为了更有效地启发管理者,我们这里引用奥克斯公司“合理化建议奖励办法”的个案,并对此进行分析,供管理者作为实践参考。
奥克斯合理化建议奖励办法①
1997年,奥克斯集团开始实施合理化建议奖励制度,到2003年,被采纳实施的合理化建议达上万条。6年中,员工因合理化建议获得的最高奖金达23万元。
专项奖惩:为使合理化建议产生更深远的影响,自2003年3月25日开始,奥克斯集团决定每年拿出500万元,设立合理化建议专项奖励基金。直接经办这项活动的集团管理部门,被要求签署责任状,内容是必须在一年内把这500万元花出去,不然罚款;如果使用不得当或被发现滥用乱用,则加倍罚款。奥克斯集团高层期望通过提高奖额,出现更多登上“金点子”擂台的“谋士”,用这500万元为企业创造更大的经济效益。
分项解读:让创新奖惩与绩效奖惩分离大多数管理者在进行创新性奖励管理的时候,会将日常绩效奖惩与创新性奖惩混淆,而置于同一个奖惩框架内,这是不便于管理的。专项奖惩的好处在于,可以将创新与绩效区别开来,并让两方面的管理都变得更有效。举例而言,如果某个员工在三个月的时间里进行了一项创新性研究并获得了重大突破,但业绩为零,那么管理者就可以从专项奖励中进行奖励,而对他的业绩则从日常绩效体系中进行惩罚。这样的管理制度是公平公正的,既不会损害员工对绩效管理规则的重视,也不会扼杀他们的创造性热情。
透明化管理。从2003年3月份开始,奥克斯集团员工的所有合理化建议都通过集团的OA系统进行通报。每一条合理化建议从内容、获奖金额到签字人姓名只要是奥克斯集团的员工均可点击查看到。一位员工说:“通过OA系统管理,既能接受其他员工监督,也能让大家从中受到启发和激励。”
分项解读:用透明化引导积极心理力量
创新性管理是一种事先承诺性管理。承诺是一种心理上的力量,而真正能够影响这种心理力量产生积极作用的要素之一,就是透明化。透明化会在两个方面产生积极的心理引导:其一,创新的方向性引导;其二,创新行为的标杆性引导。换句话说,就是在创新的内容与创新的示范作用(包括奖励的示范作用:树典型、树榜样)方面起到积极的引导。
制定创新边界。为了使合理化建议有据可依,集团管理部门特意制定了《合理化建议奖励条例》,该条例每年都会根据上年情况进行必要的修订,每修订完后就会下发到各部门(分厂),要求认真遵照执行。期间,也会制作合理化建议奖励条例考试提纲,下发各部门、各厂员工,进行全员考试。
分项解读:用规范化的边界管理解决创新冲突
针对创新的管理不是具体活动的管理,而是一种边界管理。所谓边界管理,就是界定创新活动在组织中的自由度,并对这种自由度做出依据性说明。诸多企业将创新视为一个随机的工作,而没有对此进行依据性的说明,意味着他们并没有清晰的创新边界。这种无边界的“自由”并不是真正的自由,它的模糊感会削弱员工对创新的认可度。因而边界有两个作用,一是对创新进行明确的管理规范化,二是强化创新的必要性和依据性,在心理上让组织成员产生相应的创新安全感。
规范化申报与审批。从奥克斯合理化建议奖励条例中可以看到,奥克斯合理化建议的申报和审批程序如下。
☆由提出人填写“合理化建议申报单”,一式三联,写清姓名、工作部门、工资卡号、建议类别、申报时间、月薪和建议内容、改进措施等,并交本部门负责人。
☆对于设计改进、材料节省、工序减少等引起的提高效率、降低成本的奖励额度在5000元以上的合理化建议,审批人如果认为有必要,可在一星期内组织相关人员评审。
☆部门负责人的奖励审批权限的上限为500元,总经理的奖励审批权限上限为10000元。
☆各主管审批领导在审批合理化建议时,必须关注责任部门(人)承诺的完成时间,以便监督。
☆为了不让员工的积极性受损,对合理化建议的审批时间也进行了严格规定:“合理化建议批准后,由各所属公司经理室(企质办)负责监控,合理化建议申报过程中,各主管、审批人员都必须在15天内给予答复。如超出期限,对责任人按每天×元进行罚款处理并向建议人进行当面解释。如遇特殊情况,需延迟的必须事先书面报上级主管领导,方可免予处罚。”
分项解读:明晰流程管理和价值评估
大多数企业在绩效管理方面都有明晰的流程和考核管理办法,但在创新管理领域,却缺乏如此明晰的规则。这一方面反应了企业对创新管理领域重视度的缺失,另一方面也造成了创新性热情无法在合理的范围内、按组织的规则得到释放。创新管理流程有多个方面的作用:其一,能够引导员工按合理的渠道释放自我的创造激情;其二,让管理者与员工共同负起创新的职能责任,并形成创新意识;其三,让员工的创造性劳动在组织工作流程上得到有效的保障。这些对员工的创造性热情的发挥是至关重要的。
合理的监督与惩罚措施。由于每一项合理化建议从提出到最终采纳实施,要经过许多职能部门的通力合作,是一门“系统工程”,所以,奥克斯集团又规定只要建议被采纳,经手者人人有奖。对建议提出者所在部门,按奖励总额的10%进行集体奖励,奖金由部门、分厂负责人自行分配,其中的50%可归负责人本人所得,让他们有积极性从“源头”上为员工开启头脑智慧之门;对实施部门的奖励额更高,为20%,以有效杜绝议而不决、采而不施的消极扯皮现象。
分项解读:让全员参与,以激发热情
创新必须通过一系列清晰的边界管理、流程管理及价值评估手段,衡量其有效性后,设定相应的奖惩规则,这是必然的要求。奥克斯集团的奖惩规则中有一个突出的要点:经手人都有奖励。这种机制的设置将从根本上确保组织所有成员都产生共同创新的热情,保证自下而上的创新最终能够有效地传递到组织决策者的手中,而不是在冲突中将有益的创新建议或方案埋没。
关注创新的长期价值。对那些不能立竿见影、当即量化出价值的建议,如何做出奖励?奥克斯集团的新办法是跟踪考评后给予奖励。如在产品质量改进方面,只要年初提出了计划措施,经过实施,到年底评审,若确实使产品质量达到了预期目标,那么对该计划措施的提出人,也按合理化建议给予奖励,以此扩大激励范围。
分项解读:从长远规划的角度考虑创新价值
创新意味着新事物,很多情况下新事物未必符合当下的需要,而且也未必马上能够显示出其价值。管理者必须清晰地认识到:创新是未来性质的,所以那些当下无法体现价值的创新也必须得到重视而按照既定的奖励规则办理。要做到这一点,要求管理者要从一个新的视角管理创新:强调创新本身的价值或未来价值,而不是其带来的直接经济效益。