账薄生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
四、会计数据处理功能的基本要求
会计核算软件应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账薄的功能。在计算机中，账薄文件或者数据库可以设置一个或多个。
（一）会计核算软件应当具有记账功能
记账即登记账簿，也称登账或过账，它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。电算化后，记账只不过是把经济审核的凭证数据从一个文件转移到另一些文件上的处理过程。
（二）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能
根据机内银行存款日记账与输入的银行存款日记账与输入的银行对账但及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。
（三）会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能
（1）结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否完全登记如账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部登入帐后才能结帐。
（2）结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。一般下一个会计期间的会计凭证只有在上一个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外，会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证是谈叙至下一个会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一个会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。
（四）会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能
尤其是通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源，表内和表间的数据运算和核算对关系等。对于根据机内会计账薄生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。
（五）会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除。
会计软件安全防范措施涉及整个系统是否能够正常运行以及数据的安全，主要进行软件系统安全防范措施制定。使得用户在数据库存中活动范围仅被容许在小范围内，大大提高了数据库存的安全性。
此外，通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多中会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有的记录。
第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
实现会计电算化后，单位要按照快会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统使用人员和维护人员的管理。按照“责、权、利相结合”的原则，明确系统内个类人员的职责、权限并与利益挂钩，建立、健全岗位责任制。
一、电算化会计岗位的划分及职责
《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则，“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”建立会计电算化岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工，各司其职，有利于会计工做程序化、规范化，有利于落实责任和会计人员分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。
按照这一原则和会计电算化工作的特点，实施会计电算化过程中，一个单位可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需求，对于会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。实行会计电算化后的工作岗位可分为基本会计光为和电算化会计岗位。