一个居委会干部每日工作过程，实质就是信息处理过程。听、看、读、想、说、写等是这个干部工作的几种基本形式。其中，听、看、读，是向自己头脑输入信息；想，是信息在头脑中的加工过程，即形成概念、进行推理、判断的思维过程；想出来的成品，即这个干部的见解、打算、意见、办法、点子、主意、计划、方案等，都是信息产品；说给别人听，写给别人看，则是信息输出、信息传递；平日的工作汇报、检查计划执行情况，也就是信息反馈。因此，居委会干部要懂点信息知识，重视工作信息的管理。
（第一节）信息与居委会工作信息
什么是信息
信息对我们来说，如同阳光、空气一样重要。就以做米饭为例，做米饭纵然离不开物质，如米、锅、炉灶等，离不开能源，如煤、柴、煤气、电等，但更离不开信息。多少人吃饭，下多少米，放多少水，如果用煤气，何时开火，何时火大，何时火小，何时熄火，何时把锅端下来，等等，这都是信息，离开这些信息，米饭就根本无从谈起。
什么是信息？简单、通俗地说，信息就是消息、音信、报道、图像、数据、情报、知识、密码、指令、信号等。从严格科学意义上说，黄学忠先生做了如下定义：信息是客观世界中各种事物的变化和特征的最新反映，是客观事物之间联系的表征，也是客观事物状态经过传递后的再现。
他进一步解释说，信息是我们生活中常见的现象，大至宇宙空间星群，小到微观世界基本粒子，天空中的风云、雷雨、闪电，市场中各种商品供求的动态变化，企业的产品和报表、图纸资料，社会生活中人与人之间的关系和变化，等等，都是通过各种各样的信息反映出来的。俗话说，“山雨欲来风满楼”，“风满楼”作为“山雨欲来”的信息，正是“山雨欲来”的表征。这一信息揭示了“风”和“雨”这两种自然现象之间的相互联系。又如，某一企业生产出一种新产品，经过电视、广播或报刊广告宣传，人们就获得了这一产品的信息。
知识、情报也都属于信息的范围。知识是由大量信息经过整理、加工、研究提炼转化而成的，是经过人的头脑按一定的程序重新绢合而系统化了的信息。包括文件在内的档案中的内容也类似知识这一类的信息。情报则是特指的信息，如军事情报、科技情报等。
信息有好多特征，其中之一是共享性。就是说，信息发出者和接受者都可以享有同一信息。例如，A把一条消息告诉了B或通过广播传播出去，那么，A和B及千千万万的人都可以享有这同一消息。但是，A把一个苹果送给了B，A就没有这个苹果了。
信息十分重要，有的信息比黄金还不知要贵多少倍。1936年9月，毛泽东、周恩来等同志率领一、三军团组成的中国工农红军陕甘支队从四川进入甘肃。红军到何处落脚，这是当时十分紧迫而又悬而未决的问题。9月19日，得到一张国民党的《山西日报》，其中载有阎锡山的部队进攻陕北红军刘志丹部的消息。由于当时陕北根据地与中央红军长期失去联系，因而中央红军并不知道陕北有根据地。这一消息（信息）使中央红军十分激动，于是决定去陕北与陕北红军会合。正是这一信息，促使中央红军开往陕北。这样，才有了陕北革命根据地的巩固和扩大，才有了后来中国革命的胜利。
过去曾流传过一句话：“时间就是金钱”，可是现在却又流行着另一句话：“主意就是金钱”。主意从何而来？除了聪慧的头脑外，就是迅速地占有全面而准确的信息。
居委会工作信息的种类
居委会的工作信息是指居委会开展管理、服务等活动中的各种资料、文件、记录、卡片、数据、报表、报刊、书籍、录音、录像的统称。按不同标准或从不同角度出发，可划分不同的种类。
（一）按照信息的空间，可分为外源信息流与内部信息流。前者是从组织的外部环境流入组织的信息；后者是组织内部产生和流传的信息。
（二）按信息产生的过程，可分为原始信息和加工信息。前者也称直接信息或一次信息，如在管理和服务活动中直接产生和记载的原始单据、凭证、数据、记录等。后者也称间接信息或二次信息、三次信息，它是对原始信息按照一定目的、要求、原则经过分类、整理、加工处理后的信息，如报表、文件、计划、制度、规章等等。
（三）按照信息收集的渠道，可分为正式渠道信息和非正式渠道信息。前者如来自国家机关和有关部门的通知、指示、计划。社区居民群众的意见、建议、要求以及同其他单位工作往来取得的数据、资料等。后者是通过非正式组织或人际关系取得的信息。
（四）按信息发生的时间，可分为历史信息、现时信息和未来信息。前二者是已经形成的，是管理、服务活动的真实记录；而后者带有一定的不确定性，包含主观预测成分。
（五）按管理过程，可分为发出信息、反馈信息、控制信息。发出信息指政府机关及有关部门发出的通知、信函、公文等及居委会下发的通知及对居民的要求等。反馈信息是汇报有关工作任务的落实情况；控制信息是指纠正偏离目标（或方案、计划要求）的信息。
（六）按信息对事物反映的精确程度，可分为反映事物性质、状态的高精度信息和粗略的非精确信息。
（七）按信息来源的稳定程度，可分为固定信息，如规章制度、法规条例、历史数据等；流动信息，如反映居委会所辖社区不断变化的原始记录、凭证等；偶发信息，即本社区及外部环境偶然发生变化的信息。
（八）按信息所反映的内容，可分为宣传教育、公共事务和公益事业、清洁卫生、计划生育、维护治安、调解民间纠纷、老龄工作、妇女工作、社会保障、青少年教育、就业服务以及暂住人口管理等等信息。
（九）按信息对受讯者的约束力的大小，分为强制性影响的权威性信息（如一对夫妻只生育一个子女，又如外地人员居住一个月以上的成人必须申领暂住证）和非强制性影响的参考性信息（有关人员对义诊、义教、义演等公益性活动的参加）。
（十）按信息载体划分，有文字信息，如文献资料；有直感信息，如讲演、录音、图画、幻灯、电影、电视等；有缩微信息，如缩微胶卷；有实物信息（如宣传厨窗、绿地）等。
信息在居委会活动中的作用
居委会干部无论做任何一项工作，都必须从实际情况出发，这就要收集和占有详细而真实的信息。获得信息的实质，一是减少未知度，占有的信息越多，对工作客体的现状及其发展趋势认识就越深刻；二是减少不定度，获得了充足的信息，就减少了对工作客体认识的不肯定程度，从而可增加把握性；三是减少疑义度，获得了准确、系统、全面的信息，疑义就会减少直至消失，从而取得正确的认识；四是减少混杂度，客观事物是错综复杂的，哪是本质，哪是现象，哪是精华，哪是糟粕，往往是混杂的。影响一项工作活动及其成果的因素是多种多样的，哪是主要的，哪是次要的，常常不好区分。人们获得了大量的信息资料，经过分析研究，就会增加对事物认识的清晰度。
信息在居委会工作中，有以下三方面的作用：（一）信息是决策、计划的依据正确的决策固然有多种因素，但其中主要的还是取决于对所需信息掌握的程度，信息不真实、不全面、不及时，就会导致决策的失误。从决策的过程来看，首先应注意收集信息，根据信息资料的分析来判断事物未来的变化状况、发展趋势，然后确定目标；其次，根据收集到的信息、资料进行推理、判断，拟定出若干种可供选择的方案；最后，综合各种信息，对各种方案进行分析、比较，选择一个较好的方案。在决策实施过程中，还必须随时收集、掌握事物正在发展、变化的新信息。决策是否正确，还必须通过实施后的反馈信息来衡量。
在制定计划前先要进行科学的预测，而预测是以信息为基础的。预测是对过去、现时的有关信息进行加工处理，用来判断未来一定时期的发展趋势。因此说，信息是编制计划的基本“原料”，离开数据、资料等信息，所编的计划等于闭门造车。
（二）信息是组织的神经组织作为动词，是使一个事物从无序到有序，或从旧序到新序的过程。如果没有一定量的信息，就不可能使这个事物从无序到有序，也不可能建成一个有序的组织实体。例如，100个人在操场上自由活动，一声口令，立刻整齐地排好了队。这虽然是个简单的组织，但必须先有号令。号令作为信息就是这个简单组合的前提。
信息是居委会组织的黏合剂，信息传递是居委会开展正常活动的神经系统；如果没有信息传递、情况交流、意见沟通，居委会内部的联系及其对外的联系就完全中断，居委会就失去了存在的基本条件。
（三）信息是控制的前提对一个组织进行控制，目的是使该组织系统正常运行，顺利发挥其功能，实现其预定的任务。如果没有正常的信息沟通，控制就无法进行。因此可以说，一个组织的管理过程也就是利用信息对该组织控制的过程。首先，依据信息确定组织系统状态的正常轨道；第二，依据信息发现组织系统运行中的偏差，并找出产生偏差的原因；第三，依据信息，采取切实可行的调节措施，削弱、消除干扰因素。纠正偏差，使整个系统趋于平稳，并保持在正常的轨道上，以达到控制的目标。
工作信息的管理
（一）工作信息管理的内容工作信息管理的目的是使反映居委会工作活动和工作对象及其发展状态的信息高度有序，并为开展工作提供有效的服务。其主要内容：1．信息的收集，包括接受来自各方面的信息及主动调查研究搜集的信息。
2．信息识别，对收集的信息检核可信度及分类。
3．信息筛选，把没用的信息剔除，而留下有用的信息。
4．信息提炼，提高信息的浓度，压缩其无关或无用的成分。
5．信息编写，把有关工作的名称、属性、状态等信息，按预先规定的标准、原则、方法或要求进行编写。
6．信息传递，将信息适时提供给有关组织及工作人员。
7．信息存贮，将暂时退出传递过程相对静止状态的信息有系统、有效地贮藏、保管，以供再次使用。
（二）工作信息管理的要求1．准确性。信息要真实、准确，而不能有误、有假。信息要如实地反映客观事物的真正面貌，并通过鉴别、分析，透过现象寻找本质，去伪存真。对一些模糊度大的信息，要追根溯源，直到弄清楚为止，切忌含糊不清、模棱两可。
2．时效性。为了提高工作信息的利用率，必须以最少的时间、最快的速度收集与处理信息。“时间就是金钱，效率就是生命”。有些事情或问题，我们如果及时抓住那些有意义的和先兆性强的信息，并迅速利用，就能取得最佳效果或妥善得到解决，避免不必要的损失。
3．系统性。任何事物都不是静止不动的，只有系统地收集信息，才能了解事物一系列的动态情况及发展规律。长期、连续地收集信息，并做好加工、整理工作，使之精炼化、条理化，然后分门别类地存档，以便随时查找、利用。
4．实用性。信息的收集、处理要从实际出发，讲究实用。收集什么信息，到哪里收集，如何分析整理，都要注重实际效果。
5．经济性。应当以较少的费用开支收集、占有较多的有用信息。如果费了许多人力、物力、财力收集的信息没什么用处，这是得不偿失的。
6．服务性。信息的收集、加工、传递、反馈必须为居委会系统正常运行和实现其系统整体功能服务。居委会干部要有较强的信息观念，对来自四面八方的信息，要有追踪的热情，积极主动地捕捉信息、传递信息。
50年代中期，周恩来同志曾提出过“广、快、精、准”的要求，这四个字是居委会干部在工作中收集信息应遵循的原则。
（第二节）居委会的资料工作
资料及其种类
资料是指在工作实践中形成和积累的，并经过整理后保存起来对日后工作有查考使用价值的材料，通常是为了满足工作、学习和研究等活动的需要而收集和编写的。资料被认为是一种“软件”，是储存起来的知识信息，物化了的智力资源。
居委会虽然是一个小单位，但管的事却非常广泛，因此，所收集与积累的资料也是广泛的。主要可归纳为以下14类：1．文件资料。指某一时期的重要文件按照时间的先后顺序精心摘编而成的资料。如《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、“中办、国办通知转发的《民政部关于在全国推进城市社区建设的意见》”等。
2．剪报资料。指把报纸、杂志上的与居委会工作有关的重要文章，按一定内容和顺序剪贴、复印、装订而成的资料。
3．卡片资料。指在阅读图书、报刊或文件的过程中，将其中有参考价值的文章或段落，按一定格式分类摘录在卡片上。如资料卡、文摘卡等。
4．记录资料。指参加讲演、会议、听课等活动时现场记录的有关资料，通常记在记录本、笔记本上。如学习笔记、会议记录等。
5．声像资料。指重要领导人、学者、专家的报告、讲话录音磁带，重要事件、会议的实况录像带。
6．电脑资料。指通过电子计算机贮存的资料。
7．综合资料。指涉及多方面内容、综合多方面情况的资料。如年度工作计划、工作总结、工作报告等。
8．‘专题资料。指反映某一类情况和内容的资料。如人口管理、维护治安、就业服务等资料。
9．理论资料。指原理、原著、党和国家领导人的有关讲话以及毛泽东、邓小平等同志的有关文章或著作。
10．政策资料。指党中央、国务院、地方领导机关或有关部门有关的决议、决定和指示，对工作的部署和要求，领导同志的重要讲话等。
11．法规资料。指政权机关制定和颁布的有关法律、规定、条例和规章制度等。
12．情况资料。指反映本社区情况的资料。分基本情况资料和现实情况资料两种。
13．经验资料。主要指居委会及社区建设先进的经验材料。
14．业务资料。指日常工作资料。包括文书工作、会务工作、信访工作、信息工作等资料。
资料的收集与利用
（一）资料收集的范围收集资料的内容可分横向和纵向两方面：横向资料：（1）兄弟单位的有关资料，如运用本市或全国某些社区建设或居委会工作的经验、教训，联系本社区、本居委会，以便取长补短。（2）相关专业的资料，对社区建设和服务的某一方面的工作经验。（3）有关居委会工作和社区建设的学术研究资料。
纵向资料：（1）党中央和立法、行政、司法机关下发的文件资料。（2）本地区有关部门的资料，如为落实基层政府及其派出机关有关的计划任务或社会活动的文件资料。（3）来自本社区居民小组及居民群众或驻地单位的资料。
（二）资料收集的原则1．定向原则。对资料收集要明确目的，做到有的放矢，必须注意收集与社区建设、居委会工作密切相关的资料。
2．优选原则。材料收集不能良莠不分。要善于沙里淘金，做到去粗取精、去伪存真，把最有用的资料收集起来。
3．完整原则。资料力求完整、全面并保持其有机联系，力求能反映一件事的全过程、一事物的各个方面。
4．统筹原则。对资料的收集要通盘考虑，既要收集能把居委会工作引向深入的纵向资料，也要收集相关的横向资料。
5．及时、求新原则。在平时注意随时收集现实的资料，日积月累、常积常新。同时也要注意未来的一些新动向、新观点、新趋势。
6．准确原则。资料必须准确，在收集时要严肃认真。
7．实用原则。无用的资料是没有意义的。收集资料要具有实用价值。
8．系统原则。对资料进行科学分类，并明确各类之间的有机联系，使之系统化。
9．持久原则。收集资料是一项长期的工作，要坚持不懈，不能半途而废。
（三）收集资料的方法1．直接积累。（1）接收，即对有关机关、单位发来的各种文件材料的整理、保存；（2）记录，即有关会议、会谈、访谈的记录，有的要进一步整理；（3）摘记，把各种文件材料、报刊、书籍上对居委会工作有用的资料，随时摘录并保存下来；（4）剪贴，即把报刊上杂志上刊登的有关文章剪下来分类粘贴，并注明报刊名称、版面、日期，最后装订成册，编上页码和目录；（5）复制，公开发表的文章可随时复制，有的专用而未公开的材料，要征得对方的同意。
2．调查了解。这是获得第一手资料的好办法。调查的方法很多，居委会开展工作常用的方法有：（1）个别访问，采用这种方法，要事先明确访谈内容，选准对象，访谈时间、方式、步骤都要先打算好。要讲求访谈艺术，提高访谈效果。（2）开调查会，参加人对调查的课题要确实了解情况，要有一定分析、判断能力，能坦诚直率发表见解。一次调查会人数不宜多，一般在4至8人间；开会前先要通知，请参加者做些准备；开会时，主持人要善于引导、提问。（3）普遍调查，即对辖区某一方面的问题进行全面调查。调查的结果所获得的资料、数据全面、准确、可靠。（4）个案调查，如对一个家庭、一位居民或某一事件进行全面、深入了解。个案调查，首先，立案，如对某对夫妻婚姻问题、某一婆媳纠纷或某一青（少）年犯罪问题等确定调查个案；第二，访问案主，即了解案主本身的材料及背景材料；第三，收集资料，必须全面、系统、具体、准确；第四，会诊，即通过对资料的分析，找出造成问题的原因，提出解决的建议、方案。
3．单位间相互交换。即在跨地区的居委会之间建立资料互换关系。资料交换工作，要注意互惠互利，经常联系，恪守信用，以诚相待。除了交换资料外，还可通过参观采访方式加强联系。
4．索取。如果发现有关部门、单位拟制的有借鉴价值的文件材料，可去函或派人索取。例如，《城市街居通讯》，1999年第11期刊载南京市秦淮区民政局题为“‘三自十好’开新篇”的文章。文中对“十好”中的39支项、24项硬指标未做介绍。如果想学习他们的经验做法，就需写信请求提供详细资料。
5．采购。各类出版物（如图书、报刊等）是收集资料的重要来源。采购方式有现购、邮购、订购等。例如，上述《城市街居通讯》杂志，对居委会工作具有很大的指导价值，每个居委会应订购一份，订购这类刊物可保持资料的连续性、完整性。由于居委会经济条件有限，采购资料要有针对性，本着节约原则，确保资料的质量。
（四）资料的利用收集资料目的是为了满足居委会日常工作的需要。到时用得上的资料才体现它有价值。
资料利用不外三个方面：（1）根据使用者提出的要求加以提供，使用者要什么，就设法提供什么，有的是查阅，有的是临时借去，有的可以复印。（2）超前提供，即在使用者事先没有提出具体要求时，根据形势的发展和当时的工作情况，对有关资料进行必要的综合、整理，主动提供给有关人员参考。（3）对有关资料进行普遍宣传、传播，如阅览服务或通过板报、橱窗宣传等。
（第三节）居委会的档案管理
档案及其作用
档案是机关、团体、企业、事业单位及个人在社会活动中形成的，具有利用价值的、归集中保存起来的文件材料，包括文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。一个单位只有那些完成了现时的效用、具有查考利用价值，并经过收集整理集中保存起来的文件，才能转化为档案。
档案的收集工作应注意的是保持“全宗”的不可分散性，即一个单位的全部档案。因这个单位的各项活动并不是孤立进行的，而是相互间有着密切联系的有机整体，而各项活动之间的相互联系又使它们形成档案之间的固有的内在联系。因此，必须把一个单位的全部档案收集完整，并集中起来保管。
档案是历史的真实记录、凭据，有法律效用，可作凭证。档案是机关或社会组织工作必须查考的材料。工作人员熟悉情况，总结经验，制订计划，处理问题，常常需要从档案中查考过去的记载。许多问题如果有档案可查，就可以迎刃而解，工作就得以顺利进行。一个单位的各项工作都需要利用档案材料，充分发挥档案的作用，可以大大提高工作效率和工作质量。如果没有档案可查，就会给工作造成困难和损失。
档案工作是居委会全部工作的一个组成部分，不能认为可有可无，而必须做好。
案卷整理工作
（一）档案分类档案分类的方法主要有三种：1．问题分类法。即按照档案内容所说明和反映的问题来分类。它可使相同性质的文件比较集中，可避免同类问题的文件的分散现象，也能突出反映居委会的中心工作和主要活动，便于查找利用。
2．组织机构分类法。即按照居委会内部组织机构将全部档案分成各个类别。档案是由各个机构在业务活动中形成的，因此，按形成文件的各个组织机构进行分类，能保持文件之间在内容上的联系。
3．按时间特征分类法。即根据产生、形成文件所属年度进行分类。
上述三种方法可结合起来运用。例如，社会福利，既可单独按一类问题建档，又属于居委会内福利委员会的职责范围；一般每年归档一次。居委会在日常工作中可随时把此类问题的文件材料归入这类案卷中。
（二）居委会须设立的案卷 居委会按实际工作内容，可分别设立以下案卷：1．党政机关及有关部门下发的文件；2．居委会的综合性工作，如规划、计划、总结等；3．居委会换届选举及组织机构、人员分工等；4．宣传教育工作；5．社区服务；
6．人民调解工作；
7．维护社会治安工作；
8．计划生育工作；
9．社区卫生工作；
10．社会福利工作；
11．老龄工作；
12．维护妇女权益及妇代会工作；
13．青少年教育；
14．就业服务；
15．外来人口管理；
16．居委会财产管理；
17．居委会对外签订的协议、合同；
18．重要的社会政治活动；
19．居委会工作人员考绩；
20．居委会大事记；
21．其他事项。
以上分类仅供参考，有些可以合并，如“老龄工作”可与“社会福利工作”合并；规模较大的居委会，还可再细分，增加一些类别。
（三）案卷的编辑案卷内的目录编辑是案卷整理的重要环节。它是卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。首先，对文件排列，其方法一般有以下六种：按时间排列（根据成文日期排列）；按文件的重要程度排列；按作者排列；按问题排列；按文件名称排列；按地区排列。其次，编卷内文件的页号，卷内文件排列固定位置以后，就要把文件编上号（有字的页，有一页编一页）。最后，填写卷内文件目录（见下表）。
卷内文件目录 第卷
┏━━━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━┳━━━━━━┳━━━┳━━━┳━━━┓┃顺序┃文件标题┃日期┃份数┃张数┃备注┃┣━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━╋━━━╋━━━╋━━━┫┃1┃北京市外地来京人员户籍管理规定┃1995．6．13┃1┃1—3┃┃┣━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━╋━━━╋━━━╋━━━┫┃┃北京市外地来京人员计划生育管理┃┃┃┃┃┃2┃┃1995．6．13┃1┃1—2┃┃┃┃规定┃┃┃┃┃┣━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━╋━━━╋━━━╋━━━┫┃……┃……┃……┃……┃……┃┃┗━━━━┻━━━━━━━━━━━━━━━━┻━━━━━━┻━━━┻━━━┻━━━┛在案卷的封面应标有下述内容：（1）立卷单位，单位要写详细，如，北京市海淀区八里庄街道办事处玲珑北巷居民委员会。（2）案卷标题，这是卷内所含文件内容的高度概括，通过案卷标题可以了解卷内文件的概貌，它是提供、识别案卷的重要标志。标题力求简明、确切，要用简明的文字，全面、准确、具体地揭示出卷内全部文件的内容。（3）卷内文件的起止年、月、日。（4）案卷的张数、页数。（5）归档编号。（6）保管期限，是长期还是短期。
在案卷的封底内页还应标有下述内容：案卷情况说明（可以对本案卷整理情况作简单说明）、立卷人、检查人、立卷时间、卷宗编号。
档案鉴定与利用
（一）档案价值的鉴定档案价值鉴定工作即甄别档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管年限，拣出不需要保存和保管期满的档案加以销毁，把永久保存的档案妥善地保管起来。
鉴定档案的价值是一件科学性很强的工作，应坚持全面观点、历史观点、发展观点。也就是说，看一份档案价值大小或有无价值，不能仅仅从本单位出发，还要从全区、全市的整体出发；要考虑它的历史价值；还要分析其对日后以至将来工作有多大用处。在具体鉴定时，一要看文件的内容，有的文件重要但是重复的，这就应挑出来；二要看文件之间的联系，有的文件内容看起来较重要，但只是点滴情况，并且已有其他更为详尽的文件反映了这一情况，则其价值便不大了；三看文件的来源，即从文件的作者去分析其价值；四看文件的可靠程度；五看文件的有效性，尚有法律和工作上效力的文件，就是重要的；六看文件的名称，决定、条例比一般通知就重要；七看文件的时间，即看文件形成的时间和文件内容针对的时间。
档案保管期基本分为永久保存和定期保存两种。定期保存的年限习惯上分为3年、5年、10年。北京市海淀区对居委会的档案保管期规定长期（10年以上）、短期（10年以下）两种。其中，居委会的年度工作计划、总结，组织机构及其主任、副主任、委员名单，大事记、有关工作的年度统计报表等要长期保存。而各委员会平时工作记录，各类撤除及掉换的卡片或人员登记表等可以短期保存。
保存期限不是一成不变的，有的原定为永久保存，经长期保存后，如确认已无继续保存的价值时，可以挑出来销毁，但必须有一定的审批手续。
（二）档案的利用为了维护档案的完整与安全，居委会要由一人兼管此项工作。档案保管要做到“四不”，即：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（不使档案丢失）、不坏（不使档案遭到损坏）。
做好档案工作是为了提供日后开展各项工作服务，充分发挥档案的作用。“利用档案”和“档案提供利用”是密切联系而又不同的两个概念。前者是指利用者为了解决或研究各种问题来查阅档案；后者是为满足利用需要而向利用者提供档案材料。两者密切结合才能充分发挥档案的作用。
档案利用者一般在居委会办公室内查阅，遇有特殊情况需借阅出几天，必须严格办理借阅手续。借阅者不得在档案上作标记或涂改。借阅或归还时，档案管理责任者要认真查点。
复习思考题
1．什么是居委会工作信息？有哪几种？
2．信息在居委会开展活动中有什么作用？
3．居委会工作信息管理有哪些内容？
4．对工作信息管理有哪些要求？
5．居委会工作资料有哪些种类？
6．谈谈资料收集的原则与收集范围。
7．收集资料的一般方法有哪些？
8．居委会一般应设立哪些卷宗？
9．如何做好案卷的编辑工作？