书城励志提高社交礼仪能力(学生综合素质提高手册)
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第10章 双方签字面门而坐,宾右,主左

任何一次谈判取得结果后,都要举行公开、正式的签字仪式,签字是一种双方相互的承诺,意味着双方最终所达成的意向正式生效,双方各自的利益、权利以及责任得到了保证。在这种庄严的场合,当然更不能在礼节上有所怠慢。

一个中国玩具厂有与英国的一家大型超市达成供贷协议,但在举行签字仪式的时候,中方人员请对方坐在左边,于是英方拒绝签字,愤愤地离开了这家玩具厂。

就因为没有重视签字时双方座次安排的礼仪,这家玩具厂让连续几天的谈判成果付之东流,让签字仪式变成了“散伙仪式”。

依照国际惯例,在举行涉外签字仪式的时候,签字的各方要依礼面门而坐,主方在左,客方在右。

精心筹备,安排座次别出错

签字仪式之前,我们必须慎重确定签字人和陪同人员,签字人的身份必须符合所签文件的性质,另一方面,双方的签字人身份应该相当。如果签字仪式意义重大,还要酌情邀请比签字人级别更高的人员参加,以示隆重。

无论是在专用的签字厅,还是在会议厅、会客室进行签字,我们都要精心予以布置,要尽力使签字场地整洁、庄重、肃静。签字厅的标准布置是在室内的地板上铺满地毯,只陈列签字专用的桌椅。标准的签字用桌是长桌,桌面上覆盖深绿色的台呢。

将签字桌横放在室内,桌上应该放置席位卡、鲜花、话筒、会标,以及必需的签字笔、吸墨器等工具,待签的合同、协议书等文本,事先要细心校订,保证无误后再仔细印刷、装订、盖章。每一个环节都涉及到签字的效果和结果。如果是涉外签字仪式,无论是公务性还是商务性,或者是公益性,都要在签字桌上摆放签字各方所在国家的国旗,双方的国旗均插在各自坐椅的正前方,主方居左,客方居右。有些国家会为双方分别设一张签字桌,并分别摆放本国国旗。也有的国家会设一张桌,双方对面而坐,但将双方国旗悬挂在桌后。这并非失礼,我们对此要愉快地接受。

座次的安排是由主方人员来确定的,在签字仪式上,座次问题关乎尊卑礼仪,我们一定要格外重视,避免出错。

在签字仪式上,座次安排一般有三种方式。

举行双边签字仪式,类似与谈判,我们可以用并列式或相对式的方法排座次。并列式排座次时,请双方全体人员并排站在签字桌后,双方签字者面门而坐,位置居中,主方在左,客方在右。在一些涉外签字仪式上,我们可以采用相对式。它与并列式安排的区别是:请双方陪同人员位于双方签字人的对面。

国内一个颇有名气的游戏网站与某品牌电脑合作,谈判成功后,决定以新闻发布会的形式举行签字仪式。

签字仪式是在一个星级宾馆的商务专用大厅里举行的,到会的除了双方的签字人员,还有网站、报纸、杂志、电视等媒体记者,大家都全副武装地盛装待命。签字桌横放在大厅,双方签字人面对着大厅正门,神情沉稳安详。左边是主方游戏网站的代表,右边是客方某品牌电脑的代表,双方代表的身后,各有两排各自的随行人员,依职务、身份而站,整个阵势看起来庄严而华贵。大厅里面对签字桌的空地上,放了几十张椅子,坐着参加新闻发布会的记者和摄像人员。因为经过精心策划和大力宣传,这次新闻发布会式的签字仪式取得了特别成功的效果,游戏网站和某品牌电脑都赢得了可观的利润。

举行双边签字仪式时,站在双方签字人身后的参加人员,要按照“中央高于两侧”、“前排高于后排”的规则站立,即将中间和前排的位置留给身份较高的人。

举行多边签字仪式时,参加仪式的所有人员都要背对正门、面对签字席就坐。签字时,各方人员按事先排好的顺序依次去签字席签字,完毕后回到原座。签字时,双方的助签人员要分别站立于各方签字人的外侧,随时准备提供帮助,比如为签字人翻揭待签的文件,为签字人指明应在何处签字。其他的各方陪同人员,应分别以一定次序站在本方签字人的身后。

遵循程序,认真签署别大意

举行签字仪式,我们要严格按照程序来进行,任何一点差错都可能导致对方对我们实力和诚意的怀疑。整个签字仪式的时间,30分钟左右即可。

首先是宣布开始。请参加仪式的各方人员按次序依次进入签字厅,并在既定的位置上落座。此时,我们要保持得体的仪表和沉稳的态度。

接下来是签署文件。一般来说,任何一方签字人签字时,都要先签署需要要由己方保存的文本,使己方签字人的名字位列首位。而后再交由其他参与签字的代表签署。这被称为“轮换制”。目的是为了保证公平平等,让每一位参加签字仪式的签字人,均有机会在文本上的签名排序上位居首位。

一位热心公益事业的演员发起一场义演捐助山区失学儿童的活动,她代表自己所在的演艺公司,协同其他几个演艺公司与某慈善协会签署活动公约的时候,犯了低级错误。女演员签完自己保存的那份文件后,习惯性地坐在唯一的签字席上不动了,似乎在等待影迷送签名本上来。当她正准备继续索要另外的文本时,其他代表制止了她。女演员这才意识到自己的失礼,赶忙走下签字席。她虽然大力澄清,说自己只是怜惜山区儿童,想得太过投入,一时忘情。关于她“不懂规矩”、“连签字仪式上也不忘耍大牌”的负面消息却在娱乐圈内不胫而走,她出于慈善目的的倡议也被渲染地带上了极其强烈的功利色彩,不禁叫苦不迭。

参加签字仪式,每一步都不能出错,走神失态是万万不可的。

再一个环节是交换文本。签字完毕后,所有的签字人要热情地相互握手,相互表示祝贺,交换签字时所用的签字笔,表达纪念之意。此时,全体参加签字仪式的人员应热烈鼓掌,庆祝签字仪式的圆满结束。

最后的程序是饮酒庆贺。这是国际通行的十分具有礼仪美感的重要环节。各方签字人交换文本后,当场饮一杯香槟酒,然后与其他签字人,以及参与签字仪式的陪同人员逐一干杯。随后双方参加签字仪式的人员通常会合影留念,当司仪宣布签字仪式圆满成功时,整个签字到此全部结束,所有参加人员应有序退场。先请各方最高级别的人员和客方人员退场,东道主最后退场。