现在，工作的时间比以前少了，因为我做的是重要而不紧急的事情。过去忙，压力大，处理的是重要而紧急的事情，或者是不重要但紧急的事情。
——联想集团有限公司总裁柳传志
遍布全美的都市服务公司创始人亨利·杜赫提说过，人有两种能力是千金难求的无价之宝——一是思考能力；二是分清事情的轻重缓急，并妥当处理的能力。
白手起家的查理·鲁克曼经过12年的努力，升任派索公司总裁一职。他把成功归功于杜赫提谈到的两种能力。鲁克曼说：“就记忆所及，我每天早晨5点起床，因为这一时刻我的思考力最好。我计划好当天要做的事，并按事情的轻重缓急做好安排。”由此可见，分清事情的轻重缓急，并使要务优先，才能保证每一项工作有序进行，效率也能有效地得到提升。
之所以要使要务优先，是因为重要的事情往往也比较复杂，需要投入相对多精力去解决，这样的事情最怕中断，一中断就等于半途而废，需要从头来过。所以，对于最重要的事情，我们一定要预留相对充足的时间和投入相对集中的精力去处理，这样才能确保一次做完一件事情，这样才是效率最高的工作方式。
其实，重要的事情不在于你有没有去做，而在于是否投入最有效的时间去做完它，能否保证重要的事情不被其他事所影响和耽误，这才是最关键的。我们在工作中往往很容易陷入事务性细节，从而忘记最重要的事情。
有一个企业的主管，他的工作压力特别大，天天加班工作也做不完，有时不得不把工作带回家做，但效率仍然不高。他很困惑，因为他可以挤出来的时间已经都用在工作上了，他不知道自己接下来该怎么做，为此很是苦恼。
这位主管的症结在于他没有分清事情的轻重缓急，这样自然不可避免地会被各种琐事、杂事所纠缠。很显然，他应该增强做事的目的性，根据工作的轻重缓急来组织和行事，把工作逐一归类，合理地支配时间，做最重要的事，他就不会为繁忙的工作所累，也不会在没有多大意义的事上浪费时间。
请注意：处理事务时，分不清轻重缓急是一种不良的工作习惯。它常常会把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，掩盖你的一些出色的工作能力。
我们在对待每一项工作时应该做好检查分类，优先处理重要的事情，也就是做到要务优先，而不是按照先来先办的方式去做。知道什么事情最重要的优秀员工，在处理这些要务时，很少会有拖延的情形发生。
行动分为四个层次：重要且紧迫、重要但不紧迫、紧迫但不重要、既不紧迫又不重要。重要且紧迫， 这是必须立刻或近期内要做好的工作。
许多员工都认为，只要做事就有生产力，而且有了生产力之后，就会有成果，所以他们拟定一份很长的任务清单，把上面所列任务逐一完成，自信自己的生产力很高，结果却没有得到他们想要的成绩。他们看起来一直都很忙碌，没有稍事喘息的一刻，而且已经一一做完任务清单上的任务。出现这种状况，原因在于他们把真正要紧的事遗忘到一旁，也没有针对自己的任务做分类工作，所以得不到预想的成绩。
你想做一个优秀员工吗？那就关注重要的工作，把事情做完、做对，不要出错，这就够了！
人力主管的话
平庸的员工在工作和生活中常常不可避免地会被各种琐事、杂事所纠缠，被这些事情弄得筋疲力尽、心烦意乱，看不到自己最该做的事情，错过了自己最重要的目的，白白地浪费了大好时光。优秀的员工做事有很强的目的性，他们会根据工作的轻重缓急来组织和行事，将工作逐一归类，合理地支配时间，做最重要的事，因此他们不会为繁忙的工作所累，也不会在没有多大意义的事上浪费时间。