萨莉如此繁忙，以至于她发现自己已经没有时间准备必要的会议了，或者是材料很难跟上议程的步伐，使会议的议程经常要调整或是会议经常被拖延。她私下还对她的丈夫说：“我觉得我参加的大多数会议都是在浪费时间，这些会议有一半时间要花在讨论会议的主题上。通常这是个大多数人对很小的错误说得太多的问题。”
她丈夫一边看报纸一边说：“亲爱的，你既然已经意识到这个问题，那为什么不采取措施呢？”对于妻子关于会议令人厌倦的抱怨，他已经习惯了。
萨莉说：“我能做什么？其他人有的迟到，有的早退。对于会议的议程，他们各抒己见，很少坚持一个主题。像部门的信纸这样小的项目他们能花上一个小时的时间。而对明年的研究经费谈了不到五分钟就不再考虑了，这是没有任何希望的。会议拖延两个小时或更长的时间，从来没有任何人看上去达成了什么共识，更不用说做了什么有用的事情了。”
表面上是她自己陷入了时间的陷阱，无法控制自己的时间，同时她也在浪费别人的时间。其实是她没有用时间认真安排会议使会议经常被托延或是使会议的议程一变再变。这些失控使得大家的讨论陷入了无休止的闲聊之中，以至于最后，会议的进程通常处于混乱之中。你觉得萨莉·霍德森能对她的会议做出哪些方面的改进呢？
开会被职场人士看作是职场中最常见的事情，但这些会议真的有价值吗？美国两家著名的管理顾问机构——管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司推出的“白领会议状况”调查显示，近八成的职场人士认为自己所参加的会议2/3是在浪费时间，超过五成职场人在开会的时候没有集中注意力，六成的职场人因为对会议的主题不感兴趣拒绝当众发言，近六成职场人没有为会议做任何准备。
会议是我们工作过程中必不可少的环节，在会议上可以交流工作进度、鼓励员工更加努力地工作、碰出创意的火花。根据美国那两家机构的调查显示，近五成职场人认为自己的会议比较多。相比较而言，从事客户服务工作的职场人士中有六成表示会议多。排在第二位的是从事审计、财会、统计的职场人士，比例为58.8%。其次是从事文案、编辑、传媒、影视、新闻的职场人士，认为工作会议比较多的比例为58.5%。
绝大多数的职场人士尤其是经理人会在会议上花掉30%～50%的时间。如果这些会议可以帮你高效率地实现目标，那么这些时间还不算太多。如果没有帮助你实现工作目标，这就是大大的浪费时间了。
有些职场人士认为，工作上的变化使得大家参加的会议越来越重要。这些变化包括向员工授权、更大程度地依赖跨部门的工作团队开展工作、更多的需要意见统一的决策和公司之间联盟数量的增长等。不管我们经历的会议基于什么样的原因，会议永远都是公司生活中不可或缺的一部分。
我们常常会听到对于会议的抱怨，不过，那些发牢骚者并不是针对会议意图，而是针对那些被浪费掉的时间。这些浪费时间的会议：
（1）是没有必要的；
（2）没有根据会议的议程进行；
（3）会议变成了大家的闲聊；
（4）会议超出既定的时间；
（5）由一两个领导人发起并包揽全部对话；
（6）没能作出决策或委派人员开始行动；
（7）不能让人们对各自的任务负责。
踏入社会后，你参加过的会议有没有以上这些特征呢？如果有的话，那就难怪你觉得它们在浪费大家的时间了。与之相反，那些成功的、有意义的会议，则能够让参加会议的人感觉他们正在分享有价值的信息、参与一个主要的决策或是完成一项很重要的任务。如果重要的事情被解决了，人们是不会抱怨这种会议的，他们甚至因为过分投入而忘记了时间的存在。
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不管是何种类型的会议——从正式的委员会到在你的房间里两三个人的非正式会议——都会牵涉到其他人。也正是因为这种群体参与性，使会议中普遍有一种潜在的时间威胁。如果你不懂得慎重对待，尤其是你在名义上主持会议的时候，它们便会用浪费的方式占用你的时间，使会议的时间超出计划。
在开会之前，你应该考虑以下七个关键问题：
（1）如果我们不开这个会，将会发生什么？
（2）我们究竟为什么要开这个会？
（3）这个会的最终结果是什么？
（4）会议需要我们多少时间？
（5）谁来主持会议？
（6）怎样才能安排得最好？
（7）会议应该什么时候开——现在是不是合适的时间？
除非你能满意地回答这些问题，否则不要举行会议。会议是为了节省时间。不管是作为主任还是成员，你都应起到自己的作用，确保会议按时举行和结束，并以最有效的方式完成任务。
6.没有必要的出差旅行
在今天和明天之间，有一段很长的时间；趁你还有精神的时候，学习迅速办事。——歌德
詹姆斯在一家总部设在洛杉矶的出版集团担任图书选题的策划编辑，同时也负责金融方面书籍的策划和编辑工作。每年他都致力于寻找并签下20本有关证券投资管理、投资银行、证券分析及其相关领域的书籍。
他通过阅读《华尔街日报》、《有价证券管理杂志》、《财富》以及其他学术期刊和一系列商业杂志来寻找潜在的作者。此外，詹姆斯还经常通过电话与组稿公司、商学院教授和资金管理者进行交谈。他还常常为了参加各种出版论坛而出差，以寻找和签订新的出版合约，并试图了解金融界和资本市场的新动向。
“每次从这种专业会议回来，”詹姆斯对公司里的同事说，“我都会带回三到四个选题，其中至少一个肯定会在一两年内变成一本非常具有影响力的图书。”
对于詹姆斯来说，出差旅行是必不可少的事情，而绝非一种困扰。由于考虑到时间和金钱上的成本，他只在其他办法都不起作用的时候选择出差。他还会提前为每次出差提前认真地安排好与相关人士的会见，从早餐一直排到晚餐。他把出差的每一分钟都充分利用了起来。
商务旅行又称公干、出差，是商务人士以商务或者其他相关商务活动目的为导向的一系列活动的统称。商务旅行活动一般包括差旅、会展、商务考察、奖励旅游以及培训研修等内容。旅行是一个商务人士进行商务活动的必要组成部分。人们需要与产品供应商、代理商和顾客进行面对面的交谈，以建立良好的人际关系，有时候也需要参加一些会议，或者与其他地区的公司进行项目合作，结成良好的合作伙伴。
如果由于工作的需要，你也要去南方或者北方的某个城市出差旅行，那么你的出差旅行是否像詹姆斯那么有成效呢？你有没有为了参加一个不算重要的仅仅有两三个小时的会议而在途中耗费自己几个小时甚至十几个小时的时间呢？参加会议的时候，你有没有明确的工作目标呢？这些会议是否真的对你工作目标的实现有推动作用呢？你是否仅仅只是出于自己的义务而参加这些会议呢？在出差的过程中，你是否借机去观览当地的名胜古迹呢？出差旅行需要耗费你大量的时间，每个职场人士都应该对旅行的价值进行评估，这个价值可以通过对比收益和成本得出来。
当为了参加一个会议或者去外地的公司分部办理事情或者其他原因出差的时候，你应该仔细分析和找到花费在没有任何价值的那部分活动上的时间，比如，去机场或者火车站的途中、在候车室等待飞机或者火车、在目的地的机场或者火车站搭乘出租车、返回公司等。然后，仔细地估算一下这段时间内，公司所支付的薪水和补贴。把这个数字和你这次出差产生的交通、住宿以及餐饮等费用累加起来，同时与这次出差带来的实际效益进行比较，结果是收益大还是损失大呢？
然后考虑一下出差的机会成本：你待在办公室里工作所产生的实际价值是什么？如果没有出差，你可能已经做了一些非常具有价值的工作：
◆指导自己的下属提高他们的工作技能；
◆和一个重要客户吃饭，很可能因此而签订了一份新的订单；
◆为下属和工作团队制定出一个更有效率的工作计划；
◆通过电话与四五个潜在的客户进行有效的沟通。
若你发现出差所带来的实际收益远远不如在办公室中的收益，那么这次出差便是失败的。有些职场人士认为出差是工作过程中必不可少的内容，是一个人工作的一部分。这一点是毋庸置疑的。但并不是说所有的出差都是必须的，有些出差是可有可无的。很多旅行带来的经济效益可以通过一些成本更低的方式获得，比如举行电话会议、网络会议和视频会议等。如果你还没有尝试过这些做法，不妨研究一下这些潜在的可以替代出差的途径。
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如果出差对你来说必不可少，那么，做一份出差旅行的必备清单是必须的。有了它，你就不会因为丢三落四而造成种种不便。下面是我们为大家提供的出差旅行的必备清单，希望能给大家带来一些借鉴：
（1）与出差任务相关的资料等工作专用物品一定得确保带上。
（2）应该携带的生活和其他用品：身份证、护照或其他学生证、军官证、单位证明等证件和现金、信用卡、会员卡，机票、车票或船票，手机及充电器，个人护理用品，巧克力或小饼干，笔记本，家门钥匙，等等。
（3）其他事项。全家出门要断水电、关煤气、闭门窗、清垃圾。掏出口袋、行李中与外出无关的物品。
其中部分项目应当根据出差或外出的具体任务、时间长短、天气变化和身体状况等因素进行相应的调整。短差可适当减少，长差要考虑适当增加。
在出差的过程中，你还应该充分利用旅行的时间。比如，带上足够多的文件，把在候机厅和出租车上的时间充分利用起来；如果你出差是为了参加一个会议，那就在抵达之前做好一切准备，这样不但可以确保会议的效果，还可以提升出行的价值。
7.目标不明确
成功就是一个人事先树立的有价值的目标，然后循序渐进地变为现实的过程。——格莱恩·布兰德
利兹·克林顿在全球最大的结算银行之一米德明斯特银行的员工培训部工作。她于一年前加入了一个由大约40名训练者组成的工作小组。该小组的目的是为了给经理人和管理者提供一个更全面的培训服务。然而，计划课程被取消或是没能吸引足够多的参与者，让她觉得越来越受挫。她经常对她的经理抱怨道：“我觉得我们正在浪费许多时间，我们不知道我们的目标是什么，我们正在尽力做什么。我感觉好像我失去了方向，就像是在黑暗中工作。”
她的经理回答道：“我也有这样的感觉。在董事长的办公室里，他们不断地改变我们的优先权。这个月是我们的客户服务月。上个月，他们在进行信息技术方面的培训。我们已经实现了一些目标。但是，没有人告诉我此刻应该干什么，没有人给我策略或指导方针。利兹，因此，我不能帮助你。”
利兹·克林顿若有所思地离开了。那天晚上，她告诉她的丈夫：“亲爱的，我现在甚至不能确信我此刻是否适合眼前的这个工作。”
随着热情的渐减和士气的低落，她决定寻找另一份工作，换一下工作环境。她现在在一家百货店做售货员。有一天，她在街上遇到她的前任经理，她说：“至少，我现在知道目标了。”她的前任经理回答：“利兹，你很幸运，米德明斯特银行现在仍然是一片混乱。”
哈佛大学曾经做了一个非常有名的跟踪调查，这个调查影响力很大，是关于目标对人生影响的。那次的调查对象是一群智力、学历、环境等条件相差不大的年轻人，调查结果显示：27%的人没有目标；60%的人目标模糊；10%的人有清晰但比较短期的目标；3%的人有清晰且长期的目标。
25年跟踪研究的结果显示，他们的生活状况及分布现象让人觉得十分有意思。
那些占3%的人，25年来几乎从来没有更改过自己的人生目标。25年来，这些人为了实现自己的目标一直不懈地努力着；25年后，他们几乎都成为了社会各界的顶尖成功人士，他们中有不少人是白手起家的行业领袖和社会精英。
那些占10%有清晰短期目标的年轻人，大部分生活在社会的中上层。他们具备共同的特点，那就是他们不断实现他们的短期目标，他们的生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士，如律师、医生、工程师、高级主管等。
而占60%的没有明确目标的人，几乎都生活在社会的中下层，他们能安稳地生活、工作，但都没有什么特别突出的成绩。
剩下的27%的人是那些长期以来没有目标的人群，他们大多生活在社会的底层，生活很不如意，常常失业，经常靠社会救济才能维持生活。他们经常抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界不公平。
看了上面哈佛大学的跟踪调查，大家应该看到一个明确的目标对一个人的一生有多么重要的影响。
如果你没有明确的目标，你就很难有效地管理你的时间。社会上的许多组织和工作小组不能掌握它们的核心任务，更不用说掌握更明确的目的和目标。
无论是在生活中还是在工作中，你都应该清楚你的目的和目标。这话听起来非常简单，但是，在实际的生活和工作中，你很难获得必要的清晰度。可是，对于你来说，清晰的结果会使你的时间管理变得越来越自然、越来越容易。你将不再困惑于不明确的目标问题，那可能是所有人最常遇到的时间管理问题。
一旦你认清了哪些是需要改善的地方，你就应该开始制定一个改变的计划。