书城管理高效能人士的时间管理艺术
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第23章 制订财富目标,不枉费时间走弯路(4)

掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化,就是你是否能逐步完成计划与时间表的要诀。

月周期与年周期,因为周期较长,面对的不确定因素比较多,对我们而言是较难把握的,比较起来,一周在感觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段,就是安排时间表的窍门。

事实上,当以周为单位时,即使其中的一天被浪费,仍有机会使这一周充实。

以天为单位的时间有时太短了,某些任务或许很难在一天之内完成,但如果以周为单位的话,就可以星期来分配每一天的性质,甚至有时一天都玩掉也不要紧。

以星期几来决定每天的性质,从快乐的星期五,转变到快乐的星期四,运动或文化的星期三,旅行的周末等,已相当一般化了。

所谓以一周为单位,安排生活计划,是说最好在星期几开会或商谈,在星期几最好能看书或上课,好不容易才拍下的录像带该在哪一天看……给每一个日子,一个独特的个性。

通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即可。

3.月计划就是模拟安排各课题的时间表

通常记事本上的月时间表,每个月只有一张。

如果你的日常生活是比较有规律的,那么你只要记录一些固定的事,用一张纸就够了。但如果你想把自己的活动安排得更丰富、更积极的话,就必须留出足够的空白之处,尝试一些模拟或错误,随心所欲多用几张,会比较方便。

所以如何在记事本中记录月计划,同样也是安排时间表上的诀窍之一。

如果只有一张月计划,你就可以在记事本上,用彩色笔将例假日标出,再将其他月份的例假日标出,就可以随心所欲,根据个人的喜好,去安排许多不同的月计划。

你也可以打破一个月一张时间表的方法,依计划来做时间表,也可以将时间分为:公或私来安排,这样在你的私人时间里,就可以想出一些新的生活方式,使自己的日子过得更充实、更有生趣。

但月份计划表,绝不能成为行动的计划表。

要记住,每天的行动仍应思考,因为月计划只是帮助你预见这个月将会发生的事,或提醒你本月份的约会,只有每日的计划才能成为行动的计划表。

4.以年计划来掌握宝贵的光阴

一年有54周,以周为单位,制造一些变化。因为每周都各有特色,生活也随之多彩,自然也就不再是一成不变的苍白岁月。

这种设计,就是充实人生的智慧。如果更极端点的话,一年只需要这个年度计划及一周或一天就足够了,其他的设计纸没有也无妨。

因此,我们在笔记中,准备了这个年度计划指引。

这个年度计划指引详细地标出了例假日等,使我们能好好掌握住一年的时间。我们可以边注视这个年度计划指引,重组我们对时间的笼统印象。在这附近该做这件事,又快到了该做那件事的时候了,在这周休假怎样呢……

以这种方式将一年的时间计划,区分出来。

只要去思考一下,就会明白的。结合计划与时间表,能赋予抽象的概念一个具体的形式,一个行动性的印象,使时间能更有效地被运用。

请将一年,这一个长而抽象的时间,与今天一天的行动这个具体概念相结合。在其中亦可使用月或季,甚至更短的周等时间的单位。

而如何取时间的单位,与如何使各单位联络,就是结合计划与时间表的秘诀所在。

我们也可以将时间的单位,改称为时间的周期。这么一来,就会牵涉许多个人性的问题。

这不仅是将时间的单位,分割成长与短的技术性的问题,还会因个人的生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”或去创造它,就是善用时间的秘诀。

所谓周期,就是你办事所采用的周期效应。在记事本的运用过程中,周计划的制定是最频繁、时间周期长度最合理的一种,我们将在后面详细的解释,并重点介绍周计划的制定方法。许多善用时间的成功人士都会规划长期计划表。

制订一个工作时间图表

时间是一块最神秘的表,它决定了任何人的从主动到卓越都是一个时间的流程。善于制定工作时间图表,是时间运筹的第一步,是整理时间的重要战略。而成才目标是整理时间的先导和根据。因此,需以明确的目标为轴心,对自己每天的工作制定一个工作时间图表:长计划、短安排,将大目标分解成若干具体的目标,并预计完成目标的日期。

美国麻省理工学院对3000名员工做了一个调查研究,发现凡是优秀的人都能做到精于安排时间,制订工作时间图表,这样可以节省大量的时间。

根据有关专家的研究和许多人的实践经验,制定工作时间图表应该注意以下几个方面:

1.要善于集中时间

切忌平均分配时间。要把自己有限的时间集中在处理最重要的事上,不可每样工作都抓。要有勇气并能够机智地拒绝不必要的事,次要的事。一件事情来了,你首先要问:“这件事情值不值得做?”绝对不可遇到事情就做,更不能因为反正做了事,没有偷懒,就心安理得。你必须学会“剪掉”不适合自己干的事情。

2.要善于把握关键时间

时机是事情转折的关键时刻。抓住时机可以牵一发而动全局,以较小的代价获得较大的效果,促进你的努力转化为实际效益,从而推动你的事业向前发展。错过了时机,会使到手的成果付诸东流,造成“一着不慎,满盘皆输”的严重后果。所以,成功人士都必须善于审时度势,捕捉时机,把握“关键”,恰到“火候”,赢得胜利。

3.要善于处理两类时间

所谓两类时间主要是:一类是属于自己控制的时间,称作“自由时间”;另一类是属于对他人他事的反应时间,不由自己支配,称作“应对时间”。

两类时间都客观存在,都是必要的。没有“自由时间”,就完全处于被动、应付状态,这在高度分工合作的职场是一大忌。但要完全控制自己的时间在客观上也是不可能的。没有“应对时间”,只想“自由时间”,实际上也就侵犯了别人的时间。因为你的完全自由必然会造成他人的不自由。

4.要善于利用零散的时间

时间不可能全部集中,往往出现很多零散时间。要珍惜并充分利用大大小小的零散时间,用来从事零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。

5.要善于运用聚会或会议时间

这种时候是你与同事们沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定的最好时间。会议时间运用得好,可以提高工作效率,节约你和大家的时间;运用得不好,反而会降低工作效率,浪费大家的时间。

你若想节省时间,那就按照上面几个原则,每天制定一个工作时间图表。在每天事先安排的工作时间图表中,应该使自己除了能为“烫手”的项目留出额外的时间外,还能使工作有所变化并保持平衡。每天制定一个工作时间图表,并用每天的行动去完成这个图表,就像在办公室里应放上自己的人生目标借此提醒自己一样。即使是在干一件最小的事,心中也不忘那个制定好的工作时间图表。在每天早晨就进行计划,安排好一天工作的轻重缓急。每天都有一张当天要做哪些事的清单,并将它们按重要性程度排列,然后尽可能一有时间就去干最重要的工作。为自己、也为别人都定下工作的最后期限。养成好习惯,按着“任务清单”的顺序干,绝不跳过困难的工作。

事实表明,一个人成功与失败的界线有时仅在于怎样分配时间,怎样安排时间。可见制定工作时间图表的重要性。每天制定一个工作时间图表是利用时间的高效运行方法,可行而实用。我们每个人应该学会和利用提高时效的方法,充分开发和利用时间的价值。