领头雁的作用不仅仅在于引导方向,更重要的是使雁群凝聚成一个整体,共同努力,克服困难,到达目的地。
一、授权的艺术
授权就是指上级委授给下属一定的权力,使下属在一定的监督之下,有相当的自主权与行政权。
在组织管理过程中,领导不可能每一件事都去过问,正确的做法是把一些权力下放给下属,对人是人尽其才,对管理是提供效能,这才是有效的领导者。
西方管理学者卡尼奇说:“当一个人体会到他请别人帮他一起做一件工作,其效果要比他单独去干好得多时,他便在生活中迈进了一大步。”
正确授权,首要一条是必须善于使用德才兼备的干部,把人才放在重要位置上;其次,必须坚持不干预下级工作的原则,做到用人不疑,疑人不用,不用害怕使用能力比自己强的人。
卡耐基有一句话很有启示,他说:我知道得不多,但我手下有很多人都知怎么去把事情做好。
《福布斯》是全美,也是全世界最著名的财经杂志。《福布斯》总裁布鲁斯·福布斯和马孔·福布斯是在用人方面放手授权的,他很少对下属的工作指指点点,而是完全交给他们放手去做,关键是要有成果。
在这方面,雷·耶夫感触颇深,他刚到福布斯工作时,公司就给了他很高的薪水,工作条件也十分优越。当时,雷·耶夫纳的任务就是对福布斯的附属机构进行调整,使该机构所出的《IAI》周报重振雄风,布鲁斯·福布斯给他的惟一指示是:一切由你全权处理,不过,事后要向我报告工作结果。
雷·耶夫纳每天早上到《福布斯》对面的餐厅喝咖啡,在那里和《福布斯》各部门主管轮流会谈,了解各部门的进展状况,决定哪些主管和布鲁斯·福布斯面谈。
“这是我第一次感到手中握有无限大权。”雷·耶夫纳如是说,精神抖擞的他对《IAI》采取的第一步行动是扩大版面,并且加大行间距离,以便于读者阅读。此外,他让手下有事直接向他汇报,不必像以前那样层层报告。六个月内《IAI》果然重振往日雄风,雷·耶夫纳从此名声鹊起。各界纷纷邀请他演讲,担任顾问,这一切和布鲁斯·福布斯的充分信任及充分授权分不开的。
由此可见,领导要协调好与下属的关系,一定要学会授权艺术,善于授权,用人不疑。
二、决策的艺术
决策是一门科学,也是一门艺术。美国决策理论学派创始人西蒙认为,决策的关键是时机和信息。领导在决策时必须做到知己知彼,百战不殆,并且稳抓时机,这是一个大的原则。
在此大原则下,领导在决策时候注意以下几点:
1 制定决策要慢,实行决策要快
在制定决策时,不要急,要注意从各方面调查情况,掌握第一手资料,只有信息全,才能为完行决策创造条件,没有搞清情况,就匆忙决策,很容易导致决策失误,但在实行决策时一定要雷厉风行,该断则断,不能拖拖拉拉,丧失时机。
例如,日本和美国谈判许可协定,日方代表像走马灯似的,每隔数日就换一班人马,每班人马作大量笔记、提大量问题,不表态就回去了;第二班人马来后,又重新开始,提问题,做笔记,就像以前从来未进行过谈判似的;后来,再度出现新的代表团,继续进行无休止的讨论。
这种马拉松的谈判使美国人迷惑不解,埋怨日本人优柔寡断,作风拖拉,认为绝望了,这时日本人突然表态,作出决策,并对美国人提出供应情报和人员的要求,使美国反而措手不及,陷入困境。
从这个案例可看出,日本人重在弄明情况,再作出决策,而美国人重在确定方案,讨论条款上。作为领导,应学习日本人的决策艺术,因为在市场中,任何一个武断的决策都会导致失败。
2 集思广益
在决策时,注意征求多方面的意见,不管是支持的还是反对的。一般说来,支持有支持的理由,反对也有反对的理由,不存在对错问题,而且,反对意见往往最中肯,最能反映问题。故领导在决策时,要多多听听意见。日本伍友公司在决策时,常会通过海报、开会等方式征集意见,并且在决策时,并不提出方案是什么,也不强迫员工表态,这种民主,自由的方式使领导人对决策的方面有了清晰的了解,在决策时很少犯错误。
3 搞好信息收集
信息是决策的基础,在决策,要注意收集信息,一方面把握好信息收集的广度,另一方面把握好信息收集的深度。很多大公司在作大决策时都很注意信息收集。
宝洁公司在中国市场每年都为作两次大的市场调查,以掌握市场信息,为下一步工作作铺垫。
4 权变决策
在决策中,要分清轻重主次,善于捕捉战机,随着事情的发展,随机应变,灵活果断的决策,调整原来的部署,适应新的情况。
三、提高效率的艺术
作为领导,各方面的事情繁杂,但又不能不处理,如何在短时间内以最快的速度做完这些事,这是每个领导思考的问题。
如何提高工作效率呢?下面提供三点意见:
1 抓大事,善授权
大事,是对全局起决定性作用的中心工作,领导的工作就是集中精力抓好大事,把握住大局。一些其他工作要放心地让下属去做。
美国前总统罗斯福有一句名言:“一位最佳领导者,是一位知人善任者,而在下属甘心从事于其职守时领导要有自我约束力量,而不可插手去干涉他们。”
抓大事与善于授权是一件事的二方面,领导就是领导,就应该抓大事,而不要直接去管理员工,否则不仅仅累了自己,提不高工作效率,还有不信任下属之嫌,打击下属积极性,长此以往,企业的管理就会出现混乱。
正因为如此,有一些公司硬性规定了领导不能直接管隔级的员工。
例如英国通用食品公司的管理条例中就有类似规定:上级领导不得撇开职工的直接领导,向职工直接发布命令,擢升和惩戒等。
2 要在工作中多问三个“能不能”
美国威斯汀豪斯电器公司前任董事长兼总经理唐纳德·C·伯纳姆,是一位享有声誉的管理专家,他在《提高生产率》中提出提高工作效率的三条原则,就是在工作中,必须常自问:
(1)能不能取消它?
(2)能不能与别的工作合并?
(3)能不能用简便的东西代替?
其意思是在工作中要善于分清主次,找有效的工作方法,以此提供效率。这是一条很值得我们借鉴的提高工作效率的方法。
3 要善于总结
经验是宝,善于总结工作中的经验教训,也是提高工作效率的一种方法。总结,可以使我们从过去的工作中发现问题所在,尽量不再犯过去犯的错误,少走弯路,同时也可完善工作方法。
哈佛MBA学生必须学完2000个案例才能毕业,也正是这个道理。在我国大企业中,很多都把总结当作一条重要的工作内容。
四、时间运筹的艺术
在当今社会,时间已成为一种重要的资源,谁能掌握好时问,运筹好时间,谁就能比别人多一份胜算。
领导在工作中,事情多、头绪复杂,因而如何运筹时间显得更重要,如果时间运筹不好,还可能丧失一个个对企业发展的有利时间。如何运筹好时间呢?
1 合理安排时间
(1)分清主次,明确目标。
每天要分清自己所做的工作,那些是主要的,哪些是次要的,把握好轻重缓急。最好能把每天的工作分出等级,把最重要的列为当天的主要工作目标,把其他的列为次要目标。在工作时,先完成主要工作,再做次要工作。领导不要把很多工作时间花在次要工作上,做那些无关紧要的工作。
(2)把时间分段工作。
曾有学者做过试验,在一个时间段里的工作效率远远高于间隔工作的效率。领导在工作时,尽量以时间段为标准进行某一件事的工作,不要随意间断。
2 节约时间的方法
(1)电话是工作中主要联络工具,尽量少写信,因为用电话通信速度更快。
(2)做好规划。在每天开始工作时,要制定一个日程表,明确每天要做的事及所需时间,千万不要让时间支配人。
(3)办公室桌上东西要放整齐。办公室上如果乱七八糟地放着各种东西,会严重领导者的工作效率,分散领导者注意力,影响领导效率,形成恶性循环。要常整理桌子上的东西,仔细检查所有的文件,除了一部分经常要用的材料外,其他的要全部拿走。
(4)笔记本要常常在身边,记下约会,待办事宜等,这都有助于效率的提高,节省时间。
(5)要善于利用闲散时间进行思考,一般来说,单独挤出时间来思考是很难的,但旅行、等车、散步都是可以用来思考的时间。
(6)开会时,尽可能把会议安排在午餐或晚餐前召开;这样多数人很想准时开完会。
(7)记住,每一次只考虑一件事,而且每次只能处理一件事,这样才能把全部精力都集中在最主要的事情上。
(8)学会授权。授权给部下,是节省时间的一种好方法,尽量能把下属能做的一些事授权下去。
(9)要适当休息,长时间工作后精神容易疲劳,使工作效率降低,此时,若能适当休息,可恢复脑力,提高工作效率。
最后,看一个时间运筹的小案例:
美国劳斯利公司实行时间卡制度,每一天,员工要据自己的任务设计一个“时间卡”,即在哪一段时间干完哪些事,交给主管签字,如果主管觉得合理,就会要求员工按要求执行。主管每隔一段时间会检查一次。如果员工把工作做完,就用笔在时间表上打上完成记号。这样的制度使劳斯利公司效率得到了很大的提高。
领导在工作中一定要经常反省,总结,找出适合自己的时间运筹,掌握好时间。
五、提高威信的艺术
威信对一个领导至关重要,没有威信的领导不是一个有效的领导,更不是一个好领导。
很多企业存在这种情况:领导在时,大家都在干,领导不在时,大家就散。这说明了一个领导如果没有威信,就不会形成影响力,没有影响力,当然不能时时刻刻提高员工的士气,更不能说去推进工作了。一个有威信的领导,他在或者不在公司,员工都一样的工作,而不会出现上面说的那种情况。
管理学家们认为,一个领导者能否成功地实行领导,主要取决于领导对其下属人员是否有影响力,有威信。如何提高领导威信呢?下面提供四点选择:
1 领导要称职。一个领导要树立威信,首先要称职。而人们评价领导是否称职,主要看领导的领导水平如何,组织能力怎样,领导作风是否端正,能否使企业生机勃勃,充满活力。
2 分清职责,善于授权。在领导过程中,要明确各岗位的职、权、责范围,不要职责不分,互相扯皮,降低工作效率,这会极大地影响领导威信;同时,领导要善于授权,在工作中,信任下属,让下属承担他们应该承担的责任,注意,在授权给下属后,千万不要再插手下属的事,以免出现授职不授权的情况,否则,一方面打击下属积极性,另一方面对领导的威信造成损害。
3 要同员工多交流。领导要取得员工的信任,不是靠权力,而是靠“心”,领导只有多下基层,与员工多沟通交流,了解员工的情绪及心理,关心他们的生活,同时,也让员工多了解自己,做到将心比心,使员工对领导产生一种认同感,这样,领导才有可能树立起自己在员工中的形象。
4 自我评价,认识自己。领导在平常工作,生活中,要正确认识自己及评估自己的威信,找一找自己身上存在着哪些影响自己威信的缺点,并加以改正,勿用置疑,长此以往,威信自然就会增加。
六、解决难题的艺术
现代管理工作每天总是有很多说不清,道不完的事务。
其中,又有很多情况复杂,困难较大,阻力较大,头绪较乱的难题。
作为领导,遇到这种难题时,应如何去解决呢?
1 探明难题“难”的病因。
要解决难题,必须找出使难题成为“难”的原因,原因不明,就难以对症下药。
探明难题的病因,要坚持几条原则:
(1)要实事求是,弄清事实。难题“难”的原因在于它的复杂性与交叉性,可变性,因而,一定要弄清基本事实,并且抓住事实的本质,排除不必要因素的干扰,还要注意把握事实内在的各种联系。
(2)群策群力。难题之难,多数非一个人能找出头绪,这时,往往就要发动集体,使用集体的力量,大家群策群力来解决。
2 找出难题的“病因”,就可以采取相应的措施。
在这一环节,要注意用系统的观点。
(1)集体产生各种方法。动员相关的人员对解决难题的方法各抒己见,能形成较多,较详实的解决意见。
(2)将各种解决意见进行优选。有比较才有鉴别,才能使方法最佳。要对各种办法进行横向、纵向比较,发现他们各自的优缺点,并加以评估,看哪一个方案最有利。
(3)选定办法后,还要进行优化。选出来的方法很有可能还不是很完善,此时,要尽量优化,优化时要着重考虑。
将方法实施过程中可能发生的意外情况考虑进去,制定应急措施,同时要尽可能使方法的应用考虑长远一些,避免短视。
在解决难题过程中,领导自身拍板决策时一定要大胆,不要怕解决难题的失败,要相信:
失误,相对于毫无结果来说,也是一种进步。
七、开会的艺术
毫无疑问,为了管理好企业,领导经常要参加会议,很多决策都要在会议中讨论通过,会议可以说是管理的一种重要手段。但是,在现实管理中,我们发现,开会有时成了企业的一种累赘,为什么这么说呢?有些企业,无论大事小事都要用会议来解决,领导成天泡在这些“会海”之中,抽不出时间来进行调查,具体管理;有些会议本可半小时开完,但却常常开五六个小时,这不能不说是对企业的一种危害,因此,领导很有必要研究一下开会的艺术,分析一下什么会应开,怎样把会开好,如何提高开会效率。
1 掌握与会人员。出席会议的人员有各种各样的个性与行径,掌握这些人的特点,采用相应对策来进行会议控制,可使会议顺利进行。
(1)否定型与会者:这种人只相信自己,否定团结、否定会议、否定其他人的价值。对这种人,领导要让其他与会者对团体及你要具有信心,然后要他们对此人行为提出批评,以挫掉他的气焰,削弱他的影响力。
(2)积极与会者:这类人会在会上积极发言,谈自己的观点,但由于其直来直去,易受攻击,对这类人,应给予保护及尊重。
(3)悲观型与会者。对任何人提出的意见都没有信心,自己更不敢讲出自己的看法与意见。对这种人,要予以鼓励,或者要他提自己的想法,然后要大家研究。
(4)漫无边际与会者,尽胡扯一些与会议无关的话,影响会议进行,对这种人,要及时给予委婉打断,并引回正题。
(5)霸气型与会者,喋喋不休,长篇大论地谈,占住很多时间,不让别人谈,对这种人,尽量不要向他提问,他想发言时,叫他先等一等。
(6)漫不经心型,对会议抱无所谓态度。对这种人,可以有两种方法,一是最好不要请他到会,二是逼他参与讨论。
2 如何提高会议效率
(1)要准时到会。很多单位在开会时,与会者磨磨蹭蹭,会议迟迟不能召开,拖延时间。
(2)会议议题要明确。开会之前,要明确弄清楚开会要解决什么问题,并在会议上围绕这一主题,不能泛泛而谈,否则,开完会,要真正解决的问题没有解决,反而弄出一堆别的问题出来,白白浪费时间。
(3)会议要作好安排。适当的会议安排能很好地提高效率。会议安排一方面包括为会议提供恰当的物质条件,例如适当的会议室,茶水等安排。另一方面是会议当中的细节安排。细节安排主要看,要排好议事日程,使会议有序进行,要仔细选择参加会议的人员;要在会前通知与会者作好准备,并提供一些资料,以免与会者在会上阅读、准备而浪费时间;会上所需资料,要事先准备好……这一些,这有利于会议效率的提高。
(4)开会时间选择。在开会时间上,如果选择得当,能很有效地提高会议效率一般说来,有两个时间选择开会较好,第一个是在中午餐前,这时与会者都可能饿了,为了早一些吃饭,会很快作出会议决策。另一个时间是下午快下班时举行,这时人都想早点回家,所以都不讲废话,能很快地解决问题。
总之,要提高开会效率,就要既作好安排,又讲究技巧,有人总结提高会议效率的八条准则:
不要开没有明确议题的会;不开有许多议题的会;不开没有准备的会;不开可开可不开的会;不要无关的人参加;不要作离题的发言;不要作重复性的发言;不要议而不决。
3 领导如何主持好会议?
(1)开场要简洁。领导在会议开头要用简洁的语言讲一下所要讨论的题目和问题,阐明开会的目的,千万不要长篇大论。
(2)开会中要善于引导控制。领导要在会议中尽量启发引导;让与会者尽情发言,使问题深入讨论,在会中,还要进行控制,要在适当的时候让会议松紧结合,同时要排除一些不必要的干扰,如巧妙打断离题万里的发言。
(3)开会后要进行总结。领导在与与会者充分对问题进行讨论后,要进行适当的归纳,进行结论性总结,以让与会者知道会议已达到预定目标,问题得到了解决。
【案例】
敢于授权的撒切尔夫人
1982年,英国和阿根廷因马尔维纳斯群岛冲突引发了两国之间的交战,史称“马岛之战”。马尔维纳斯群岛远离英国本土12800公里,英国部队不仅需要长途运输补给,而且参战的特混舰队在兵力上处于1:6的劣势。
在这种不利形势下,为了激励舰队的战斗力,号称“铁女人”的英国首相撒切尔夫人,授予特混舰队除进攻阿根廷大陆以外的一切委托权。事实证明,这支马岛远征军的统帅伍德沃德少将很好地履行了自己的职责,圆满地完成了任务。
早在审议快速反应司令部提名赴马岛特遗舰队司令官人选名单时,撒切尔夫人就毫不犹豫地选择了伍德沃德——这位年轻的海军少将。他是当时英国灿烂的将星中的“少壮派”,懂得现代化战争,是公认的年轻将领中的佼佼者。
伍德沃德统帅的这支部队被英国国防部长诺特称之为“除两个超级大国之外最大的一支特遗部队”。最让伍德沃德感到高兴的是,撒切尔夫人在任命他掌管这支部队后不久,授予他独立指挥这支部队的权力。因此,一旦战争爆发,他将是惟一能对这支部队发号施令的将军。国防部长、战时内阁甚至撒切尔夫人都无权对他的行动进行控制。
舰队在作战命令发布的当天就集结完毕。第二天,由庞大的舰艇和两万余人的特遣舰队,浩浩荡荡地驶出了军港。撒切尔夫人望着电视屏幕上舰队出征的场面,激动极了,她兴奋地说:“特遣舰队集结速度之快,将永垂历史。”
伍德沃德少将指挥的舰队不管和平调解在如何进行,也不管阿根廷此时在说什么,昼夜兼程向马岛前进。
5月20深夜,英军先头部队从圣·卡洛斯港成功登陆,然后向斯坦利港推进。6月13日晚,英国部队发起总攻击,6月25日,马岛被英军全部占领。11月4日,联大通过决议,要求阿英双方恢复谈判,寻求尽快解决马岛主权问题的办法。