5.制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来
很多人都开始制定每一天的工作计划，但有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
6.把未来某一时间要完成的工作记录下来
你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。这时你就需要有一个办法记住这件事，并在未来的某个时间提醒你。为了保险起见，你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。
7.保持桌面整洁
我从不相信一个把自已工作环境弄得乱糟糟人会是一个优秀的时间管理者。同样的道理，一个人的卧室或是办公室一片狼藉，他也不会是一个优秀的时间管理者。因为一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱文件中找出所需的材料的。
8.把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方
随着时间的过去，你可能会完成很多工作任务，这就要注意保持每件事的有序和完整。一般可以把与某一件事有关的所有东西放在一起，这样当需要时查找起来非常方便。当彻底完成了一项工作时，再把这些东西集体转移到另一个地方。
9.清理你用不着的文件材料
也许你会感到吃惊，把新用完的工作文件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，清除在抽屉最后面的文件。换句话说，你要学会保持只有一个抽屉的文件，总量不会超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。当然，有的时候，你也许需要查找用过的文件，所以原稿要一直保留在计算机里。
10.定期备份并清理计算机
你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。要定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。
良好的工作计划会让你有更多的时间，让你不至于总感觉有做不完的工作，会让你做起事情来更有头绪。当然，我们在作计划的时候，不能一味的想到工作，要学会为自己安排休息的时间，学会劳逸结合，张持有度，这样才能让自己始终保持较好的状态。《第三次浪潮》的作者托夫勒他说：“新的时间支配方式，将影响我们家庭日常生活的节奏，影响我们的艺术，影响我们的生态。因为一旦涉及到时间问题，也就涉及到了整个人类的生活。”
有这样一首古爱尔兰歌谣：
运用时间去工作——这是成功的代价；
费点时间去思索——这是力量的泉源；
花点时间去游戏——这是青春永驻的秘密；
抽出时间来阅读——这是智慧的基础；
匀出时间来对人友好——这是通往快乐的大道；
要点时间来梦想——使你挟泰山以超北海；
找出时间去爱人和被爱——这是上苍的恩典；
寻找点时间放眼四顾——这是通往无私的捷径；
用些时间放声大笑——这是灵魂的音乐。
我们的工作与生活常汲汲于目标的实现，然而与实现目标同时并进的，是我们对生活松紧的正确调适。想一想，你有多久没有放松自己了？你有多少时间没有陪伴家人了？你有多久没有到电影院或百货公司了？你有多久没有外出旅游了？你有多久没有让自己的头脑好好地休息了？
工作对我们每个人来说固然重要，但并不意味着我们的全部生活都是工作。长期的工作会让人身心感到疲惫。因此，我们必须学会休息，暂时从工作中解脱，以利更好地工作。
工作计划对一个追求高效率的人来说是必不可少的，好的计划让你做起事来事倍功半，我们每个人都必须学会安排自己的时间，让有限的时间得到最大程度的利用。
会做短中长期的计划安排
一般而言，短期是指一年以内的期间，长期一般超过5年以上，而中期界于两者之间。短期计划包括每日计划、每周计划，也可称为行程表，中长期计划通常以月作为单位，或者以年为单位。无论短期计划，还是长期计划，记录行动集的内容都是为了实现梦想。
你必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访，而预做准备。还有些人甚至会预估他们长期计划表上每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用这些周计划、月计划，甚至年计划表来制作每日计划表。
因此，做好中长期计划是短期计划的基础，但是也不要太小看短期计划中的日计划或周计划而无心作好记录哦，如果没有好好的实践它们，中长期计划做得再好，也于事无补。同时，你最好把行动过程中的注意事项写入计划里，时时提醒自己。
举个例子，如果你今年的目标是减肥，那么在以天为单位的短期计划表中，就要写上“每天慢跑一小时”。但是，如果慢跑一小时之后喝了一瓶啤酒，就等于前功尽弃。所以，要在珠玑语录集里写上戒酒，并把“只喝低卡啤酒”的戒律写在便利贴上，每天贴在新的一天的短期计划页面上，这样一来，珠玑语集与短期计划表才能相辅相成。
在行动计划中，最重要的是将我们的时间按长短做出周期性的安排，这样有利于我们能够合理的利用不同阶段的时间来做短中长期计划表。我们将先从一天的周期，来考虑时间的周期。
1.一天的周期
你如何安排一天的时间？你在一天内要做些什么？
每天都有固定的24个小时，如果我们将一天的时间，看成几个单位的集合的话，会比较容易安排和分配时间，并做好每日的短期计划，也就是行程表。
如果能掌握一天的结构与周期，就能对自己一天的行动在大脑中就会产生大致的一个安排。
这就意味着，每天你对自己在一天的时间内能干什么，在什么时间段里完成都可以做到心中有数。有了这样粗略的安排，你就可借此思考，自己能否又有能力做到这些事，并且还不浪费时间。
从人的生理和心理角度考虑的话，以两个时间为单位，是一个比较恰当的单位时间。当然，这个单位时间会因个人的职业的不同，而有所变化，总之是因人而异的。
了解自己身体的周期（早起型、晚睡型），并配合之。创造出自己的时间周期，就可以更有效率地去运用时间。
请注意，把时间分割为几个单位，并不单只是严格照此一丝不苟的行动，这样做的目的，只是有助于我们能够合理的安排好时间。
我们应在实行的过程中着重用自己的眼睛，自己的头脑去看时间，遇到问题时，多看看，多想想，相信一定能有一些意想不到的发现。通过我们的这种发现，思维就有了不起的地方。藉着这样的过程，使我们产生足以创造有创意的生活的眼光。
早上2个小时，下午1个单位，晚上1个单位，通常是工作、学习效率较高的时间。在自己的生理范围内，合理利用好这些时间，将会让你省时省力的完成一个个任务。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，日计划的时间表安排就算完成了。
2.掌握一周的周期
在掌握一天的周期与结构后，再来掌握一周的结构与周期就可以了。
一周的周期实际上是一天周期的集合，首先将一天的时间周期化，才能更好地做好一周的时间安排。如果每天的计划较为平淡，或偶有高潮，那么一周的计划只要依日计划的时间表，就能轻而易举地完成了。