（五）6按既定目标决定工作顺序
在我们准备进行一件工作的时候，往往会碰到一些需要解决的杂务。即使下定决心开始工作，还是免不了要复印，或是接一下电话。谁都有过这样的经验，在开始工作之前，时间已被一些杂务给占去了。在上班族的工作中，职位高的人当然可以把这些杂务交给部下去做，而职位中等的人可以派的部下就不多了，至于新进职员或是一人老板，这种复印之类的杂事，就非自己动手不可了。
然而，如果把时间花在这些杂务上面，重要的工作就没办法做了。常看人忙进忙出，忙得不得了，但究竟是为杂务忙，还是为工作忙？这差别很大。即使看起来时间都是一样过，但一分一秒的价值是完全不同的。
时间如果为杂务所占用，则原先可以完成的工作势必会受到影响。而且，值得注意的是，这些杂务往往不是什么大不了的事。
同时，在进行一项工作之前就要先分清楚事情的轻重缓急，决定工作的优先顺序。如果没有决定工作的优先顺序，则在工作时常常会为其他事情所耽误。
在决定工作优先顺序时，先把一些该做的事情逐条列在表上，然后调整先后次序，最后按照这顺序工作。这个程序说起来蛮简单的，但只要能够依照这个程序进行，工作效率必定会有显著的提高。
惟一的问题是，根据什么标准决定优先顺序？一般决定工作优先顺序的标准是工作的重要程度。依照现在目标，认为最重要的事情列为最优先。
如果说什么是决定工作重要程度的标准？自然是自己的终极目标，一生的目标。如果平时就很清楚自己追求的目标，则判断工作的重要程度自然就容易了。
清楚地确定优先顺序是进行工作时不可欠缺步骤。如果决定好工作优先顺序，日后办事就方便多了。因为只要不变动顺序，按步就班地做就可以了，这也是决定优先顺序最大的好处。
不知道你有没有听过“巴列德定律”？巴列德是发现这条定律的意大利人类学家。这条定律又称作“犹太定律”或“八十比二十定律”。其内容是“一个团体比较重要的项目，大多由团体中的少数所构成”。譬如，占全部人口20％以下的人所犯的罪，约占全部犯罪案件的80％；占全公司人数20％以下的业务员所取得的业绩，约占全公司业绩的80%；或是，占开会人数20％以下的人员所提的建议，约占全部发言的80%。
也就是说，重要的东西大都集中在较小的部分，其比例为八十比二十。如果在工作的时候能够集中精神在这重要的20％，等于完成了80％。也就是说，工作量不见得一定要做到80％，只要能掌握住重要的20％，就一切OK了。无论工作还是读书，想要把该做的全部做完，总是不太可能的，一个人做事免不了会受到时间、空间的限制。因此，如果不先把重要的部分掌握住，到最后可能就没时间，也没机会了。如果抱着凡事尽力的完全主义，到头来往往是事事落空。
如果能把握这条八十比二十定律，就不用担心事情太多了。事先尽量分出事情的轻重缓急，然后全力达成重要的部分就可以了。没有必要一个也不放过，即使留下一些事情没做，会有一点小麻烦，但总不会是要命的问题吧！做事应该着眼于大处。所以，这条定律不只适用于学生、上班族，对于所有的人都是很有用的。
虽然生意兴隆是件好事，但如果电话太多，光是接电话就受不了，因为接电话的时候，什么事也不能做，时间就白白浪费了。不过，幸好这种电话问题，也能用巴列德定律解决。
假设一天接到100个电话。然而，这100个电话不可能是100个人分别打的，根据巴列德定律，有20％的人打了好几次，约占全部电话的80％。所以，只要处理这较常打来的20％的电话就可以了。而事实的确如此，所以电话问题也解决了。
想要决定工作的优先顺序，最重要的是目标要明确。目标如果不明确，就没有判断工作轻重缓急的标准了。譬如，如果以通过司法考试为当前的目标，则一切工作顺序都可以以此目标为判断标准。然而，如果一会儿想考取法官，一会儿又想当成功的上班族，目标不明确，根本无法判断事情的轻重缓急。