首先,事先要有准备。检查工作是一件严肃而细致的事情,如果毫无准备,心中无数,就不要进行。对于检查项目,事先要有一个较详尽的计划,人力如何配备、时间如何安排、达到什么要求、采取哪些方法步骤等,都应事先讨论明确,然后按照要求分工,各负其责。对检查的重点在哪里,哪个是关键部位,何处是薄弱环节,也要基本掌握,不然就会收效甚微。
其次,不要为检查而检查。检查下属的工作,主要是检查对路线、方针、政策的执行和落实情况,看下属是否准确迅速、积极主动、卓有成效地完成应该完成的各项任务,这是检查工作的主要目的和内容。但检查工作不是一件单一的、孤立的事情,如前所述,它也是搜集信息、考察培养干部、推进工作、提高自身管理素质的重要渠道。既然检查工作有着如此丰富的内涵和重要的意义,它也就理所当然地成为领导者的一个重要职能,就应当把它放到应有的、重要的位置上,下大力气抓好。如果能意识到这一点,就不会为检查而检查,或把检查工作看得过于简单,在行动上,就不会粗枝大叶,草率从事,而是自觉地把上述要求作为努力实现的目标,坚持标准,达到高质量、高效益。
再次,检查要有标准。检查工作没有标准,大家就会无所遵循。一般地说,要以原来制订的目标和计划为标准,但是又不能把这个标准看死了。它既是确定的,又是不确定的。所谓确定的,即必须拿目标、计划作为尺度来衡量实际工作情况。所谓不确定的,就是不能削足适履,硬要客观事实符合主观认识。
在现代化大生产条件下,没有一个领导者可以对错综复杂的情况洞察一切,即使是有才干的领导者,也无法靠自己来检查一切工作、掌握一切信息。所以,在检查工作中,应当充分发挥反馈系统、监督系统等职能机构的作用,或者组成临时性的专门班子,吸收各种职能机构的专家参与工作。
最后,要防止主观性、片面性和表面性。凡是不从实际出发,戴着有色眼镜看问题,先入为主,自以为是,就是主观性。片面性就是不能全面地、客观地看问题,只知其一,不知其二,只见树木,不见森林。所谓表面性,就是走马观花,蜻蜓点水,知其然不知其所以然。这些都是检查工作的大忌,一定要注意防止和克服。检查工作不要带框子、抱成见,而要一切尊重客观事实,具体问题具体分析;好话坏话都要听,缺点成绩都要看;要扎扎实实,了解真情况,获取真知识,不要作风飘浮,浅尝辄止。
抓好各项工作的落实
把工作落到实处,需要领导者破除一切陋习和阻碍,身体力行,树立雷厉风行的工作作风。领导者脚踏实地地工作,是抓好落实工作的关键。因此,必须明确坚持“八反对、八提倡”。
反对表面应付,提倡认真工作。完成任何一项工作任务,都需要认真负责的态度和作风。有一些领导者缺乏事业心,没有责任感,工作起来或者浮躁潦草、马虎从事,或者敷衍塞责、表面应付,或者遇事推诿、不负责任。有的甚至把“难得糊涂”奉为信条,在原则问题上模棱两可,含糊其辞。像这样,是很难抓好落实的。
反对浮在表面,提倡深入实际。各级领导者只有率先垂范,身体力行,在狠抓落实上做出表率,做出榜样,才能取信于民。
反对弄虚作假,提倡实事求是。弄虚作假不但会给工作造成严重的损害,也会严重损害个人的形象。领导者要“说老实话,做老实事,当老实人”,在企业内树立起不说假话说真话,不搞浮夸干实事的好风气。
反对职责不清,提倡分工负责。人浮于事、职责不清、遇事推诿、互相扯皮的现象,在一些机关和职能部门中普遍存在,严重影响了工作的落实。因此,必须进一步实行严格的岗位责任制、管理责任制。凡上级部署了的工作,要层层有人抓,件件有着落。
反对只发号召,提倡具体指导。要把各项工作落到实处,各级领导者一定要注意不能使管理工作停留在一般号召上,而要将一般号召与个别指导相结合,解剖“麻雀”,以点带面。要重视解决落实过程中出现的各种矛盾和问题,按轻重、难易、缓急,抓住重点,攻克难点,统筹安排,逐一去办。
反对空作安排,提倡督促检查。一些领导者抓工作仅仅停留于召开会议,做出决议,制发文件上,却很少监督检查,甚至只布置工作任务,不检查落实情况。这是一些工作不能很好落实的一个重要原因。各级领导者在提出任务之后,都要及时督促检查,及时通报和交流各单位贯彻的情况。对落实工作搞得好的,要表扬;对落实工作搞得不好的,要批评;对不抓落实的,要处理。
反对办事拖拉,提倡雷厉风行。现在,有一些管理机关和职能部门,工作总是紧张不起来。在这些机关和部门中,办事节奏不快,工作效率不高,再急再大的事也是你推来、我推去,久拖不决。有些领导者,工作时精神不振、松松垮垮,干起工作来慢慢腾腾、拖拖拉拉,没有一点利索劲。这样的工作作风,我们要坚决反对。
反对言行不一,提倡身体力行。各级领导者必须说到做到,言行一致,表里如一。不能说一套做一套,说大话空话,不履行诺言。领导者必须以身作则,成为全体员工的榜样。
掌握现场办公的艺术
领导者现场办公既要保证各工作环节高度统一,又要促进下属尽职尽责,调动各方面的积极性。领导者要使现场办公卓有成效,就应掌握现场办公的艺术和技巧。
现场办公是指领导者亲自深入现场,对某个事件、问题、方案当场做出决定,以推进管理工作进程的方法。现场办公具有以下几个特征:一是经验性,二是灵活性,三是时效性,四是复杂性。
这种管理方式一般适用于以下六种情况:一是各种突发性的意外事件发生时;二是某一项工作进入关键时期;三是工作进程中遇到了重大困难;四是需要运用现场办公协调和解决工作进程中的各种矛盾时;五是领导者职责范围内的工作失误,引起了不良后果,仍需领导者出面挽回影响;六是对所要解决的问题,情况不太明了,条件不太成熟,需要到现场边观察边研究边解决。在现实生活中,不是所有问题都适合领导者现场办公的,只有当领导者对遇到的问题真正了如指掌,而且在下属无法解决或不去解决时,这种管理方式才是有效和必要的。
把现场办公与培养下属结合起来。领导者在现场办公时,不要忙于做出指示,给出答案,要善于引导、启发下属分析、思考和解决问题,使他们在下一次遇到同类问题时知道该怎么做。还要注意不为诸多矛盾所缠绕,抓住工作中的重要环节,实施有重点的指挥,切忌“眉毛胡子一起抓”。现场办公不可能一次性解决一切矛盾和问题,只有抓住主要矛盾,其他的矛盾才会迎刃而解。
严格按分工、按时限工作。对于下一级职权范围的事,在不违背原则的前提下,无论其如何处置,都不能横加干涉。在其遇到困难时应主动为其撑腰。
力戒戴有色眼镜看问题,避免感情用事。领导者现场办公有不少即兴因素,情绪的影响是很大的。在精神愉快时,遇到感兴趣的问题,就有可能信口开河,随意决断;在心情不快时,遇到了讨厌的问题,就可能听不进逆耳忠言。因此,在现场办公时,领导者应戒戴有色眼镜,尽量不要把个人的感情带到现场办公中来。
尊重事实,不怕丢面子。紧急情况下的现场办公,由于上阵仓促,准备不足,对现场中的问题不一定都有能力拍板解决,对那些不宜现场拍板解决的复杂的重大问题,不要硬行现场解决,以免留下后患。
实施现场办公,由于直观指挥现场,各类矛盾尽收眼底,因此,领导者最容易犯的毛病是:擅自打乱工作程序,眉毛胡子一把抓,既想抓西瓜,又舍不得扔芝麻,本级工作想管,下一级的也想管。这是现场办公的一大忌,弄得不好,将可能适得其反,不但贻误时机,也将影响工作效率。要正确运用奖惩制度,注意保护下属的积极性。对于一般性的问题不必指责,以防干扰下级领导者。即使是批评,也应当注意场合以暗示为主,劝导其自行改正,不能什么事都直接端出来一捅到底,那样只会使人难堪,其效果不佳。无论是表扬或批评都一定要弄清事实,并要掌握好“度”,留有余地。
认真执行就能够到位
要想执行到位,由“做事”转变为“做成事”,需要用认真的态度去做每一件事情,去执行每一项任务。认真负责是能够执行到位的另一条准则。也只有认真负责,才能把工作真正执行到位,因为在执行的过程中,容不得我们半点马虎和不负责任。
首先,工作要认真执行到位。认真,是一种做事态度。先哲讲:凡事要认真。古今中外,无论大事小事,要成就一番事业,必须要有一种特别认真的态度。
国家如此,企业也是一样。海尔集团能够发展壮大,是因为它对产品认真负责的态度几近极致。新世纪劳模许振超,用几年的时间弄清了极其复杂的线路板结构,成功地为国家节约了大量的资金。
在当今经济高速发展的社会,急功近利者比比皆是,假冒伪劣充斥市场,自己辛苦创造出来的名牌,又在自己以后的投机心理支配下毁掉了。我们有名牌产品,但太少了。现在不少的企业拥有一流的设备,却出不了一流的产品,关键是没有认真负责的态度。
一位名人曾说过:“世界上就怕‘认真’两字。”认真成就我们的事业,认真是世界上所有成功企业必不可少的基本素质。不认真,投机钻营,只会带来企业的倒闭。我们要实现成功,就一定要有认真的态度,认真做事,认真对待一切事业,彻底抛弃投机敷衍的心理,认真、认真、再认真。
其次,要树立认真、负责的态度。“负责任”这个原本应该是每个员工基本道德范畴的问题,却常常被蒙上了“有麻烦”的盖头。于是,该负的责任不负,该执行的工作不执行到位,有的人忘记了自己的职责,丢掉了本色,成为日常看不出来、关键时刻站不出来的与其工作岗位不符的人,导致工作执行不到位。
2006年2月2日晚7时30分(当地时间),一艘名为“萨拉姆98号”的埃及渡轮从沙特西海岸杜巴港起航,原定3日凌晨3时可抵达目的地埃及塞法杰港,航程120海里。当时船上载有1 300多名乘客和近100名船员。“萨拉姆98”号离开杜巴港后失踪,它最后一次出现在雷达屏幕上的位置是杜巴港62海里外。很不幸,一场重大海难在红海发生——“萨拉姆98号”沉没了。事发时红海海域风急浪大,并伴有降雨,气候恶劣。据最新统计,事故中遇难或失踪者达1 022人(失踪611人,找到411具遇难者遗体),只有387人获救。
“萨拉姆98号”沉船事件成了埃及人心中抹不去的痛。让人痛心的是,造成这次灾难的很大一部分原因就是船长不认真的执行态度。
让人无法想象的是,船舱起火,这位船长竟然决定让渡轮继续向前航行。而在危险来临的时候,船长居然第一个逃跑。
尽管各国海商法有关船长义务的具体规定不完全相同,但基本内容是一致的,主要有:
(1)保障船上人员的人身、财产安全。船长必须采取一切合理措施,保证航行安全,维持船上秩序,防止对船舶、船上货物或人员的任何损害。该义务与船长的指挥命令权是相应的。
(2)救助人命。船长接到呼救信号或者发现海上有人遭遇生命危险,只要对船舶、船员和旅客没有严重危险,就应尽力救助遇难人员。船长违反该义务将负法律责任。
(3)最后离船。船长在决定弃船时,必须采取一切措施,首先让旅客安全离船,然后允许船员离船,船长本人应当最后离船,并应设法抢救航海日志、轮机日志、无线电日志,以及该航次的海图、文件和贵重物品等。
(4)完成并送交海事报告的义务。船舶发生海损事故时,船长应采取一切可能的措施,并完成海损事故报告书,说明事故详细经过,报送发生事故后最初到达港的有关航政主管机关。
而“萨拉姆98号”的船长无疑是用一种非常不认真的态度去执行属于自己的任务,没有任何责任感可言。也正是因为他的不认真态度造成了如此惨烈的悲剧。可见,当一个人用一种不认真的态度去对待工作的时候,会产生多么可怕的后果!
因此,每一个领导者都不要忘记自己的工作职责,一定要想办法,认真地执行到位。有一句话讲得好:“如果你能真正制好一枚曲别针,应该比你制造出粗陋的蒸汽机赚到的钱更多。”忠诚负责地对待自己的工作,无论自己的工作是什么,重要的是自己是否做好了工作,是否执行到位了。