验收单一式4份：第一联交验收处；第二联交贮藏室；第三联交成本控制室；第四联交财会部。
6.退货处理
如果送来的食品原料不符合采购要求，验收员应请示餐饮部经理或厨师长；如果因生产需要决定不退货时，应由厨师长或相关负责人在验收单上签名；如果决定退货，就应填写退货单。
在退货单上应注明所退货物的名称、退货原因及其他一些信息，最后由送货员签名。
退货单一式三联：一联留验收部；一联交送货员带回供货单位；一联交财会部。
退货时应设法通知供货单位，告之已退货。如果供货单位要补发或重发，新送来的货物一样需要按常规验收。
交货中如果出现腐烂的食品原料，退货之后应该向采购部相关人员说明，以便采购员尽快找到可替代的供应商，以减少生产部门的不便。
7.使用验收章
验收员检查完食品原料的价格、数量、质量及办理完必要的退货之后，可在获准接受的食品原料的送货发票上盖验收章，并把盖了验收章的送货发票贴在验收单上，送往会计部。
验收章的内容包括饭店名称、验收员签名、验收日期、成本入账部门。
使用验收章有以下几点意义：
（1）证实收到食品原料的日期。
（2）验收员签名可明确责任。
（3）管理人员签名表明已知道收到订购的食品原料。
（4）食品控制师核对发票金额的正确性。
8.在货物包装上注明发票上的信息
需要注明在货物包装上的信息包括：
（1）收货日期，有助于判断存货流转方法是否有效。
（2）购价，在存货时就不必再查询验收日报表或发货票。
9.在收到的肉类和海产品上加上存货标签
所有冷藏室的肉类和海产品这些成本费很高的食品原料，都必须系上“冷藏鱼肉食品标签”。
肉类标签有正、副两联（也可以是上、下或左、右两联），正联由验收员用绳子扎在食品外包装或者直接拴在食品原料上；副联与验收单一起交成本控制办公室。
厨房领料之后，解下标签，加锁保管。原料用完之后将标签送食品会计师，核算当天鱼肉成本。
食品成本控制师核对由其保管的标签，根据未使用的标签盘点存货。如果发现存货短缺，应分析是否存在偷盗现象或是否记错了金额。
10.将到货物品送到贮藏室、厨房
所收到的食品原料一部分被直接送到厨房或销售地点；另一部分则被送到贮藏室。出于质量和安全方面的原因，验收员应负责保证把货物送到贮藏室，而如果想图省事，便要求供应单位的送货员直接将货物送入仓库放置的做法是不可取的。
为了便于进行食品成本核算，验收员要在发票上明显的地方逐项注明哪一项是直接送厨房的，哪一项是送仓库的；或者根据不同的送货地点，使用不同颜色的发票，以方便送货，并凭此编制“验收日报表”。
11.填写“验收日报表”和其他报表
验收完毕后，大多数大型企业都会要求验收员完成一张列明所有收货项目的表格，这张表格通常按供货商分类，按验收的顺序排列。表格之一是“验收日报表”。除了每种食品原料的价格栏目外，该表将成本分为三类：直拨、贮藏室和杂项。杂项指不是食品原料的项目，例如纸张和清洁用品，不属于食品原料的成本。
12.将各种验收记录呈交给有关部门，并标明过期到达的货物
验收员需要在所有发票上盖章签字，并把发票贴在验收单上，然后将贴着发票的验收单送至管理员，管理员在发票上签字后送至成本控制员，由成本控制员核对发票数字的正确性。成本控制员检查完毕后，送交会计部，会计部会将有关数字填进采购日志内。
采购进货潜规则
清代美食家袁枚提到“一席佳肴”时说，“司厨之功居其六，采办之功居其四”。饭店开门做生意，东西是否“上得了台面”，采购是其中最重要的一关。在餐饮采购中存在着一定的潜规则。
1.隔年陈米变射阳大米
或许你进到一些餐厅就餐时，在点米饭时，餐厅服务员会向你介绍说餐厅的米是纯正的“江苏射阳大米”。江苏射阳的大米是一种优质名牌大米，有一股天然清香味。由于射阳地区的气候非常适合水稻生长，但由于粮源有限，每年射阳大米都供不应求。如果你能在一些餐厅吃到纯正的射阳大米，也算幸运。
然而，很多时候，当服务员盛上一碗看上去晶莹剔透的用“射阳大米”蒸的米饭时，尝过之后，你才发现吃起来并不香醇绵甜，也没有清香味。在这种情况下，所谓的“射阳大米”很有可能就是隔年陈米。
由于射阳生产的大米有限，而一些小饭店又要采购射阳大米，这就让一些米贩子有了可乘之机。他们去安徽等地采购一些陈年稻谷，然后到射阳米场的机器里滚一下，经过一番包装后就成了“射阳大米”。
陈米吃起来口味差，但是价格便宜，每公斤要比真正的射阳大米便宜03元多，这样1公斤就可以省下30多元。
细心的采购员要能分辨射阳大米的真假。
2.用增白剂漂出来的馒头
开餐饮店，面粉也是必不可少的原料之一。有时候，馒头蒸出来特别白，这时候就要警惕采购的面粉是不是添加了增白剂。没有添加过增白剂的面粉通常都有一股麦香味，但若没有麦香味，反而还有异味、霉味，这时候就可以判断，不是面粉超过了保质期，就是添加了增白剂，下次采购时就要避开这家供应面粉的店。
3.泔脚油加工后又被重利用
开餐饮店，油是必不可缺的原料。但有些黑心的经销商就在油上花心思耍花招牟取暴利。
如今有人专门回收泔脚料，然后送进一些小作坊，经过一系列的煮料和油水分离加工后，小作坊里的工人就会捞出表面的油装桶，然后再返销到一些小饭店。
一些餐厅尤其是一些较大的餐厅，对于油料的质量是很看重的，因此，所有的用油都用品牌油。
一些特约经销商为了降低成本，提高利润，经常会做一些“挂羊头卖狗肉”的事，他们在品牌油中“掺水”——将一些质量不好的低价油掺和在品牌油中，质量虽然不如品牌油，但却符合卫生标准。因此，经销商就名正言顺地将这种掺假的油按品牌油的价钱销售了。
采购员一定要懂得经销商的这种伎俩，采购真正的品牌油。
4.用违禁化学物品做海鲜保鲜剂
餐饮店在采购海鲜时，一些大的饭店因为进货渠道正宗，往往海鲜供应相对安全。
但个别的小饭店通常会选择去一些小市场进货，虽然也经过检测，但由于条件有限，重金属和违禁药物一般都检测不出，因此采购了低劣甚至是有毒的水产品。
有些黑心的经销商为了让自己卖出的东西有一个好的卖相，通常会将海鲜用违禁化学物品浸泡，因此让“海鲜”的样子非常好，既不腐烂，又不会变臭，但吃这种海鲜对顾客来说有害无益。采购员一定要注意这一点。
5.将好肉、坏肉混在一起
有些小饭店在采购时为了贪图便宜，就从一些不正规的渠道进货，这就没办法保障食品的安全。有的供应商会将好肉和坏肉混在一起，绞成肉糜，卖给一些小饭店；还有的供应商将质量差的肉做成肉制品提供给小饭店。因此，认真负责的采购员应亲自去有资质的供应商那里选好肉，看着他们制成肉糜。
6.化学助剂扮靓蔬菜和香辛料
蔬菜采购，关键要把握新鲜度。隔夜的不新鲜蔬菜，在酶和细菌的共同作用下，亚硝酸盐的含量比新鲜蔬菜多几十倍。有一些蔬菜虽然看上去很新鲜，但其往往是由于刚喷洒完农药的原因，这些需要采购员用专业知识和经验加以鉴别。
很多调味品也来自农田，不少香辛料都是野生的。对于调味品的把关，也是采购人员的必修课。野生的香辛料一般都含有重金属元素与农药等污染物，因此，采购人员一定要去正规的厂家采购。
还有一些香辛料加工商为了降低生产成本，用染色或其他方法将一些相近的产品拿出来冒充产量少、价格贵的香辛料原材料。有些人甚至为了将质量不太好的产品冒充优质产品，还在原料里添加化学助剂，例如辣椒里放苏丹红。这些化学添加剂对人体都有很大危害。
原料不好，再好的大厨在烹制时也不能让其“到味”，因此餐饮店一定要把牢采购关。具体应做到以下几点：
1.所有产品都应有固定的进货渠道
如果采购员为了自己拿回扣而擅自去非定点的厂家进货，采购回的东西不管多贵，都要求他自己掏腰包。如此一来，一些“内通外达”的采购员就会安分守己，去固定的正规渠道进货。
2.原料进库后要分门别类
采购回来的货品进仓库后，要分门别类放好，每个货架上都挂块牌子，写上产品生产日期、保质期、进货日期等。货物进厨房前，还要先经过切配厨师这一关。如果在切配时，厨师发现有劣质的原材料，比如注水肉以及不新鲜的肉等，就要“挑”出来，然后找源头。
3.掌勺厨师把关
原料有没有问题，只要油锅一起，有经验的厨师就能判断出来。这时掌勺厨师要将不合格的原料“挑”出来，查找源头。否则一旦上了桌，责任就该由掌勺厨师自己承担了。
餐饮原材料的采购标准
原材料采购工作是餐饮店经营过程中一个很重要的环节，它直接影响着酒店的经济效益。但采购工作涉及的方面很多，其中不确定因素也有很多，管理起来就有了很大难度，一旦出现问题，将影响整个餐厅的运营与声誉。因此，开餐饮店一定要做好采购工作，熟悉各种原料的采购标准。具体采购标准如下：
1.蔬菜类
菠菜：叶片深绿、肥厚，茎粗大，基部肥满呈红色。
芹菜：茎部肥胖而色白为佳。
苋菜：叶片肥厚而无虫害。
包菜：外层绿、里层白，叶片滑嫩、硬挺，里层较宽松。
空心菜：茎短，叶肥厚，完整无虫害。
萝卜：头尾粗细均匀，表皮完整光洁，水分充足。
土豆：饱满完整，无芽眼，色微土黄。
笋：粗短，肉肥，肉质细嫩。
茭白：色白，光滑肥嫩，里面没有黑点。
洋菇：蒂与基部紧锁而未完全开放者，自然白色。
香菇：茎小肥厚，菇背有白线纹，里侧白。
洋葱：外皮有一层土黄色薄膜，质地结实。
黄瓜：粗细均匀，瓜刺挺直、坚实，水分充足。
青椒：平整均匀，表皮滑、亮，色绿而坚挺。
茄子：表皮滑、亮，呈深紫色。
芋头：完整而丰厚肥嫩，内里为白色粉质物质为佳。
甘蓝：肥厚嫩滑、无虫害，茎部肥嫩。
豇豆：粗细均匀而肥嫩。
豌豆：肥嫩坚挺而完整。
四季豆：粗细均匀而滑嫩。
2.米面类
米：米粒均匀饱满、光洁明亮，完整而没有虫害，坚实无发霉状，不存在石粉、砂粒等物。
面粉：粉质干松、细柔、无异味；低筋面粉蛋白质含量低，用来做西点及蛋糕；中筋面粉蛋白质含量适中，做面条最好；高筋面粉蛋白质含量最高，色微黄，紧握不易成团，可做面包用。