一个餐饮店从选址，到店面租赁与设计，到原料采购，再到店铺经营销售，每一个环节都决定了餐饮店的兴衰存亡。而原料采购环节直接影响着餐饮店的成本与菜品质量，因此可以说是餐饮店的支撑环节。但是，原料采购却不是一件简单的事情，这中间又存在哪些“门道”呢？本章就为你一一道来。
采购制度是个大制度
在餐饮行业中，物资采购有专门的采购人员。采购员的工作暗地里一般会被员工称作“肥差”，因为在一些制度体系不规范的企业里，采购人员“吃、拿、卡、要”的现象很频繁。
餐饮企业多为私营企业，并且家族式管理的居多。面对采购“肥差”这个现象，许多经营者就安排自己的亲信来担任此职务，他们认为即使捞了“油水”，好歹也是“肥水不流外人田”，但从来没想过要建立一套监督管理体制，这也使得很多的餐饮店经营者对自己的经营收入模糊不清。因此，餐饮店一定要制定以下采购制度：
1.制订原材料采购计划，建立审批流程
厨房部的负责人或厨师长在每天晚上结束一天的工作后，要根据本饭店的经营收支、物资储备情况确定第二天的物资采购量，并填采购单报送采购部门。采购部门再制订采购计划，然后报送财务部经理，最后由总经理批准后再以书面方式通知供货商。
2.建立严格的采购询价报价体系
财务部要有专门的物价员。物价员需要定期对日常消耗的原、辅料进行广泛的市场价格咨询，坚持货比三家的原则，对物资采购的报价进行分析反馈，如果发现有差异要及时督促纠正。
一般情况下，物价员需要对每天使用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，根据市场行情每半个月公开报价一次，并召开定价例会。定价例会的成员由使用部门负责人、采购员、财务部经理、物价员、库管人员组成，对供应商所提供物品的质量和价格两方面进行公开、公平的选择。对新增物资及大宗物资、零星紧急采购的物资，须附有经批准的采购单才能报账。
3.建立严格的采购验货制度
库存管理员对物资采购实际执行过程中的数量、质量、标准、计划以及报价，需要经过严格的验收制度的把关。对于不需要的超量进货，质量低劣、规格不符及未经批准采购的物品有权拒收，对于价格和数量与采购单上不一致的要及时进行纠正；验货结束后库管员要填验收凭证，验收合格的货物，由采购部提供单价；鲜活品种入海鲜池，由海鲜池人员再次验货，并做记录，对于外地或当地供货商所供的鲜活品种，如遇物品当夜死亡或过夜（第一夜）死损，应事先与供货商制定好退货或活转死折价收购协议，并由库管及海鲜池双方签字确认后上报财务部。
4.建立严格的报损、报丢制度
对于高档餐厅经常遇到的原材料、烟酒的变质、损坏、丢失的问题，应该制定严格的报损、报丢制度，并制定合理的报损率，报损由部门主管上报财务库管，按品名、规格、称斤两填写报损单，报损品种需由采购部经理鉴定分析后，签字报损。报损单汇总，每天报总经理。对于超过规定报损率的要说明原因。
5.严格控制采购物资的库存量
为了防止原材料出现不足或滞销问题，在经营过程中，餐饮店应根据实际经营情况合理设置库存量的上下限。如果库存采用计算机管理，可以由计算机自动报警缺货情况，以便及时补货；对于滞销菜品，通过计算机统计出数据及时减少采购库存量，或停止长期滞销菜的供应，以避免原材料变质造成的损失。
6.建立严格的出入库及领用制度
制定严格的库存管理出入库手续以及各部门原、辅料的领用制度，烟酒、肉蛋、调料、杂品等都要制定出不同的领用手续。
采购流程具体化
作为饭店经营管理中的重要环节，物资采购工作只有严格按照一定的流程进行，才能降低物资成本、加速资金周转及提高经济效益。采购流程主要包括以下几个环节：
1.采购计划
严格审批采购计划手续，是采购管理的关键。
编制物资需求计划：无论属于餐饮店的哪个部门，都应编制物资需求计划，于每月月末报下月份物资需求计划，并交财务进行成本控制审核，然后再报送财务经理、主管副总审批，最后经由总经理批准后转采购员。
填写仓库补充申购单：仓库需要补充材料时，仓库保管需提出申请，填写物品申购单，交财务进行成本控制审核，然后再送财务经理审批，最后报总经理批准后转采购部。
零星物品的申购：一些零星物品的申购，由其使用部门提出申请。使用部门负责人根据库存情况审核签字，然后送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后转采购员。
食品原材料申购：食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，然后交财务进行成本控制审核，再送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后转采购员。
鲜活原料的申购：厨房每天所需的鲜活原料，由厨师长、餐饮总监签字后，于每天晚班前给采购员。
2.采购物资的择商
择商、报价：所有申购计划或申购单转给采购员后，采购员要针对具体申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价。
所有采购物资的择商、报价，必须由采购部在充分掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并把所掌握的供应厂商及购物意向主动通报采购部，由其选定质优、价廉、服务好的供应厂商。
业务洽谈：采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳和分类整理。对其中有疑问的地方要及时与部门经理、总监和申购部门沟通。确认无误后，再按照要求时限尽快找到至少三家以上的供应厂商进行业务洽谈，对比筛选后，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送财务经理、主管副总审批，最后由总经理批准后，采购员进行采购。
及时注明优惠信息：供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归餐饮店所有，采购员在报价中必须注明。
鲜活原材料的询价：鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，财务人员应每周去做一次市场询价，根据市场价格和采购价格对比做出分析，上报主管副总、总经理。
3.采购物资的审批
采购物资只有在审批手续齐全后，才能实施购买。
采购非入库物资：采购非入库物资时由部门提出申请，部门总监或经理签字后送财务进行成本控制审核。根据各部门“物品需求计划”对申购物资进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，最后送总经理批准后，再转采购员进行采购。
采购入库物资：采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务进行成本控制审核，根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后，再转采购员进行采购。
采购原材料：采购原材料由各厨房于每日下午3点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部。采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日上午9点前准时到货。
4.采购物资的验收和运输
把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或要其补办手续后再验收。
仓管员验收：不管是采购人员自购还是供应商送货，货到餐饮店后，一定要经过仓管员验收，绝不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门。
几个部门同时验收：各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，所有进货均应过磅点数。
根据合同或小样验收：进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。
验收不入库物资：验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格后仓管员开具“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认。
验收入库物资：验收入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格后由保管员开具“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认。
验收食品原材料：验收食品原材料，按照开好的“收货记录”（为了方便收货，“收货记录”是按“采购单”事先填制好的），收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格后收货员、厨师长、供货商同时签字确认。
拒收：所有进货如发现与申购单内容不符，收货员或仓管员有权拒收，并及时上报，对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据。
5.特殊采购物资
采购技术性强的物资：对一些技术性强或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。
采购紧急物品：一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确实有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人的监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。
6.采购物资的结算方式
物资验收后，以“收货记录”作为结算依据，结算方式一律采用定期支付，特殊情况可现金支付，如青菜、农副产品供货商可根据情况特殊处理。
成功采购经验是法宝
作为新手采购员，一些资深的老采购员的成功经验对他们来说显得尤为重要。下面就将一些老采购员的采购经验分享给大家：
1.不能只和一家供应商合作
小李刚开始工作，就在姑姑家的餐厅负责采购工作。当他刚接手时，海鲜类货品分别有三家供应商同时供应，只是采购比例不一样。但是，没过多久，小李发现供应商甲的供货态度非常好，交货日期也很准时，但乙和丙有时就没办法保证，因此，小李就取消了与乙和丙的合作，所有的货品全部由甲来供应。
但没过多久，甲方的产品就出现了问题，由于没能及时供货，严重影响了餐厅的生意。小李的姑姑大发雷霆，说：“之所以同时用三家供应商供货，就是为了让他们之间有一个竞争。你倒好，现在只留下一家，无论好坏你都得用，他们又怎么可能会提供好的服务呢？”
小李被骂了一顿，虽然心里不是滋味，但也觉得姑姑说得对，因此，他又开始同时用三家供货商了。不用说，之后的货品，无论是质量还是交货的时间，每次都能令姑姑满意了。
开餐厅，无论是哪种原料都需要及时供应，否则“巧妇”就真的“难为无米之炊”了。因此，在寻求供应商时，为了保证货品的质量和供应时间，不要只跟一家供应商合作。一方面，多家供应商之间可以相互竞争，采购员可以保证每次都能进到品质最好的货；另一方面，如果一家供应商出现了问题，那么还有其他的商家做补充，如此一来，就不会出现“断炊”的局面。
2.力求双方共赢
由于餐厅新增了麻辣的川菜，采购员小王最近又开始忙起来，他到处寻找最优质的辣椒和麻椒。功夫不负有心人，小王终于找到了一家不错的供应辣椒和麻椒的供应商，但是对方出的价却让小王难以接受。于是，为了能为餐厅节约成本，小王将价格压到了最低。虽然对方很不情愿，但最后双方还是达成了协议。但是，在供应的过程中，对方不是质量上出问题，就是延期交货，为此，小王不知被老板批评了多少回。
后来在一位老采购的点拨下，小王才开了窍：原来采购是一个双赢的过程，只有给供应商一个合适的利润空间，才能保证双方长期而稳定的合作；不给供应商利润空间，在合作过程中就会出问题。
从小王的经验中可以看出，在寻求供应商时，不要只考虑价格低廉，而不考虑品质和时间保证的问题。适时地给供应商一定的利润空间，对双方都是有好处的。
3.成本是老板最关注的
很多人都将采购看成是一个“肥差”，因为手中可以把握一定的现金，因此，就以为有利可图。其实，开店的老板都不是傻子，他们对于成本把控的程度绝不亚于其他企业。采购人员所用资金的去向，哪怕是一分钱，都需要一笔一笔地记清楚，如果出现对不上的账目，那么最后就需要采购员来填补了。
另外，除了以上几点外，下面一些事项，采购员也应该了解：
（1）不要一味地只听农贸市场上小商贩们的“忽悠”，例如说你是大老板，不在乎一点蝇头小利；说货品都是响当当的上品。而要仔细查验货品质量，同时将自己的口袋收紧，不要随便听几句花言巧语就立刻掏钱。
（2）没有一个商家会说自己的货是假货，那些色泽好看的大海虾，很有可能就是用保鲜粉泡过的。因此，采购员一定要学会辨别货品的真假。
（3）商贩头一次给你看货品时，一定是质量最好且价格最便宜的，但合作过两次后，他们就会提升价格，有些还会在质量上做手脚。因此，千万不能轻信任何一家供应商，每次在进货时都要仔细查验货品质量。
（4）不要被一些假象迷惑。摆在白钢盘或白钢盆里的冰鲜鱼、海货等，由于受反光的影响，显得很新鲜，品像也很端正，一些采购新手很容易被骗；还有一些商家为了让冰鲜鱼色泽新鲜光亮，还会在前一天用冰水浸泡。