第十一节工作效能是整理出来的
遵循科学的SMART目标设定法
一份统计结果显示，在工作中，有30%的人因为没有明确的目标，而成为瞎忙族，他们每天都很忙，但却是忙而无果。这就提醒我们，工作不能盲目去做，应当先按照一定规则来设定可行的目标，并且用科学的的方法管理好这一目标。
目标管理专家认为，人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
SMART原则是在工作目标设定和管理中，是被普遍运用的法则。
S代表具体（Specific）：即设定绩效考核目标时，一定要具体。
M代表可度量（Measurable）：即目标要可衡量，要量化；
A代表可实现（Attainable）：即设定的目标要高，要有挑战性，但一定是可达成的；
R代表现实性（Realistic）：即设定的目标要和该岗位的工作职责相关联；
T代表有时限（Timebound）：即对设定的目标，要规定什么时间内达成。
在工作之中，没有目标就好像走在漆黑的路上，不知往何处去；而有了目标，也就有了行动的指南针。做事找准目标，才能够有效率，才能够把需要做的事情做好。有目标的人是在为效率，为美好的结果而忙；没目标的人，只会越忙越乱。
在工作的过程中，没有目标的员工大有人在。他们在工作中标榜努力工作，勤奋学习，但却从来没有一个工作目标，更谈不上职业规划，他们机械地工作，一刻不停地忙碌着，却永远也忙不到点子上——由于缺乏目标，他们把大量的时间和精力浪费在一些无用的事情上去了。
世界一流的效率提升大师博恩？崔西说：“做事有目标是提升效率的关键。高效工作的首要前提就是制定一套明确、具体而且可以衡量的目标和计划。”我们不难发现，那些做事高效的人，总是始终会将目光集中在他们的目标上，他们常常在向目标奋进的过程中，运用想象提醒自己目标所在。
如果我们想让自己的工作卓有成效，就应当在工作前先为自己设定一个明确的目标，并为你的目标创建一种经常提醒自己的方式。
比如，将确定的目标和实施计划写在便笺上或是记事本上，并将它们有计划地放置在家中和办公室里，使你能够常常看到它们；或者将你的实施计划编辑在电脑屏幕保护屏上；或者，将需首要实施的计划输入电脑，并用装饰纸打印出来，然后将这些纸悬挂在办公室、卧室的镜子上，甚至是冰箱上。
这样，我们的目标和计划就常常出现在眼前，帮助我们始终将注意力放在这些最重要的事情上面。
然而，制定目标看似很简单，每个人也都有过制定目标的经历，但是如果上升到技术的层面，就必须学习并掌握SMART原则。
因此，应用SMART原则设定目标时，应遵循如下规则。
规则一：了解你想做什么
有这样一句话：“成功的奥秘没有别的，不过是从事自己所爱的工作罢了。不论做什么，都要做得出类拔萃，别让名利蒙蔽了你对理想的追寻。”一个人如果能了解自己想做什么，然后根据自己的兴趣爱好去设定目标，那么其主动性就会得到充分发挥。
规则二：确定具体的目标
在被问及将来要做一个什么样的人时，很多人都会回答：“要做一个不平凡的伟人。”这就是一个不具体的目标。目标不仅是明确的还应是具体的，比如，你想把英文学好，那么你就可以制定一个目标——每天一定要背10个单词和1篇短文。
规则三：目标要具挑战性，并可以实现
不能达到的目标是幻想、白日梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。所以，你设定的目标即应是很高的，又应是可以实现的。
规则五：为了实现目标，要学会适时放弃
现代社会，很多人之所以感觉到很忙、很累，是因为他们认为不能错过生命所赋予他们的一切。那种抑制不住的贪婪欲望促使他们想知道一切，拥有一切，让自己一生都像在参加马拉松赛跑一样疲惫不堪。这样的人忘记了一种生存的智慧——适时放弃。
利用PDCA循环法，有效管理工作
PDCA循环法是在西方十分流行的一种行之有效的科学管理程序，是由美国质量专家戴明博士（Deming）首先倡导的。这四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、修正再执行（Action）。
发达国家的实践证明：PDCA循环法是一个行之有效的科学管理程序。PDCA循环法对于我们提高个人目的性和工作效能有很强的促进作用。
戴明博士这个管理的全过程分为四个依序衔接的工作阶段，即计划阶段、执行阶段、检查阶段和修正再执行阶段。在工作程序Plan、Do、Check、Action的过程中，它们分别代表的含义是：
Plan：即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；
Do：即执行实施，实现计划中的内容，并加以控制；
Check：即检查评估，总结执行计划的结果，找出与目标的差距；
Action：即处理检查的结果，认可或否定。成功的经验要加以肯定，失败的教训要加以总结，以免重现。在这一轮中未，解决的问题要放到下一个PDCA循环。
这四个阶段其实是一个首尾相接的循环过程。但这并不是一门高深的学问，只要我们能解决一个“细”字，将这四个阶段细分为八个便于操作的步骤，就能够得心应手地运用了。
1．计划阶段（P）
（1）设定目标
（2）搜索与目标相关的信息
（3）找出最佳方案
（4）制订计划工作表
2．执行阶段（D）
（5）按计划工作表执行工作
3．检查阶段（C）
（6）检查执行情况
4．修正再执行阶段（A）
（7）对检查结果作出修正
（8）修正后再执行
例如，经理分配给你一项任务，让你对某区冷食市场进行一项市场研究调查，并写一份市场调研报告。这本是让你大展身手的机会，你却因不知从何着手而苦恼。为什么要进行调查？怎样进行市场调查？遇到问题怎样解决？调研报告怎样写……各种各样的问题砸得你眼冒金星，头昏脑涨，但你若运用PDCA循环法，思路会变得非常清晰。具体方案如下：
1.Plan：制订一份周全的计划。
本阶段你要明确6个问题。这6个问题简称为5W1H。
（1）为何制订此计划？（Why？）
（2）计划的目标是什么？（What？）
（3）何处执行此计划？（Where？）
（4）何时执行此计划？（When？）
（5）何人执行此计划？（Who？）
（6）如何执行此计划？（How？）
2.Do：计划好之后，着手将项目一步一步向前推进。
3.Check：在市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推进是否按原计划进行，其中有无纰漏和偏差出现。
4.Action：针对你的检查结果确定你的行动。
要注意，如果在市场调研过程中，发现计划偏离了原来的目的，或者发现原先的计划考虑不够周全，那你就要及时调整，以确保任务的圆满完成，得到有价值的结果。
PDCA循环法
如果在市场调研过程中，发现计划偏离了原来的目的，或者发现原先的计划考虑不够周全，我们就要及时调整，以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或没有出现偏差，当然是皆大欢喜，我们就可以继续进行。
每一项工作，都是一个PDCA循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的事业。
让备忘录驱动你的工作效能
很多人并不认为“备忘录”是职场人应该具备的工作方式，在他们看来，“备忘录”只是那些天生记忆不好的人和“笨鸟”的专利，他们往往对自己的记忆和应对突发事件的能力充满自信。
实际上并非如此。“好记性不如烂笔头”，如果能将工作中的一些事，特别是重要的事记下来，不仅不用担心被自己遗忘，还能保证及时有效地执行。
宝洁公司的法宝之一就是它的备忘录制度。宝洁非常重视训练员工解决问题、设定顺序、采取行动、追踪质量以及领导、合作的能力。公司随时都提供各种课程和研讨会，帮助员工提高自身的能力。在宝洁的训练制度中，备忘录这项做法是出了名的，员工必须养成写备忘录的习惯。
宝洁的备忘录一般分为两类：信息备忘录和建议备忘录。
信息备忘录内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析。
建议备忘录则是一种说服性的文件，重点包括：建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要，那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。
在宝洁，备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具，凭借不断地重写备忘录，训练员工更加周密地思考问题的能力。
正是严格的备忘录制度保证了宝洁员工的工作效率和高效的执行能力，从而推动了企业整体执行力的提高。
这里强调的“备忘录”并不一定是很系统、很有逻辑性的，“备忘录”应简洁，往往就是几个要点，或者是简单的思路。
因为精要，所以“备忘录”往往是一种把简单且精确的讯息、文件和资料存储起来帮助记忆的很好手段，它会让你在任何需要的时候都可以立即找出来，不会出现遗忘的情况，也方便日后核对自己的工作进度。
而写备忘录的时间远远少于时常苦思冥想的时间，不但可以节省时间，提高工作效率，而且会赢得老板的认可和提升在老板心中的个人价值。
一个优秀的员工在进公司上班后，就应该养成手写备忘录的习惯，备忘录上一般会有这些情况的记载：
（1）如果出席会议，应该记下会议上讨论和决定的事情，以及被指示的事项等；
（2）与上司谈话时，把指示的内容写在备忘录上；
（3）与同事交流时，把重要信息记载下来；
（4）与客户沟通时，记载他们的需求或者对公司产品或服务的要求；
（5）平时工作中，有客户来访，简单记录谈话内容；
（6）平时生活中，遇到与工作有关的想法或思维记载下来；
……
在“备忘录”上将想要做的事情清楚地记录下来，并使其成为一种工作习惯。不妨从现在开始，养成随身带上笔记本的习惯，并随时准备记录。多写备忘录将成为执行过程中用最短的时间提高执行效率，并获得成功的有力保障。
学会挖掘出隐藏的时间价值
有一项调查显示，在工作中，80%的人每天至少有两个小时的时间被白白地浪费掉。这就是我们没有发现的时间，也可以叫做隐藏的时间。
这些隐藏的时间看来不起眼，可是你不妨算一算，一天浪费两小时，一个月就是60个小时，一年就是700多个小时，10年呢？30年呢？积累起来就是一个庞大的时间群体。如果我们善于利用这个庞大的时间群体，坚持不懈，完全可以完成一项大事业。
陈杰在一家超市工作，无意中发现：有大量的时间在不经意间就从自己身边溜走了。
比如，早晨6点起床，在做早餐等水开的这段空闲时间，他经常是站在厨房等待，有时候是在屋子里来回转悠。于是，他利用这段时间复习了一下昨天学过的知识，发现效果相当好。
他原来从住处到公司需要1小时，后来了为节省时间，他搬到距离公司较近的地方住，这样只需要20分钟就可以了，于是他又省下了40分钟。
他把午休时间也利用了起来，获得了更多学习的时间。
生命是由时间累积起来的，一个人的时间、金钱和精力也都是有限的。我们每一个人都应该珍惜自己拥有的时间，坚决避免浪费时间的行为。如果有限的时间，不能充分地加以利用，那将是一个巨大的损失。
挖掘隐藏的时间，就等于是增加了可用的时间。。充分利用那些隐藏的时间，就是提高你的工作效率高效能的成功人士往往善于挖掘自己隐藏的时间，并坚持不懈地加以利用，从而帮助自己提升了工作效率。
摩根每天上午9：30分准时进入办公室，下午5点回家。有人对摩根的资本进行了计算后说，他每分钟的收入是20美元，但摩根认为不止这些。除了与生意上有特别关系的人商谈外，他与人谈话绝不超过5分钟。
通常，摩根总是在一间很大的办公室里，与许多员工一起工作，而不是一个人待在房间里工作。摩根会随时指挥手下的员工，按照他的计划去行事。如果你走进他那间大办公室，却没有重要的事情的话，他是绝对不会欢迎你的。
摩根能够准确地判断出一个人来接洽的到底是什么事。当你对他说话时，一切转弯抹角的方法都会失去效力，他能够立刻判断出你的真实意图。
这种卓越的判断力使摩根节省了许多宝贵的时间。摩根憎恨浪费时间的行为说明他是一个懂得时间价值的人，正是这种重视时间价值的观念造就了摩根金融大王的地位。
处在知识日新月异的信息时代，人们常因繁重的工作而紧张忙碌。想提高自己的工作效率，让自己忙出效率和业绩，就要向摩根学习，培养自己重视时间价值的观念，认识到时间的价值。